Release Februar 2025

Top-Feature: Smarte Anruferkennung für die iOS-App

Die iOS-App wird um eine Anruferkennung erweitert: Bei eingehenden Anrufen zeigt Ihr Smartphone nun automatisch Vorname, Nachname, Unternehmensname und Kontaktart auf dem Display an. Dies funktioniert nur, wenn der Anrufer allein in onOffice gespeichert, aber nicht in der iPhone-Kontaktliste hinterlegt ist. Bis zu 5.000 Adressdatensätze können herangezogen werden, um die relevanten Informationen bereitzustellen – für die maximale Übersicht in Ihrer Kommunikation. Berücksichtigt werden primär die Kontakte, für die Sie als Betreuer eingetragen sind, gefolgt von aktuellen Adressen und solchen, mit denen Sie zuletzt in Kontakt standen.

Um die Funktion nutzen zu können, müssen Sie zunächst die Anruferkennung in den Einstellungen der iOS-App aktivieren: Öffnen Sie die Einstellungen der onOffice App, indem Sie oben in der Menüleiste auf das Benutzerbild klicken. In den Einstellungen unter der Kategorie „Allgemein“ finden Sie an letzter Stelle die neue Option „Anruferkennung“. Ein Klick darauf führt Sie direkt zu den entsprechenden iPhone-Einstellungen (Einstellungen >> Apps >> Telefon >> Anrufe blockieren und identifizieren >> onOffice App). Dort aktivieren Sie die Anrufidentifizierung für die onOffice App ganz einfach über den Schieberegler.

Weitere App-Features

Push-Benachrichtigungen für E-Mails

Ab sofort ist es möglich, Push-Benachrichtigungen für Ihre E-Mails in der onOffice App zu nutzen. Die Aktivierung erfolgt über die Desktop-Version. Gehen Sie dazu in Ihre Benutzereinstellungen (Extras >> Einstellungen >> Benutzer). Im Reiter „E-Mail“ finden Sie den neuen Bereich „E-Mail-Accounts für die onOffice App“. Aktivieren und deaktivieren Sie dort die Benachrichtigungen über das Glockensymbol. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion derzeit nur für onOffice Postfächer verfügbar ist. Wir arbeiten daran, dass sie zukünftig auch für Microsoft 365-Postfächer aktiviert werden kann.

MS-Sync für Telefonnummern und E-Mail-Adressen

Ab sofort lassen sich in der App Telefonnummern und E-Mail-Adressen für den MS-Sync aktivieren. Dadurch haben Sie noch mehr Möglichkeiten, auf Ihre Daten zuzugreifen und produktiver mit Ihrem mobilen Office zu arbeiten.

Neue Features in onOffice enterprise: für mehr Effizienz und Flexibilität

Neue Mailverwaltung: automatische Aktualisierung Ihrer E-Mails

Um die Nutzererfahrung weiter zu verbessern, überprüft der E-Mail-Client jetzt automatisch in regelmäßigen Abständen das aktive Postfach auf neue Nachrichten und aktualisiert die E-Mail-Liste. So bleiben Sie stets auf dem neuesten Stand – ganz ohne manuelles Nachladen.

Letztes Telefonat in der Unternehmenshierarchie auf einen Blick

Ab jetzt sehen Sie auf einen Blick das letzte Telefonat innerhalb einer Unternehmenshierarchie. Die Info im Feld „Letztes Telefonat in Hierarchie“ finden Sie in der Detailansicht juristischer Personen im Reiter „Grunddaten“ in der Kategorie „Kontakt“.

Um diese Funktion zu nutzen, aktivieren Sie das Feld „lastCallHierarchy“ (Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter „Eingabefelder“ >> Modul „Adressverwaltung“, Kategorie „Kontakt“). Dadurch sehen Sie sofort, wann wer in einem Unternehmen zuletzt kontaktiert wurde, ohne jeden Mitarbeiter einzeln prüfen zu müssen. Für einen noch besseren Überblick empfehlen wir, dieses Feld auch in die Hauptliste der Adressübersicht aufzunehmen.

Optimierung beim Leeren des Ordner-Caches

Wir haben die Logik zum Leeren des Ordner-Caches in der neuen Benutzeroberfläche des E-Mail-Clients angepasst. Jeder Benutzer kann diesen nun ganz einfach mit einem Klick auf den jeweiligen E-Mail-Ordner leeren.

In der alten E-Mail-GUI war es nur möglich, den Ordner-Cache manuell über das Pfeil-Icon „Gelesen-Status aktualisieren“ in der rechten Ecke oberhalb der E-Mail-Liste zu leeren. Der Cache wird aber auch weiterhin jede Nacht automatisch geleert.

Präzisere Filteroptionen für Kommunikationsprozesse

Das System bietet Ihnen nun erweiterte Filtermöglichkeiten in den Prozessschritten „Brief“ und „SMS“. Es ist jetzt möglich, nach der spezifischen Kontaktart des Ansprechpartners eines Objekts zu filtern.

Detailliertere Anzeige der Durchlaufzeiten von Projekten

In einem als „erledigt“ markierten Projekt wird bereits das Datum ausgegeben, an dem es fertiggestellt wurde. Jetzt wird zusätzlich die Anzahl der Tage zwischen Ein- und Austragsdatum angezeigt, damit Sie die Durchlaufzeit eines Projektes sofort erkennen.

Validierung von Adressen ein- und ausschalten

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, die Validierung von Adressen bzw. Anschriften ein- und auszuschalten. Sie finden die Einstellung unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter „Sonstiges“, Checkbox „Anschriften validieren“.

Verbesserung Usability in der Administration

Die Reihenfolgen in der Modulauswahl der ersten Tabs in der Administration (Eingabefelder, Einstellungen, Singleselect, Multiselect) wurden angeglichen. Damit nehmen Sie Einstellungen nun schneller und konsistenter vor.

Anpassungen der Option „Auf Karte anzeigen“ in der Vermarktung

Im Reiter „Vermarktung“ des Immobiliendatensatzes lassen sich Immobilien mit der Option „Auf Karte anzeigen“ für eine Kartendarstellung aktivieren. Wenn eine Website dies unterstützt, wird die Immobilie dort auf einer Karte dargestellt. Ab sofort funktioniert dies auch für inaktive Immobilien, um z. B. auch Referenzobjekte auf einer Karte darzustellen.

Warnung beim Löschen von Serienterminen

Aus einer eingetragenen Terminserie lassen sich einzelne Termine oder die ganze Serie löschen. Wird eine gesamte Terminserie gelöscht, weist eine zusätzliche Warnmeldung jetzt darauf hin. So wird das ungewollte Entfernen von Terminserien verhindert.

Verbesserung der Darstellung von getrackten Zeiten im Aufgaben-Report

Im Aufgaben-Report (Statistiken >> Aufgabenreport) können Sie einsehen, wie lange an einzelnen Aufgaben gearbeitet wurde. Wir haben die Darstellung der getrackten Zeiten verbessert: Alle Zeiten werden jetzt in Minuten oder Stunden angegeben. Die vorherige Ausgabe in Tagen führte häufig zu Verwirrungen, da nicht klar war, ob es sich um Arbeits- oder Kalendertage handelte.

Neue Kontaktart „Architekt“

Alle Versionen verfügen nun über die neue Kontaktart „Architekt“ als Systemwert. Um die Kontaktart zu nutzen, muss sie in der Administration aktiviert werden (Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter „Multiselect“ >> Modul „Adressverwaltung“, Multiselectfeld „Kontaktart“).

Neue Aufgabenmakros

Über die neuen Makros „_AufgabenEintragsdatum“, „_AufgabenDeadline“ und „_AufgabenAustragsdatum“ greifen Sie jetzt ganz einfach auf die entsprechenden Werte einer Aufgabe zu. Sie können die Aufgabenmakros in E-Mails nutzen, die aus einer Aufgabe heraus erstellt werden, um die entsprechenden Daten anzeigen zu lassen.

onOffice Marketplace

Neuer MP-Anbieter Finioo

Finioo übernimmt die Prüfung aller notwendigen Dokumente im Bewerbungsprozess von Kauf- und Mietinteressenten, wie Gehaltsnachweise, Kontoauszüge und je nach Beruf des Bewerbers weitere Dokumente. Daraus werden automatisch die relevanten Daten gefiltert und in einer übersichtlichen, vergleichbaren und legitimierten Bewerbermappe für den Makler zusammengestellt.

Neuer MP-Anbieter DocEstate

Mit DocEstate erledigen Sie Ihre Behördengänge vollkommen digital und im Schnitt zwei Wochen schneller. Das Unternehmen beantragt Ihre benötigten Dokumente bei Behörden, Ämtern oder der öffentlichen Verwaltung unkompliziert online. Die gesamte Kommunikation, Verfolgung, Beschaffung und Lieferung läuft über den Service. Sie beantragen und erhalten Ihre Dokumente und Infos direkt digital im Dateien-Reiter Ihres Immobiliendatensatzes.

Web-Features

onOffice WP-Websites

Darstellung des Titelbildes der Immobilie beim Teilen auf Social Media

Beim Teilen einer Immobilie auf einer Social-Media-Plattform wird nun das jeweilige Titelbild für die Darstellung verwendet. Alternativ ist es möglich, ein fixes Platzhalterbild einzusetzen.

Darstellung der Karte in Adresslisten

Ähnlich wie bei den Immobilienlisten haben Sie nun die Möglichkeit, für Adresslisten eine Karte mit den Standorten der angezeigten Adressen auszugeben.

Neues Design: Classic Clear

Ab sofort steht Ihnen unser neues Design „Classic Clear“ zur Verfügung.

Generelle Bugfixes und Optimierungen

Wir haben einige allgemeine Bugfixes und Optimierungen vorgenommen.

Plugin-Updates

Wir haben die redundante Paginierung auf den Immobiliendetailseiten entfernt und viele kleinere Bugfixes erledigt.

Firmen-News

DMARC für Kundendomains

Die großen Mailprovider fordern die Einrichtung von DKIM und DMARC beim Versand von Massenmailings. Nach der Aktivierung von DKIM für alle Kundendomains, die bei onOffice gebucht wurden, haben wir im Januar auch DMARC für alle diese Domains kostenfrei eingerichtet. Die Zustellbarkeit von Massenmailings hat sich dadurch deutlich gebessert.

Kunden, die ihre Domains bei externen Domainprovidern gebucht haben, werden wir in den kommenden Wochen nach und nach kontaktieren. Hier können wir die Konfiguration leider nicht selbst durchführen.