Die Bürokraft, die auch nach Feierabend arbeitet

Was im Maklerbüro Zeit und Aufträge kostet

Die meisten Büros kennen dieselben vier Stellen:

• Anrufe, die niemand annimmt. Abends, am Wochenende, während der Besichtigung. Kein Rückruf, keine Notiz.
• Der Papierkram nach der Besichtigung. Exposé schicken, Aktivität eintragen, Wiedervorlage anlegen. Meist abends oder am nächsten Tag.
• Die Pflege des CRM. Was nicht sofort eingetragen wird, fehlt später.
• Immer dieselben Fragen. Ist die Wohnung noch frei? Können Sie mir das Exposé schicken? Das bindet Zeit, die für Beratung fehlt.

Nichts davon ist schwierig. Zusammen ist es mehr, als zwischen Besichtigungen und Kundengesprächen Platz hat.

Noa: die komplette KI-Bürokraft in onOffice

Noa ist vollständig in onOffice integriert und übernimmt drei Rollen: den Empfang (Noa Inbound), die persönliche Assistenz für jeden im Team (Noa Cowork) und den aktiven Vertrieb (Noa Outbound). Alles, was Noa tut, landet dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet: als Aktivität, Aufgabe oder Adresse in onOffice.

Noa Inbound: jeder Anruf wird angenommen

Noa nimmt die Anrufe von Interessenten, Eigentümern und Mietern an, rund um die Uhr. Sie erkennt das Anliegen, erledigt es direkt in onOffice und verbindet bei Bedarf mit Ihrem
Team.

Ein Beispiel: Eine Interessentin ruft abends wegen einer Wohnung an. Noa erkennt sie als bestehenden Kontakt, beantwortet ihre Fragen, versendet das Exposé und legt die gewünschte Besichtigung als Aufgabe für den zuständigen Betreuer an. Das Gespräch ist als Aktivität dokumentiert. Am nächsten Morgen liegt alles fertig vor.

Was Noa Inbound übernimmt:

• Exposéanfragen aufnehmen und das Exposé automatisch versenden
• Fragen zu Objekten in aktiver Vermarktung beantworten, nur mit den Informationen, die Sie freigeben
• Besichtigungs-, Verkaufs- und Rückrufanfragen als Aufgabe anlegen
• Suchaufträge anlegen oder aktualisieren und passende Objekte vorschlagen
• Schadensfälle strukturiert aufnehmen und Notfälle sofort weiterleiten
• Neue Anrufer als Adresse anlegen oder bestehende aktualisieren

Für jede Rufnummer legen Sie eine eigene Begrüßung fest und bestimmen, wann Noa Ihr Team benachrichtigt oder Anrufe direkt weiterleitet, etwa bei Verkaufsabsicht.

Warum Erreichbarkeit zählt: Ein britischer Anbieter von Telefonassistenz hat über 3.000 Immobilienunternehmen angerufen. In 93,8 % der Fälle nahm niemand ab. In seinen
eigenen Daten kommen 27 % der Anfragen außerhalb der Bürozeit. Laut National Association of Realtors haben gut zwei Drittel der Erstkäufer vor ihrer Entscheidung nur mit
einem Makler gesprochen. Die Zahlen stammen aus Großbritannien und den USA, das Muster dürfte sich übertragen lassen (Quelle).

Noa Cowork: Aufgaben per Anruf erledigen

Nach der Besichtigung beginnt die zweite Schicht: Mail, Exposé, Aktivität, Wiedervorlage. Noa Cowork nimmt Ihnen das ab. Jede und jeder im Team kann Noa anrufen und sagen,
was zu tun ist. Noa erledigt es direkt in onOffice, einschließlich Kalender- und E-Mail-Aktionen.

Ein Beispiel: Nach einer Besichtigung rufen Sie Noa aus dem Auto an: „Schick Herrn Albrecht das Exposé zur Lindenstraße 12, trag die Aktivität ein und leg eine Aufgabe für
Freitag an.“

Bevor Sie zurück im Büro sind, ist die E-Mail versendet, die Aktivität beim Kontakt und beim Objekt dokumentiert und die Aufgabe angelegt.

Was Noa Cowork übernimmt:

• E-Mails und Dokumente senden, inklusive Vorlagen, Exposés und Dateien aus onOffice
• Termine, Erinnerungen und Einladungen im Kalender verwalten
• Aktivitäten, Aufgaben und Wiedervorlagen anlegen
• Informationen zu Adressen und Immobilien abfragen
• Adressen, Suchaufträge und Immobilien anlegen
• Sie direkt mit einem Kontakt aus onOffice verbinden

So verbringt das Team seine Zeit mit dem persönlichen Kontakt zu Kunden und nicht mit Nacharbeit.

Noa Outbound: aktiv auf Kontakte zugehen

Jedes Büro kennt sie: Interessenten, die sich nach der Besichtigung nicht mehr gemeldet haben, Käufer von früher, Kontakte, die vor einem Jahr nach einer Wohnung gefragt haben. Nachfassen steht auf jeder To-do-Liste und rutscht jede Woche nach hinten. Nicht aus Desinteresse, sondern weil das Tagesgeschäft vorgeht.

Noa Outbound übernimmt genau das. Sie ruft Kontakte an und schreibt sie an, wenn es passt, und hält das Ergebnis in onOffice fest.

Ein Beispiel: Sie haben ein neues Objekt im Verkauf. Noa meldet sich bei früheren Käufern und passenden Interessenten, erzählt kurz vom Objekt und fragt nach dem Interesse. Wer interessiert ist, bekommt direkt einen Termin. Bei allen anderen steht der Grund im CRM, zum Beispiel „Preis zu hoch“ oder „sucht inzwischen etwas anderes“. Sie wissen am Ende, wer interessiert ist und warum die anderen abgesagt haben, ohne selbst ein einziges Gespräch geführt zu haben.

Was Noa Outbound übernimmt:

• Interessenten nach der Besichtigung anrufen oder anschreiben
• Frühere Käufer und Bestandskontakte auf neue Objekte ansprechen
• Interesse und Absagegründe im CRM festhalten
• Termine für interessierte Kontakte direkt vereinbaren

So werden aus Kontakten, die sonst liegen geblieben wären, Gespräche und Termine.

Startklar auf Knopfdruck, skaliert wie eine Mitarbeiterin

Alle Skills sind mit Best Practices für Immobilienunternehmen vorkonfiguriert und sofort einsatzbereit. Anpassen können Sie jederzeit, müssen Sie aber nicht. Die Einrichtung dauert wenige Minuten und braucht kein IT-Projekt.

Noa ist Software und wächst in Sekunden mit. Brauchen Sie heute eine Noa und im nächsten Monat zwanzig, stehen zwanzig bereit: für jeden im Team eine eigene Assistenz, ohne Einarbeitung, ohne Wartezeit und ohne Mehrkosten je Nutzer. Mehr Anrufe, mehr Standorte oder mehr Rufnummern fängt Noa auf.

Sie behalten die Kontrolle

Sie legen fest, welche Aktionen Noa automatisch ausführt und wo eine Freigabe nötig ist, zum Beispiel vor dem externen Versand einer E-Mail. Je Skill geben Sie Noa individuelle Anweisungen. Jede ausgeführte Aktion ist im CRM nachvollziehbar.

Mehr als ein Telefonassistent

Ein Telefonassistent beantwortet Anrufe. Eine Chat-Anbindung an onOffice beantwortet Fragen, wenn Sie sich hinsetzen und fragen. Noa geht einen Schritt weiter: Sie nimmt ab, wenn es klingelt, erledigt die Aufgabe, die Sie ihr aus dem Auto durchgeben, und dokumentiert alles in onOffice. Die Daten liegen in onOffice, Noa ist die Hand, die damit arbeitet.

Fazit

Erreichbarkeit ist im Maklergeschäft ein Wettbewerbsfaktor. Der größere Hebel liegt bei dem, was nach dem Anruf passiert. Eine KI-Bürokraft, die in onOffice arbeitet, nimmt Anrufe
an, erledigt Aufgaben und dokumentiert alles. Ihr Team gewinnt Zeit für das, wofür Kunden zu Ihnen kommen: persönliche Beratung.

Hinweis: Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Hinoa.