Mieterqualifizierung in onOffice – ganz ohne zusätzliche Tools

So läuft es ab in onOffice enterprise

Wenn Sie Mietwohnungen vermarkten, kennen Sie das Szenario: Kaum ist ein Objekt online, erhalten Sie innerhalb kürzester Zeit eine große Anzahl an Anfragen. Genau hier beginnt die eigentliche Herausforderung. Denn im Bereich Vermietung sind die Margen sehr schmal, der Aufwand jedoch hoch. Umso sinnvoller ist es, Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren – und das funktioniert direkt in onOffice, ganz ohne externe Tools.

Der Ablauf ist dabei klar strukturiert: Nach der Anfrage über ein Immobilienportal bekommt der Interessent automatisch eine E-Mail mit dem Link zum Web-Exposé. Sobald dieses geöffnet wird, folgt eine weitere E-Mail mit einem kurzen Formular, das erste wichtige Informationen abfragt – zum Beispiel das Nettoeinkommen, die Anzahl der Personen im Haushalt und ob Haustiere vorhanden sind. Optional können auch Angaben wie der gewünschte Einzugstermin oder der Umzugsgrund abgefragt werden.

Die Antworten landen direkt in einem eigenen Reiter innerhalb der Immobilie – und zwar nur von qualifizierten Interessenten. Ergänzen Sie diesen Reiter um Felder wie Einkommen, Beruf oder Haustiere, erhalten Sie eine sofortige Übersicht, wer grundsätzlich zur Immobilie passt – und wer nicht. Für Interessenten, die nicht den definierten Kriterien entsprechen, lässt sich automatisch eine freundliche Absage versenden – zum Beispiel, weil das Mindesteinkommen nicht erreicht wird oder Haustiere nicht erlaubt sind. Die Kriterien für diese Entscheidungen hinterlegen Sie individuell in der Immobilie.

Der Nachfass

Nach der Besichtigung können Sie direkt nachfassen: Wer die Immobilie gesehen hat, erhält automatisch eine E-Mail mit der Frage, ob Interesse an einer Anmietung besteht – inklusive Möglichkeit zur digitalen Mieterselbstauskunft.

Auch das Einreichen notwendiger Unterlagen wie Gehaltsnachweis, Bonitätsprüfung oder Selbstauskunft funktioniert vollständig digital. Die Daten landen sauber und strukturiert im Reiter „Zugesagt“ – und ermöglichen es Ihnen, mit wenigen Klicks eine vollständige Interessentenliste für den Eigentümer zu erstellen. Diese können Sie als E-Mail oder PDF-Datei bereitstellen – direkt aus onOffice heraus.

Ein weiterer Schritt, den viele meiner Kunden schätzen: der Mietvertrag als vorausgefülltes PDF. Sie können in onOffice einen Mietvertrag hinterlegen, der automatisch mit Objekt-, Eigentümer- und Mieterdaten befüllt wird. So reduzieren Sie den Aufwand auf ein Minimum – und der gesamte Vorgang läuft deutlich schneller ab.

Fazit

Wer effizient vermieten möchte, kommt an automatisierten Prozessen nicht vorbei – und mit onOffice steht Ihnen dafür bereits alles zur Verfügung. Kein zusätzlicher Softwareeinsatz, keine aufwendigen Umwege.

Hinweis: Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Santino Giese.