Aufgaben richtig organisieren

Egal in welchem IT-Bereich ein Mitarbeiter bei uns arbeitet (Softwareentwicklung, Administration, Datenübernahme, Teamleitung, etc.), überall sind Prozesse als Rahmen für den generellen Ablauf vorgegeben. Wie genau das entsprechende Projektziel erreicht wird, legt jeder Mitarbeiter durch das Anlegen von Teilschritten in Form von Aufgaben selbst fest. Das gilt natürlich nicht nur für die Projekte, an denen die Mitarbeiter arbeiten. Auch die weitere Arbeit, die anfällt, sollte natürlich genauso in den eigenen Aufgabenlisten festgehalten werden.

Im IT-Umfeld hat man eigentlich immer zu viel zu tun. Es gibt in der Regel

• mehr Software-Anpassungswünsche als Entwickler,
• mehr Ideen zu Server-Erweiterungen als umgesetzt werden können und
• auch immer zu viele Verbesserungsideen an Prozessen und Arbeitsabläufen, um alle direkt anzugehen.

Unsere Grundphilosophie Kanban hat wip-Limits (work-in-progress) als wichtigen Grundbaustein. Man sollte nie an zu vielen Themen parallel arbeiten, um die Durchlaufzeiten insgesamt nicht zu groß werden zu lassen. Das gilt für Softwareanpassungen genauso wie für die Verbesserung von Arbeitsabläufen oder allgemeinen strategischen Ziele, die erreicht werden sollen.

Trotzdem sollte, wie oben geschrieben, jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben, innerhalb eines solchen Themas beliebig viele Aufgaben erstellen zu können und sich natürlich auch weitere anfallende ToDos als Aufgabe festzuhalten (neues Mitarbeiterfoto im Marketing machen, Urlaubsübergabe vorbereiten, Urlaubsplan erstellen, etc.). Ein wip-Limit auf den Aufgaben selbst wäre also kontraproduktiv und würde eine möglichst gute Organisation eher unterdrücken.

Das Zwei-Listen-System

Wir arbeiten deshalb mit dem Zwei-Listen-System, um trotzdem ein Limit der Themen im Blick zu haben und auch eine gute Priorisierung der großen Themen gewährleisten zu können.

1. Die großen Themen werden auf einer Liste festgehalten – bei uns als individuelle Projekte in onOffice enterprise.
2. Wenn ein solches Thema gestartet wurde, befüllt man eine zweite Liste auf niedrigerem Level mit Aufgaben, die dazu beitragen, das gewählte Projektziel zu erreichen – bei uns als Aufgaben in onOffice enterprise.

Unser wip-Limit aus der Kanban-Philosophie definieren wir auf Projekte und schauen pro Bereich / Abteilung / Mitarbeiter, dass nicht zu viele Projekte parallel gestartet werden, um die Durchlaufzeiten möglichst gering zu halten.

Akute Arbeit an einer Stelle sammeln & priorisieren

In der eigenen Aufgabenliste ist es natürlich ebenfalls wichtig, zu priorisieren. Wichtig dafür ist vor allem, dass möglichst alle anfallenden Aufgaben in genau dieser Liste gesammelt und alle weiteren Quellen wirklich nur als Quelle für neue Aufgaben gesehen werden.

Ich schaue zwei- bis dreimal täglich in mein E-Mail-Postfach, beantworte E-Mails direkt, wenn ich sie direkt beantworten kann und lösche sie anschließend. E-Mails, die mehr Aufwand als eine reine Antwort erzeugen, überführe ich in eine Aufgabe und lösche sie danach ebenfalls sofort. Mit Chat-Nachrichten verfahre ich genauso. So sind mein E-Mail-Postfach und mein Chat in der Regel leer und alle Anfragen mit „größerem” Arbeitsaufwand versammeln sich in meiner Aufgabenliste.

Hier kann ich dann durch die Aufgabenpriorität entscheiden, ob mir die Aufgaben für mein aktuelles Projekt (bei einem Softwareentwickler eine bestimmte Anpassung, bei mir als Leiter vielleicht eine bestimmte Prozessverbesserung) wichtiger sind oder ich doch die Bearbeitung der entsprechenden Mail- oder Chat-Nachricht weiter nach oben priorisiere und zuerst bearbeite.

Ideen immer als Aufgabe festhalten

Auch spontane Ideen sollten immer direkt als Aufgabe festgehalten werden. Bei unserem CRM geht das mobil per App. Ich kann Aufgaben erstellen, die dann direkt in meiner eigenen Aufgabenliste landen. Kleine Ideen bearbeite ich so per Aufgabe. Stellt sich heraus, dass der Umfang den normalen Rahmen einer Aufgabe (2. Liste) übersteigt, schließe ich sie und erstelle dazu ein Projekt als Thema (1. Liste).

Welche Aufgabe ist die nächste Aufgabe?

Mit diesem Arbeitssystem sammeln sich natürlich nach und nach unterschiedliche Aufgaben in der eigenen Liste. Das sind Aufgaben, die zum Projektziel gehören, Aufgaben aus E-Mails oder aus Chat-Nachrichten. Dann kommt die Frage auf: Welche dieser Aufgaben ist jetzt die nächste Aufgabe? Wie entscheide ich, was ich als nächstes mache?

Man sollte nie viel Zeit damit verbringen, eine Aufgabe auszuwählen oder die gesamte Liste zu ordnen / priorisieren. Ich nehme mir in der Regel die oberste Aufgabe und fange an sie zu bearbeiten. Wenn ich das Gefühl habe, dass in der Liste wichtigere Aufgaben liegen als diese hier, setze ich die Priorität nach unten (= die Aufgabe landet weiter unten in meiner Liste) und nehme die nun oberste und bearbeite diese. Zusätzlich vergebe ich beim Anlegen eine gefühlte Priorität oder lege eine Deadline fest, wenn ein bestimmter Termin bekannt ist. Wird in einer E-Mail eine bestimmte Information bis zu einem bekannten Tag gebraucht oder ist die Information allgemein wichtig, erstelle ich direkt eine Aufgabe mit hoher Priorität (= sie liegt oben in der Liste und wird früher bearbeitet).

Vorteile der Arbeitsorganisation

Der Vorteil dieses Arbeitssystems mit zwei Listen, dem Sammeln von Arbeit an einer Stelle und der strikten Abarbeitung von oben nach unten ist ein sehr kleiner Orga-Aufwand. Mein Postfach ist immer leer, es entsteht nie der Bedarf hier aufzuräumen. Die zwei Listen führen zu überschaubaren Listen, die beide von oben nach unten bearbeitet werden können, inkl. direkter Neu-Priorisierung, wenn das oberste Projekt oder die oberste Aufgabe nicht wichtig genug erscheinen.

Vor allem führt das strikte Festhalten von anfallender Arbeit als Aufgabe aber dazu, dass Projektziele auf überschaubare kleine Teilziele heruntergebrochen werden und man keine anfallenden To-Do’s im Kopf behalten oder Notizzettel im Blick haben muss. Der Kopf bleibt frei für die eigentliche Arbeit – und der Schreibtisch auch!