onOffice enterprise ist ein echter Time Saver
Heinz Klinkenberg, Quality Assurance Manager Support im Gespräch über seine Aufgaben zur Qualitätssicherung in der Support Abteilung
Hallo Heinz, im Support Team von onOffice bist du für Qualitätssicherung verantwortlich. Worum geht es da genau?
Damit unsere Mitarbeitenden gute Arbeit leisten können, müssen wir sicherstellen, dass sie über die notwendigen Informationen verfügen. Das ist besonders wichtig für neue Kolleg:innen in unserem Unternehmen, die unsere Software noch nicht kennen.
Alle neuen Teammitglieder im Support werden von mir eingearbeitet. Auch neue Kolleg:innen aus anderen Abteilungen, die sich schnell in unsere CRM-Software onOffice enterprise einarbeiten müssen, kommen manchmal zu mir. Zusammen mit den Teamleitern und meinem Department Manager erstelle ich den Einarbeitungsprozess. Dieser muss natürlich auch gepflegt werden. Darum ist das Feedback unserer Neustarter so wertvoll, um die Trainings zu verbessern. Das Feedback hilft mir auch bei Aufbau und der Pflege des Support-Wikis. Das Wiki hat die Funktion, alle wiederkehrenden internen Fragen zu beantworten.
Darüber hinaus übernehme ich oftmals die Rolle der Schnittstelle zwischen Kund:innen und Produktmanagement bzw. Entwicklung, wenn es z. B. um neue erklärungsintensive Produkte wie das integrierte Abrechnungssystem Faktura geht. Auch diese Informationen bereite ich für das Wiki auf. Bei allem, was ich mache, überlege ich, was unser Team braucht, um den Immobilienunternehmen, die onOffice enterprise einsetzen, den bestmöglichen Support zu bieten.
Du bist seit 2018 bei onOffice, was hast du vorher gemacht?
Nach dem Abitur habe ich zunächst eine Ausbildung zum Groß- und Außenhandelskaufmann gemacht. Das ist lange her. Seit 14 Jahren bin ich im IT-Support tätig, hauptsächlich als Teamleiter und Quality Manager. Davon die letzten fünf Jahre bei onOffice als Quality Assurance Manager.
Wie bist du zu onOffice gekommen?
Durch meinen Kollegen Holger bin ich auf onOffice aufmerksam geworden. Wir hatten schon früher bei einer anderen Firma zusamen gearbeitet. Mit ihm hatte ich auch mein erstes Bewerbungsgespräch. Damals wusste ich noch nicht genau, was onOffice enterprise für eine Software ist und was sie alles kann. Ich habe sie natürlich ausgiebig getestet, um mich auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Mir ist es grundsätzlich sehr wichtig, mich mit dem Produkt identifizieren zu können. Und das konnte ich auf jeden Fall.
Aktuell bist du auch verantwortlich dafür, neue Kolleginnen und Kollegen mit unserer Software onOffice enterprise vertraut zu machen. Wie gehst du da vor?
Als ich bei onOffice anfing, gab es noch keinen Einarbeitungsplan. Heute bekommen neue Kolleg:innen als erstes einen. Mein Ziel ist es, dass die Einarbeitung so reibungslos wie möglich verläuft und sich die Neuen so schnell wie möglich sicher im Umgang mit onOffice enterprise fühlen. Wichtig ist aber auch, dass die Kolleg:innen gut ins Team integriert werden. Sie sollen sich wohl fühlen. Das funktioniert auch remote richtig gut.
Neben Trainingsaufgaben und Quizzes gibt es viele Zuhör- und Zuschautermine. Auch mit Kolleg:innen aus anderen Abteilungen wie Sales und Customer Success. Jeden Tag findet zur gleichen Zeit eine Fragestunde statt, in der auch erfahrene Kolleg:innen Fragen stellen können.
Wenn ein gewisses Grundwissen vorhanden ist, können die ersten Anfragen im Chat beantwortet werden. Erst danach beginnt die telefonische Beratung. Natürlich stehe ich auch in dieser Phase für Fragen zur Verfügung. Wichtig ist, dass die Kolleg:innen immer einen Ansprechpartner haben. Hier leistet unser Support-Team erstklassige Arbeit. Meine Kolleg:innen sind immer füreinander da. Da fühlt man sich schnell gut aufgehoben.
Du hast auch viel mit unseren Kund:innen zu tun. Was sind aus deiner Sicht die Stärken unserer Software?
Da gibt es viele. Die Automatisierung steht für mich natürlich ganz oben auf der Liste. Richtig konfiguriert und an die eigenen Arbeitsabläufe angepasst, ist onOffice enterprise ein echter Time Saver. Außerdem wird sich jeder freuen, der ab und zu etwas vergisst, denn das passiert dank der Automatisierung nicht mehr. So ein Prozess vergisst nichts.
Eine tolle Sache ist auch das Immo-Matching. Im Zusammenspiel mit der Adressvervollständigung, bei der Interessenten auch ihre Suchwünsche hinterlegen können, versendet ein Makler schnell die passenden Exposés – auf Wunsch auch automatisiert. Dabei wird das Exposé aus den verknüpften Daten generiert. Positiv fällt auch immer wieder die Eigentümerbenachrichtigung auf, mit der dem Eigentümer eine individuell konfigurierte Statistik über die eigenen Aktivitäten zugeschickt wird. Alle Konfigurationsmöglichkeiten, Filter, Formeln etc. dienen der spezifischen Anpassung an das jeweilige Maklerunternehmen. Eine weitere Stärke unserer Software ist, dass sie kontinuierlich verbessert wird.
Was gefällt dir persönlich gut an onOffice als Unternehmen bzw. als Arbeitgeber?
Das Teamgefühl. Der Zusammenhalt im Support ist echt super. Mir gefällt auch, dass wir durch die Remote-Arbeitsplätze mittlerweile viele Kolleg:innen aus anderen Regionen Deutschlands im Team haben. Die ständige Weiterentwicklung der Software, neue Funktionen und neue Features machen meinen Job natürlich noch interessanter. Deshalb finde ich es gut, dass bei onOffice viel Wert auf fachliche Entwicklung gelegt wird. Mir hat auch die letzte Teamfahrt richtig gut gefallen. Außerdem gibt es ein Sommerfest und eine Neujahrsfeier. Die Events sind immer super organisiert. Danke an das Marketing :). Für unsere Kund:innen gilt: Unbedingt die jährlichen onOffice business beats besuchen. Diese sind sowohl fachlich als auch persönlich ein Highlight. Die Möglichkeit, nach der Arbeit noch ein kühles Getränk oder auch mal eine Grillwurst mit den Kolleg:innen zu genießen und anschließend noch eine Runde Tischtennis zu spielen, bringt auch eine schöne Abwechslung.
Was würdest du gern verändern?
Mehr Supporter. Erfolg macht auch Arbeit. Unsere Human Resource Abteilung freut sich auf zahlreiche qualifizierte Bewerbungen. 🙂
Jetzt noch ein paar Entweder-Oder-Fragen:
Kaffee oder Tee? Beides. Zuerst Kaffee und dann später Tee.
Stadt oder Land? Beides.
Frühaufsteher oder Nachteule? Nachteule.
Sicherheit oder Wagemut? Wagemut.
Android oder iOS? Android.
Radio oder Podcast? Beides.
Musik hören oder selbst machen? Mittlerweile beides.
Alleine oder im Team arbeiten? Team.
Kurzfristige Aufgaben oder langfristig strategische Projekte? Langfristig – aber auch kurzfristige Kopfnüsse können sehr viel Spaß machen.
In Meetings sprechen oder lieber im Hintergrund arbeiten? Was nötig ist, um das Ziel des Meetings nach vorne zu treiben.
