Das E-Mail-Management in onOffice enterprise ist optimal auf die Immobilienvermarktung zugeschnitten: Datensätze verknüpfen, Aktivitäten dokumentieren, Portalanfragen beantworten uvm.
Die E-Mail-Verwaltung von onOffice enterprise bietet jeden Komfort eines E-Mail-Clients: E-Mails markieren, weiterleiten, filtern und zeitversetzt versenden – unabhängig davon, ob Sie Ihr Postfach bei uns hosten oder extern via Strato, Google, Office 365 & Co.
Mit Vorlagen, Platzhaltern und Automatismen reduzieren Sie die Bearbeitungszeit und kontaktieren jeden Empfänger personalisiert. So fühlen sich Ihre Kunden persönlich betreut – ohne Mehraufwand.
E-Mail-Clients gibt es viele – aber nur einen, der Ihren Alltag bereichert.
Ordnung ist das halbe E-Mail-Leben: Vereinfachen Sie Ihre Kommunikation und behalten Sie immer den Überblick.
Integrierter E-Mail-Client dokumentiert E-Mail-Verkehr im digitalen Maklerbuch.
Postfächer bei onOffice hosten oder problemlos per IMAP oder POP3 integrieren.
Portalanfragen personalisiert mit nur einem Klick beantworten.
Newsletter-Marketing mit Serien-Mail-Funktion oder eigenen Newsletter-Tools.
Unser E-Mail-Client ist vollständig in die Software integriert – darum kann er mehr als andere. Das sind die Funktionen im Überblick:
Unterwegs nutzen Sie die E-Mail-Verwaltung mobil über die onOffice App. Dabei entscheiden Sie vorab, welche bzw. wie viele Ihrer Postfächer Sie in der App verwalten möchten, damit unterwegs alles übersichtlich bleibt.
Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Wir hosten onOffice Postfächer auf speziellen E-Mail-Servern in Deutschland. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert und regelmäßig gesichert.
Die E-Mail-Verwaltung bietet mit dem Absicherungspaket außerdem die revisionssichere Archivierung von E-Mails, damit Sie im Ernstfall auf der sicheren Seite sind.
Unabhängig davon, ob Ihre Postfächer bei onOffice oder extern bei einem anderen Anbieter gehostet werden: Binden Sie Ihre bestehenden E-Mail-Postfächer leicht per IMAP oder POP3 ein und profitieren vom umfangreichen Leistungsspektrum der E-Mail-Verwaltung. Outlook-365-Postfächer lassen sich per Graph-API anbinden. Die einfache Handhabung und die zahlreichen Automatismen sorgen innerhalb kürzester Zeit dafür, dass Sie Ihre E-Mails bald nur noch in onOffice enterprise bearbeiten möchten.
Mit unserer E-Mail-Verwaltung beantworten Sie Portalanfragen mit nur einem Klick. Sie haben dabei die Wahl, welche Kombination von Anschreiben und Exposé Sie versenden, um jede Zielgruppe angemessen anzusprechen. Optimieren Sie Ihr Anfragenmanagement zusätzlich mit E-Mail-Filtern, die alle Anfragen automatisch in passenden Ordnern ablegen.
Ein Highlight der Software ist der Anfragenmanager, der eingehende Portalanfragen vollautomatisiert bearbeitet.
Unsere E-Mail-Verwaltung hat eine ausgereifte Serienmail-Funktion, um viele Kontakte gleichzeitig zu kontaktieren. So bauen Sie Ihr eigenes Newsletter-Marketing auf. Alle notwendigen Felder sind in der Software enthalten.
Im onOffice Marketplace bieten wir darüber hinaus den Newsletter-Connector zu Mailchimp und Brevo. Weitere Newsletter-Systeme koppeln Sie bei Bedarf mit der onOffice API.
Für Immobilienmakler bedeutet das: Alle E-Mails zu Objekten, Eigentümern und Interessenten sind genau dort dokumentiert, wo die Daten liegen. Die nahtlose Integration in die Software ermöglicht einen reibungslosen Workflow – ein Gewinn für die tägliche Arbeit, den ein externer E-Mail-Client nicht bieten kann.
Vorlagen, die Sie nach Belieben ergänzen können, beschleunigen Ihre Kommunikation.
Per Makro lässt sich jedes Feld in der Software in E-Mails einbinden. So personalisieren Sie Ihre Mails und fügen Angaben und Werte aus der Immobilie automatisch ein.
Sind E-Mails einer Immobilie oder Adresse zugeordnet, gehen sie nach Löschung aus dem E-Mail-Postfach nicht verloren. Sie bleiben im Maklerbuch gespeichert und sind dort jederzeit einsehbar.
Neue Kundendatensätze legen Sie aus der Mail heraus mit einem Klick an. Erstellen Sie außerdem direkt aus der E-Mail heraus Termine und Aufgaben oder stoßen Sie Prozesse an.
Entdecken Sie die Vorteile eines integrierten E-Mail-Managements und testen Sie onOffice enterprise 7 Tage lang kostenfrei und ohne Verpflichtungen.
In unserem Schulungsvideo erhalten Sie einen Einblick in das E-Mail-Management in unserer Software.
Unsere E-Mail-Verwaltung ist in allen Versionen von onOffice enterprise enthalten:
Outlook, Google Mail oder Thunderbird sind prima – sie haben aber eine Schwachstelle: Wichtige E-Mails und Dateianhänge sind nicht eindeutig mit der dazugehörigen Immobilie verbunden. Das erschwert die Dokumentation und im Notfall den Nachweis wichtiger Korrespondenz – für Immobilienmakler unerlässlich.
Unsere E-Mail-Verwaltung bietet einen vollwertigen E-Mail-Client mit allem, was dazu gehört.
Einer der vielen Vorteile: Die Korrespondenz samt Dateianhängen wird automatisch in den jeweiligen Kontakten und Immobilien dokumentiert.
Mit der revisionssicheren E-Mail-Archivierung erfüllen Sie rechtliche Vorgaben zur Speicherung Ihres Mail-Verkehrs. Gerade für Immobilienmakler ist es unerlässlich, E-Mails und Dokumente rechtssicher und manipulationsgeschützt aufzubewahren.
Unsere Kunden berichten, wie zuverlässig das E-Mail-Management in onOffice enterprise ist.
Dank des automatischen E-Mail-Versands werden nun keine E-Mail-Anhänge mehr gesucht. E-Mails werden direkt mit dem Objekt und dem Absender verknüpft – so haben alle Mitarbeiter jederzeit eine gute Übersicht über die Historie der Interessenten.
Marc Wyss, Geschäftsführer Immobilien Wyss Schweiz AG
Neben diesen alltäglichen Funktionen ist bei m² Immobilien auch die revisionssichere E-Mail-Archivierung im Einsatz. Die Postfächer und Domains werden zudem direkt bei onOffice gehostet, was viele Anwendungen vereinfacht.
Hans Buchs, Geschäftsführer m² Immobilien GmbH
Wir sind viel unterwegs und können mit der App schnell auf Anfragen reagieren. Die verschiedenen Makros und E-Mail-Vorlagen erleichtern unsere Arbeit.
Egzon Beqiri, Geschäftsleiter ClassicHomes GmbH
Wir beantworten häufige Fragen rund um das Verwalten von E-Mails in onOffice enterprise.
Unabhängig davon, welchen Provider Sie nutzen, lassen sich fast alle Postfächer in onOffice enterprise integrieren:
Unserer Erfahrung nach hat es sich am besten bewährt, Postfächer einzubinden, die bei uns gehostet werden.
Die Integration eines Postfaches in unsere Immobiliensoftware hat viele Vorteile. Die größten Benefits sind:
Ja und nein. Hier muss zwischen Dokumentation und Archivierung unterschieden werden. Die lückenlose Dokumentation von Mails im Maklerbuch und in den Aktivitäten ist ideal für die Nachweispflicht von Immobilienmaklern gegenüber Eigentümern und Kunden. Diese reine Speicherung in onOffice enterprise gilt jedoch standardmäßig nicht als rechtssichere Archivierung im Sinne der GoBD. Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, bieten wir die revisionssichere E-Mail-Archivierung über Benno MailArchiv.
Wenn Sie eine Mail aus einem Adress- oder Immobiliendatensatz heraus schreiben, ist dieser Datensatz automatisch verknüpft. Alternativ lassen sich Datensätze bei einer leeren E-Mail im Mail Composer unter „Getrennte Empfänger“ und „Immobilien“ verknüpfen.
Bei eingehenden Mails erkennt das System den Kontakt automatisch, wenn die E-Mail-Adresse des Absenders in einem vorhandenen Datensatz hinterlegt ist. Wird keine Adresse erkannt, können Sie im Kopf der Mail über „Zuordnen/Anlegen“ einen bestehenden Adressdatensatz zuordnen oder einen neuen anlegen sowie eine Immobilie verknüpfen.
Eine neue E-Mail-Vorlage erstellen Sie unter Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien >> Reiter „E-Mail-Vorlagen“. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, nehmen Sie die wichtigsten Einstellungen wie Name und Kategorie vor und befüllen Sie Ihre Vorlage. Erstellen Sie so viele Templates, wie Sie für Ihre Workflows brauchen und sortieren Sie diese in verschiedene Ordner und Kategorien ein. Nutzen Sie außerdem Makros für eine bequemere Kommunikation.
Um eine Vorlage zu nutzen, klicken Sie beim Verfassen einer neuen Mail auf das Dropdown „Vorlage“ und wählen Sie die gewünschte Option. Wenn Sie Makros in Ihrem Template nutzen, werden diese beim Versand automatisch durch die korrekten Werte ersetzt.
Ihre erstellten Vorlagen lassen sich auch für automatisierte Mails, wie z. B. in Prozessen oder beim automatischen Exposéversand auswählen.
Entdecken Sie Features, die die E-Mail-Verwaltung perfekt ergänzen.
Per Baukasten-System blitzschnell professionelle Exposés gestalten.
Gute Kontaktpflege ist die Basis für langfristige Beziehungen.
Analysiert die Vermarktungsaktivitäten und hält den Eigentümer up to date.
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