So tappen Sie nicht in die Datenschutz-Falle bei Wohnungsfotos im Exposé

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Auch im Falle eines Immobilienexposés. Fotos sparen Zeit und sind deutlich aussagekräftiger als es eine Beschreibung je sein könnte. Käufer und Mieter verschaffen sich so einen ersten Eindruck und können dadurch viel einfacher abwägen, ob sich eine Besichtigung oder auch die Kontaktaufnahme überhaupt lohnt. Und auch Ihnen als Makler ersparen Bilder eine Menge Aufwand in Form von E-Mails, Telefonaten oder Besichtigungen, die im Nichts enden. Win-win also. Oder?

Fast. Ein Recht auf Fotos für Ihr Exposé haben Sie nämlich nicht. Ist der Wohnraum, den Sie vermarkten wollen, noch bewohnt, müssen Sie einige datenschutzrechtliche Aspekte beachten. Denn: Fotos von Wohnräumen gelten als personenbezogene Daten, die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegen, da sie Rückschlüsse auf die Lebensweise und Privatsphäre der Bewohner zulassen.

Was bedeutet das für Sie?

Damit Sie personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, müssen Sie die ausdrückliche Einwilligung der Personen einholen und sie über den Zweck und die Nutzung der Daten sowie ihre Rechte aufklären. Darunter fällt auch der Hinweis auf Widerruf dieser Einwilligung. Tun Sie dies nicht, drohen Ihnen hohe Bußgelder und Schadensersatzansprüche der Bewohner.

Unsere Tipps, damit Sie nicht in die Datenschutz-Falle tappen:

• Holen Sie sich schriftlich die ausdrückliche Einwilligung der Bewohner zur Aufnahme und Weitergabe von Bildern ihres Wohnraums: Definieren Sie darin genau den Zweck der Verwendung der Fotos, die Dauer der Speicherung und den Empfängerkreis.
• Klären Sie die Bewohner ausführlich auf und geben Sie den Hinweis auf die Widerrufsmöglichkeit: Gehen Sie darauf ein, welche Daten erhoben, wie diese genutzt werden und welche Rechte den Personen zustehen.
• Halten Sie die Menge der Daten so gering wie möglich: Fertigen Sie nur Fotos an, die für den Verkauf oder die Vermietung des Objekts notwendig sind. Machen Sie persönliche Gegenstände der Bewohner vor Veröffentlichung unkenntlich.
• Holen Sie sich für das Aufsetzen der Einwilligung oder bei komplexen Fällen rechtlichen Rat ein: Sind Sie sich unsicher, hilft Ihnen eine rechtliche Beratung weiter. So stellen Sie sicher, dass Sie alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen.
• Wählen Sie einen sicheren Speicherort: Die Speicherung der Fotos bedarf besonderer Sorgfalt. Stellen Sie außerdem sicher, dass nur befugte Personen die Fotos einsehen dürfen und halten Sie sich an Löschfristen.

Wie Sie diese Tipps in onOffice enterprise umsetzen

Lassen Sie Ihr System für sich arbeiten und reduzieren Sie zusätzlichen Aufwand. onOffice enterprise bietet einige nützliche Funktionen für diese und weitere datenschutzrechtliche Aktivitäten.

• Mit dem Prozessmanager erstellen Sie automatisierte Workflows für Routineaufgaben, die das System für Sie erledigt. In unseren Prozess-Paketen finden Sie auch ein spezielles DSGVO-Paket, das bereits fertige Datenschutz-Prozesse enthält.
• Auf der Startseite Ihrer onOffice Version haben Sie die Möglichkeit, Widgets in Ihre Dashboards zu integrieren. Die speziellen DSGVO-Widgets halten Sie immer auf dem Laufenden über das Einverständnis Ihrer Kontakte. Eine Anleitung zum Einrichten finden Sie hier: onOffice Widgets für die DSGVO | onOffice
• In den Grundeinstellungen finden Sie gesonderte Optionen für Ihre DSGVO- und Widerruf-Einstellungen sowie die Einrichtung des entsprechenden Formulars. Schauen Sie gerne in unsere Online-Hilfe. Dort finden Sie detaillierte Erklärungen und Anleitungen zu den verschiedenen Themen.
• Als onOffice Nutzer kennen Sie bereits die E-Mail-Vorlagen. Legen Sie sich für die Einwilligung zur Aufnahme und Veröffentlichung von Wohnungsfotos doch einfach eine Vorlage mit entsprechendem PDF oder Link zur Einverständniserklärung an. Mit nur wenigen Klicks ist die Mail versandt.
• Pflegen Sie die Mieter bereits in Ihren Adressen? Im entsprechenden Datensatz haben Sie die Möglichkeit, die Kontaktart „Mieter“ zu wählen und Beziehungen zu Ihrem Verkäufer herzustellen. So verknüpfen Sie die Datensätze miteinander und gelangen mit nur einem Klick von der einen in die andere Adresse. Das erleichtert Ihnen die Suche und reduziert Ihren Aufwand.

Das passiert, wenn Sie die DSGVO missachten

Dass die Konsequenzen für das Missachten der rechtlichen Gegebenheiten nicht unerheblich sind, hat auch ein Fall in diesem Jahr gezeigt. Ein Ehepaar verklagte einen Makler, der mit dem Verkauf des von ihnen gemieteten Hauses beauftragt war, auf Schadensersatz und Schmerzensgeld.

Die Mieter hatten bei einer mündlichen Absprache einem Termin für Aufnahmen der Innenräume zugestimmt und diesen wahrgenommen. Nach Anfertigung der Fotos veröffentlichte der Makler diese im Internet. Als sie daraufhin von verschiedenen Seiten auf die Fotos angesprochen wurden, fühlten sie sich zunehmend unwohl, demaskiert und beobachtet.

Zwar ging das Maklerbüro der Aufforderung der Mieter sofort nach, die Bilder aus dem Netz zu nehmen, jedoch machte das Ehepaar einen immateriellen Schaden für sich geltend und verlangte Schmerzensgeld.

Was zählt als Einwilligung?

Mit dieser Klage zog das Ehepaar vor Gericht. Das Urteil: Die Klage wurde in vollem Umfang abgewiesen. Die zuständige Kammer begründete ihre Entscheidung damit, dass die Mieter nach Auffassung des Gerichts ihre Einwilligung für die Anfertigung und Verwendung der Aufnahmen durch die Vereinbarung und Durchführung des Fototermins gegeben hatten. Kritik übte das Gericht zwar daran, dass das Maklerbüro das Ehepaar nicht über die Möglichkeit des Widerrufs aufgeklärt habe, jedoch würde die stillschweigende Einwilligung durch das Verhalten des Paares nicht unwirksam und bliebe bestehen.

Fazit

Auch wenn in dem genannten Fall für den Angeklagten entschieden wurde, zeigt er, dass bei Fotos von Wohnräumen eine ernstzunehmende Datenschutz-Falle lauert. Dabei lässt sich diese mit wenigen Handgriffen leicht umgehen. Damit es kein böses Erwachen gibt, holen Sie vorher schriftlich die ausdrückliche Einwilligung der Bewohner zur Erstellung und Verwendung der Fotos ein und klären Sie sie über Rechte und die Möglichkeit zum Widerruf auf. Lassen Sie sich ggf. von einem Anwalt für Datenschutzrecht beraten, um die entsprechenden Schriftstücke aufzusetzen, und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden für den sorgfältigen Umgang mit den Aufnahmen. Dank diverser Funktionen in onOffice enterprise hält sich der Aufwand für diesen Prozess für Sie als Nutzer in Grenzen.
Halten Sie sich an diese rechtlichen Rahmenbedingungen, steht den datenschutzkonformen Wohnungsfotos für Ihre Exposés nichts mehr im Wege.

Wichtiger Hinweis: Dieser Text dient lediglich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung. Für konkrete Fälle wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.