Geldwäschegesetz: Darauf müssen Sie als Immobilienmakler achten

Vorsicht Stolperfalle: Sie wollen als Immobilienmakler durchstarten und ein eigenes Unternehmen gründen? Dann sollten Sie über das Geldwäschegesetz Bescheid wissen. Mit dem GWG soll Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verhindert werden, also die Bereitstellung oder Sammlung von Vermögen, um damit Straftaten zu finanzieren.

Wir erklären Ihnen, welche Regeln speziell für Immobilienmakler gelten, welche Vorschriften und Verpflichtungen auf Sie zukommen und worauf Sie bei der Geldwäscheprävention achten müssen, wenn Sie als Immobilienmakler ein Unternehmen gründen.

Was ist Geldwäsche?

Bei der Geldwäsche werden illegal erworbene Gelder in den legalen Bereich, also etwa den Finanz- und Immobilienmarkt, eingespeist, um ihre wahre Herkunft zu verschleiern. Dies geschieht durch eine komplexe Abfolge von Transaktionen, die darauf abzielen, die illegale Herkunft des Geldes zu tarnen und es als legalen Vermögenswert umzusetzen. Diese Vermögenswerte werden wiederum offiziell verkauft, um an „sauber gewaschenes“ Kapital zu gelangen. Diese Mittel fließen häufig wieder in illegale Aktivitäten und dienen z. B. der Terrorismusfinanzierung. Schätzungen zufolge werden allein in Deutschland jedes Jahr etwa 100 Milliarden Euro gewaschen.

Welche Bedeutung hat das Geldwäschegesetz für Immobilienmakler?

Immobilienmakler arbeiten mit Transaktionen großer Summen. Dies macht ihr Geschäftsfeld attraktiv für das Verschleiern der illegalen Herkunft von Geldern durch den Kauf oder Verkauf von Immobilien. Immobilienmakler laufen daher Gefahr, unabsichtlich in Geldwäscheaktivitäten verwickelt zu werden. Sie spielen daher eine verantwortungsvolle Rolle bei der Geldwäscheprävention.

Das Geldwäschegesetz (GWG) hat das Ziel, illegale Aktivitäten zu bekämpfen und sicherzustellen, dass finanzielle Transaktionen transparent und nachvollziehbar sind. Immobilienmakler werden im GWG explizit aufgeführt und sind verpflichtet, Praktiken zur Geldwäsche-Prävention anzuwenden und verdächtige Transaktionen den zuständigen Behörden zu melden. Dazu gehören unter anderem die Identifizierung der Kunden sowie die Überprüfung ihrer wirtschaftlichen Verhältnisse bzw. die Herkunft des Kapitals.

Nehmen Sie daher als Immobilienmakler das GWG nicht auf die leichte Schulter: Wer die geforderten Maßnahmen zur Geldwäscheprävention nicht umsetzt, muss mit schwerwiegenden Konsequenzen rechnen.

Als Unternehmensgründer sollten Sie sich daher unbedingt proaktiv mit den Bestimmungen des Gesetzes auseinandersetzen. Die Verpflichtungen umfassen sowohl die regelmäßige Schulung Ihrer Mitarbeitenden als auch die Implementierung interner Kontrollsysteme.

Welche konkreten Verpflichtungen hat ein Immobilienmakler gemäß dem Geldwäschegesetz?

Als Immobilienmakler sind Sie für den reibungslosen Ablauf von Immobiliengeschäften zuständig. Gleichzeitig tragen Sie eine große Verantwortung im Kampf gegen Geldwäsche. Das Geldwäschegesetz definiert klare Verpflichtungen für Immobilienmakler, um illegale Machenschaften effektiv zu bekämpfen. Welche konkreten Verpflichtungen ergeben sich daraus?

1. Kundenidentifikation: Sie müssen die Identität Ihrer Kunden eindeutig feststellen – beispielsweise durch Vorlage des Personalausweises oder anderer offizieller Dokumente.
2. Risikobewertung und interne Kontrollsysteme: Diese helfen Ihnen, verdächtige Aktivitäten zu erkennen sowie bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden in Bezug auf die Geldwäscheprävention.
3. Dokumentation: Das GWG verpflichtet Immobilienmaklern außerdem zu einer Dokumentation sämtlicher Informationen wie die Namen der Beteiligten, die Art des Geschäftsvorfalls sowie Datum und Betrag der Transaktion. Diese Angaben können bei Verdacht als Beweismaterial herangezogen werden.
4. Regelmäßige Schulungen zur Geldwäscheprävention: Gesetze und Vorschriften ändern sich. Bleiben Sie stets auf dem neuesten Stand, um mögliche Verstöße zu vermeiden.
5. Transaktionen überprüfen und Unregelmäßigkeiten melden: Sollte Ihnen etwas verdächtig vorkommen oder treffen bestimmte Kriterien zu (beispielsweise hohe Bargeldzahlungen), sind Sie dazu verpflichtet, dies der zuständigen Behörde zu melden.

Wenn Sie diese Punkte bereits bei der Gründung Ihres Unternehmens beachten, sind Sie von vornherein gut abgesichert gegen illegale Transaktionen. Auf die einzelnen Verpflichtungen als Makler gehen wir im Folgenden genauer ein.

1. Identifizierung und Überprüfung von Kunden nach GWG

Gemäß GWG müssen Sie als Immobilienmakler Ihre potenziellen Kunden sorgfältig überprüfen, um Transaktionen im Zusammenhang mit illegal erworbenem Vermögen oder illegale Aktivitäten im Zusammenhang mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zu erkennen. Identifizierung im Sinne des GWG umfasst die Feststellung der Identität durch das Erheben und Prüfen personenbezogener Angaben, zum Beispiel: Name, Geburtsort, Wohnanschrift usw. Um die Identifikation effektiv durchzuführen, sollten Sie von Ihren Kunden verschiedene Dokumente anfordern.

Bei natürlichen Personen:

• gültiger amtlicher Lichtbildausweises, mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird, zum Beispiel: Reisepass, Personalausweises oder Pass- oder Ausweisersatz
• elektronischer Identitätsnachweis
• qualifizierte elektronische Signatur
• und unter Umständen auch weitere Dokumente, die zur Identifizierung zugelassen sind.

Bei juristischen Personen:

• Auszug aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister oder aus einem vergleichbaren amtlichen Register oder Verzeichnis
• Gründungsdokumente oder gleichwertig beweiskräftige Dokumente
• dokumentierte Einsichtnahme des Immobilienmaklers in die Register- oder Verzeichnisdaten.

Die Identität wird durch eine Prüfung der Dokumente vor Ort ermittelt. Für die Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten können Sie auf Daten aus dem elektronischen Transparenzregister zurückgreifen.

Diese gründliche Identifikation gehört zu den gesetzlich vorgeschriebenen Sorgfaltspflichten. Die Identifizierung und Überprüfung der Kunden sollten Sie regelmäßig durchführen und Kundeninformationen stets aktuell halten. Implementieren Sie also direkt beim Aufbau Ihrer Unternehmensdatenbank passende Kontrollmechanismen für die Datensätze.

2. Risikobewertung bei Verdachtsmomenten

Zusätzlich zur Identitätsprüfung müssen Sie eine Risikobewertung durchführen, um einzuschätzen, ob das Geschäft ein erhöhtes Risiko für illegale Aktivitäten birgt. Eine solide Kenntnis Ihrer Branche ist bei der Risikobewertung hilfreich. 

Zu potentiellen Risiken gehören beispielsweise Auffälligkeiten, wie ungewöhnlich hohe Bargeldzahlungen oder komplexe Unternehmensstrukturen. Sie sollten außerdem Faktoren wie Herkunft des Vermögens, politisch exponierte Personen und Informationen über Herkunftsländer sowie zu den Geschäftstätigkeiten berücksichtigen. Bei Ungereimtheiten gilt es, weiterführende Nachforschungen anzustellen.

3. Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für Makler

Achten Sie bei der Gründung Ihres Immobilienunternehmens darauf, dass Sie von Beginn an Mechanismen implementieren, die eine lückenlose Dokumentation gewährleisten. Diese Transparenz bei finanziellen Geschäften kann helfen, potentielle Geldwäscheaktivitäten aufzudecken.

Laut GWG sind Sie als Immobilienmakler verpflichtet, alle relevanten Informationen über Ihre Kunden sowie deren wirtschaftliche Aktivitäten sorgfältig zu dokumentieren:

• persönliche Daten wie Name, Anschrift und Geburtsdatum
• Zweck und die Art der Geschäftsbeziehung
• Angaben zur Art des Unternehmens oder der Tätigkeit des Kunden
• Erfassung sämtlicher Transaktionen, also sowohl Zahlungseingang als auch -ausgang bei Vertragsabschlüssen oder anderen geschäftlichen Vereinbarungen
• Informationen über Kontoverbindungen oder Finanzierungsquellen

Diese Dokumentation ist entscheidend für die Bekämpfung von Geldwäsche. Die gesammelten Daten müssen für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren sicher aufbewahrt werden – unabhängig von den Anforderungen der DSGVO, denn beim Geldwäschegesetz handelt es sich um eine rechtliche Verpflichtung zur Speicherung. Zu empfehlen ist eine verschlüsselte elektronische Speicherung für den höchstmöglichen Schutz vor unbefugtem Zugriff.

4. Schulungs- und Fortbildungspflichten für Immobilienmakler

Als angehender Immobilienmakler, der ein eigenes Unternehmen gründen möchte, sollten Sie von Anfang an die Schulungs- und Fortbildungspflichten im Zusammenhang mit dem Geldwäsche-Gesetz einplanen.

Sie sind nämlich verpflichtet, sicherzustellen, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden ausreichende Kenntnisse über die Erkennung von verdächtigen Transaktionen sowie die Meldung an entsprechende Behörden haben. Schulungen zum Thema Anti-Geldwäsche sollten daher regelmäßig absolviert werden, damit Sie immer über aktuelle Entwicklungen informiert sind.

5. Meldepflicht bei Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Sollten Sie Zweifel an der Legalität einer Transaktion haben oder Anzeichen von Geldwäsche erkennen, sind Sie verpflichtet, diesen Verdachtsfall unverzüglich an die zuständige Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (Financial Intelligence Unit / FIU) zu melden. Das gilt unabhängig vom Wert des betroffenen Vermögensgegenstandes. Das FIU untersucht verdächtige Aktivitäten und wird gegebenenfalls weitere Maßnahmen ergreifen. Ihre Meldung könnte den entscheidenden Hinweis zur Aufdeckung einer Straftat liefern.

Eine solche Meldung bereiten Sie anhand der detaillierten Informationen auf, die Sie bei der Überprüfung des Kunden dokumentiert haben. Dabei sollten Sie sich im Klaren sein, dass die Meldung keine Anschuldigung gegenüber Ihrem Kunden darstellt, sondern eine gesetzliche Pflicht zur Prävention von Straftaten ist.

Eine Verletzung der Meldepflicht kann schwerwiegende Konsequenzen haben. Damit kommen wir zu unserem letzten Thema.

Sanktionen und Bußgelder bei Nichteinhaltung der Vorschriften des Geldwäschegesetzes

Immobilienmakler sind besonders gefordert und müssen sicherstellen, dass sie alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und verdächtige Transaktionen aufzudecken. Wer sich nicht an diese Richtlinien hält, muss mit ernsthaften Konsequenzen rechnen.

Die Behörden setzen vermehrt Kontrollmechanismen ein, um Verstöße gegen das GWG aufzudecken. Bei einer fehlenden Umsetzung entsprechender Maßnahmen drohen empfindliche Strafen:

Nicht nur juristische Personen wie Unternehmen können belangt werden, sondern auch Privatpersonen. Ein Grund mehr, sich von Anfang an gut abzusichern.

Mit onOffice das Geldwäschegesetz für Makler einhalten

onOffice enterprise unterstützt Sie dabei, die vom Gesetz geforderte Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, indem Sie alle Angaben in der Software dokumentieren können.

Für die Angaben zum Geldwäschegesetz gibt es in onOffice eine eigens dafür konzipierte Kategorie. Diese enthält alle notwendigen Felder, beispielsweise für Personalausweisnummern oder die Anschrift des wirtschaftlich Berechtigten.

Kategorie mit Feldern aktivieren

Ist die Kategorie zum GWG bei Ihnen noch nicht freigeschaltet, kann diese in der Administration aktiviert werden.

Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Einstellungen wählen Sie im Dropdown-Menü „Modul” die Adressverwaltung.

Wählen Sie daraufhin auf der rechten Seite, mit Klick auf den Stift, den Karteireiter aus, auf dem Sie die Kategorie zur Geldwäsche platzieren möchten.

In der Mitte öffnen sich die Kategorien, die bereits auf diesem Reiter platziert sind. Unten in der Mitte können Sie mit dem Dropdown-Menü neue Kategorien hinzufügen. Wählen Sie die Kategorie „Geldwäsche-Gesetz“. Über den Button „Neu anlegen” wird die Kategorie auf dem Karteireiter platziert. Mit den Positionsnummern in der Spalte „Pos” und den Pfeilen können Sie die Platzierung beeinflussen.

Adressvervollständigung

Die Adressvervollständigung von onOffice ist ein beliebtes Tool zur Datenbankpflege. Sie schicken dem Kunden ein Online-Formular, in dem er eigenständig fehlende Daten zu seiner Person ergänzt.

Mit dieser Funktion lassen Sie die GWG-Felder vom Kunden selbst befüllen und ersparen sich dadurch Arbeit. Dennoch müssen Sie die Angaben anschließend verifizieren.

Aktivieren Sie die benötigten Geldwäschegesetz-Felder für die Adressvervollständigung. Dazu aktivieren Sie die benötigten Felder unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Eingabefelder, Modul: Adressverwaltung; Kategorie: Geldwäsche-Gesetz. Für die Adressvervollständigung setzen Sie das Häkchen in der Spalte „AV”.

Sobald die GWG-Felder für die Adressvervollständigung aktiviert sind, tauchen im Pop-up für die Adressvervollständigung unter Weitere Aktionen >> Adressvervollständigung zwei weitere Modi auf: Adresse mit GWG und Adresse mit Suchkriterien und GWG.

Die Abfrage der Felder zum Geldwäschegesetz lässt sich außerdem per Makro in Ihre individuellen Vorlagen integrieren.

Das Makro ist modular aufgebaut: _Adr_Vervollstaendigung(x,y,z)

• x = “Adresse mit GWG” oder “Adresse/Suchkriterien mit GWG” bezeichnet die beiden neuen Modi.
• y = “neu” oder “alt” bezeichnet, ob nur neue Suchkriterien angelegt oder auch bestehende bearbeitet werden können.
• z = “html” oder “txt” bezeichnet das Format. Die Angabe “html” gibt den Link zum Online-Formular als Hyperlink aus. Dieser Parameter ist optional.

Das Makro verfügt über weitere Parameter, mit denen Sie die Ausgabe des Formulars beim Empfänger steuern können. Eine ausführliche Erläuterung der Parameter finden Sie in der Makro-Liste und in der Online Hilfe.

Fazit: Als Makler in Sachen GWG gut aufgestellt an die Startlinie

Wir hoffen, dass Sie mit diesen Informationen nun gut darauf vorbereitet sind, Ihr Unternehmen als Immobilienmakler zu gründen. Wenn Sie bereits zum Start die nötigen Prozesse implementieren, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sind Sie nicht nur abgesichert, sondern vermeiden später erheblichen Mehraufwand.

onOffice steht Ihnen bei dieser Herausforderung als verlässlicher Partner zur Seite: In onOffice enterprise gestalten Sie effiziente Prozesse, mit denen Sie die gesetzlichen Vorgaben problemlos einhalten. Funktionen wie die automatisierte Adressvervollständigung helfen Ihnen, alle GWG-relevanten Informationen ohne Mehraufwand abzufragen. Hinzu kommt die zuverlässige Dokumentation, mit der onOffice enterprise Sie dabei unterstützt, die Vorgaben des Geldwäschegesetzes umzusetzen.

Wir empfehlen außerdem unseren professionellen Compliance-Partner Kerberos im onOffice Marketplace. Diese spezialisierte Lösung automatisiert die Identifizierung Ihrer Kunden und die Risikobewertung. Kerberos bietet einen Schnelltest, mit dem Sie prüfen können, wie gut Sie als Immobilienmakler bei der Geldwäscheprävention aufgestellt sind.

Wir sind davon überzeugt, dass Sie mit unserer Software und unseren Partnern bestens gerüstet sind, um erfolgreich in der Immobilienbranche durchzustarten. Wir freuen uns darauf, Sie auf Ihrem Weg zu begleiten!