Wissen für Einsteiger: Buchhaltung für Immobilienmakler

Die Buchhaltung als Geschäftsprozess erfordert sehr viel Aufwand, bringt jedoch keine aktive Wertschöpfung für Maklerunternehmen. Aufgrund der Buchführungspflicht kommt jedoch kein Unternehmer an diesem Thema vorbei. Effizient aufgebaut kann Buchhaltung ein wichtiges Instrument zur Skalierung und Steuerung interner Unternehmensprozesse sein. In diesem Beitrag erläutern wir, was Sie als Einsteiger über Ihre Buchhaltung wissen sollten.

Buchhaltung für Immobilienmakler kurz erklärt

Als selbstständiger Immobilienmakler erwirtschaften Sie Ihre Einnahmen vor allem aus der Maklerprovision, die sich aus der Vermittlung einer Immobilie ergibt. Diese Vermittlungsgebühr ist Ihr Verdienst, der entsprechend versteuert werden muss. Dafür benötigen Sie den genauen Überblick über alle Dokumente und Belege. Die Buchhaltung gibt Ihnen diesen Überblick, denn sie ermöglicht die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben, wie Provisionserlöse, Bürobedarf, Gehälter, Mieten usw. Auf dieser Basis ermitteln Sie letztendlich den Gewinn, der wiederum die Grundlage für die Steuererklärung darstellt. Eine akkurate Buchführung sorgt dafür, dass Ihre Steuern korrekt ermittelt werden und Sie nicht zu viel zahlen.

Man unterscheidet folgende Arten der Buchhaltung:

• Betriebsbuchhaltung: (tagesaktuelle) Dokumentation aller internen Kosten und Leistungen, um die finanzielle Situation des Unternehmens und die Wirtschaftlichkeit zu prüfen.
• Bilanz- oder Finanzbuchhaltung: Ermittlung der Zahlen für die Steuererklärung.

Beide können zur Gesamtbuchhaltung zusammengefasst und gemeinsam geführt werden. Abhängig vom verfügbaren Budget haben Sie drei Möglichkeiten Ihre Buchhaltung umzusetzen:

1. Bei Gründern ohne großes Budget liegt es nahe, die Buchhaltung eigenständig zu bearbeiten. Damit Ihnen unübersichtliche Aktenordner oder Excel-Tabellen nicht das Leben erschweren, ist hier eine spezielle Buchhaltungssoftware zu empfehlen. Diese gewährleistet die systematische Dokumentation und hilft, Fehler zu vermeiden. Außerdem gibt es Weiterbildungsangebote bei der IHK oder VHS, die Makler in der Buchhaltung schulen.
2. Sie können die Buchhaltung einem Steuerberater überlassen. Für ein solches Engagement ist allerdings das nötige Budget erforderlich. Sie sollten zuvor durchrechnen, ob Sie diese Kosten investieren möchten, um sich den Zeitaufwand zu sparen. Sie können bei einem Steuerberater außerdem Kosten sparen, indem Sie alle Belege korrekt geordnet vorlegen und er sich nicht erst lange einen Überblick verschaffen muss.
3. Bei größeren Unternehmen kann sich die Investition in eine eigene Buchhaltungsabteilung lohnen – hier ist allerdings ein großes Budget erforderlich. Dieser Schritt sollte gut überlegt sein, denn das Unternehmen macht mit der Buchhaltung keinen Gewinn, sondern kommt lediglich einer gesetzlichen Pflicht nach. Das Unternehmen muss genügend erwirtschaften, damit sich die Arbeit der Abteilung rentiert und es am Ende nicht drauf zahlt.

Jedes Unternehmen muss der Buchführungspflicht nachkommen, aber Sie entscheiden, wie viel Sie in die Bearbeitung investieren möchten.

Dokumentationspflicht

Laut Handelsrecht (§ 238 Abs. 1 HGB) und Steuerrecht (§ 140 und § 141 Abgabenordnung) besteht eine Buchführungspflicht für Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften. Für andere Rechtsformen kann die Pflicht ebenfalls gelten. Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen vollständig, lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert sein. Bei lückenhafter Buchführung drohen hohe Bußgelder. Halten Sie sich daher an Folgendes: Keine Buchung ohne Beleg. Egal ob Einnahmen oder Ausgaben – jede Buchung, also jeder sogenannte Geschäftsvorfall, muss bei der Buchführung per Beleg dokumentiert werden. Das bedeutet, dass Sie alle Verträge, Rechnungen und Quittungen, z. B. für Materialeinkauf oder Mitarbeiterverpflegung, aufbewahren müssen. Das Gleiche gilt für Gehaltsabrechnungen und Provisionszahlungen. Für die Aufbewahrung gelten die GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung, Aufbewahrung, Verarbeitung und Entsorgung von Büchern, Aufzeichnungen, Daten und Unterlagen sowie zum Datenschutz“. Die Dokumentation muss einer Überprüfung durch das Finanzamt standhalten können, daher ist es wichtig, alle Dokumente systematisch und chronologisch zu ordnen.

Buchhaltung als Basis für Ihren Unternehmenserfolg

Die Buchhaltung ist jedoch nicht nur Vorarbeit für die Steuererklärung. Abgesehen vom Nachweis gegenüber dem Finanzamt erfüllt die Buchführung nützliche interne Zwecke: Sie ermitteln Ihren Umsatz und Ihren Gewinn zu jedem Quartal oder zum Jahresabschluss. Anhand dieser Zahlen können Sie überprüfen, ob Sie gesetzte Ziele erreicht haben, wie sich bestimmte Bereiche entwickeln oder wie hoch Verluste waren. Die Auswertung dieser Zahlen hilft Ihnen, wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen, um langfristig erfolgreich zu sein. Die sorgfältige Buchführung gibt Ihnen Auskunft darüber, an welchen Stellen Sie Kapital einsparen können.

Mit Faktura von onOffice zur unkomplizierten Buchhaltung

onOffice unterstützt Sie mit einer digitalisierten Rechnungsstellung bei der Buchführung: Faktura nutzt die Kunden- und Immobiliendaten, die in onOffice enterprise gespeichert sind, und erstellt daraus Rechnungen in Ihrem Corporate Design, die sich bei Bedarf automatisch versenden lassen. Alle Belege werden chronologisch im System gespeichert und können per CSV-Export beispielsweise in einer spezialisierten Software ausgewertet oder an den Steuerberater weitergegeben werden. Das erleichtert die Handhabung von Provisionszahlungen und anderen Rechnungen enorm.

Mit Faktura gehören die fehleranfällige, manuelle Übertragung von Kundendaten sowie Aktenordner mit unsortierten Belegen der Vergangenheit an. Das Tool ist sehr flexibel und lässt sich daher leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können Artikel für Ihre Leistungen anlegen, fortlaufende Rechnungsnummern definieren, Zahlungsziele vergeben, Rabatte gewähren, verschiedene Buchungskonten hinterlegen und vieles mehr. Faktura gibt Ihnen außerdem eine Übersicht über den Zahlungsstatus, damit Sie immer im Blick haben, welche Rechnungen noch offen sind. In Zukunft wird das Tool um ein vollständiges Mahnwesen erweitert, um Ihnen die Arbeit weiter zu erleichtern.

Ob Sie selbst die Buchhaltung umsetzen möchten oder diese Arbeit beauftragen: Mit onOffice enterprise decken Sie den Bereich der eingehenden Zahlungen ab und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.