KYC im Immobiliensektor: Herausforderungen und digitale Lösungen

Zettelwirtschaft Kundenidentifizierung und Dokumentation

„Know Your Customer“-Prüfungen (KYC) sind im Kampf gegen Geldwäsche von zentraler Bedeutung. Sie sollen verhindern, dass Finanzkriminelle legale Geschäfte zur Einschleusung schmutziger Gelder nutzen und sind im Maklergeschäft gesetzlich vorgeschrieben. Wer nicht (richtig) prüft, riskiert empfindliche Bußgelder und Strafen.
Dabei verursachen die umfangreichen Prüf- und Dokumentationspflichten einen hohen Aufwand.

Zu erhebende Daten:

Bei natürlichen Personen:

• Vorname und Nachname
• Geburtsort
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Wohnanschrift

Bei juristischen Personen und Personengesellschaften:

• Firma, Name oder Bezeichnung
• Rechtsform
• Registernummer (falls vorhanden)
• Anschrift des Sitzes
• Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen Vertreter

Zusätzlich muss überprüft werden, ob es sich bei Vertragspartnern oder wirtschaftlich Berechtigten um politisch exponierte Personen handelt und ob es einen Bezug zu einem Hochrisikoland gibt. Da der Immobilienmarkt international aufgestellt ist, empfiehlt sich zusätzlich ein Sanktionslistencheck zur Einhaltung des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG).

Risiken im Immobiliensektor erkennen

Gemäß §15 GwG müssen bei höheren Risiken verstärkte Sorgfaltspflichten angewendet werden. Dies ist insbesondere der Fall, wenn es sich bei dem Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigten um eine exponierte Person handelt, wenn der Vertragspartner in einem sog. Hochrisikoland ansässig ist oder wenn die Transaktion im Vergleich zu ähnlichen Fällen besonders komplex ist oder keinen offensichtlichen wirtschaftlichen Zweck hat.

Weitere typische Warnsignale im Immobiliensektor sind:

• Die Überweisung des Kaufpreises erfolgt aus einem Land, das als Offshore-Finanzplatz oder Hochrisikoland bekannt ist
• Der Käufer zeigt ungewöhnlich wenig Interesse an der Immobilie selbst
• Eigentumsstrukturen erscheinen übermäßig komplex
• Die Identität des wirtschaftlich Berechtigten ist schwer zu ermitteln
• Der Kaufpreis weicht auffällig vom Marktwert ab
• Der Kauf erfolgt ohne erkennbare Finanzierung trotz hohen Kaufpreises

Im Fall verstärkter Sorgfaltspflichten sind Sie verpflichtet, zusätzliche Informationen über die Herkunft der Vermögenswerte einzuholen und die Zustimmung eines Mitglieds der Führungsebene einzuholen.

Der Zeitpunkt der Identifizierung als besondere Herausforderung

Nach §11 Abs. 1 GwG hat die Kundenidentifizierung grundsätzlich vor Begründung der Geschäftsbeziehung stattzufinden. Für Immobilienmakler bedeutet dies laut §11 Abs. 2, dass die Vertragsparteien, auftretende Personen und wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren sind, sobald ein ernsthaftes Interesse der Vertragsparteien an der Durchführung des vermittelten Rechtsgeschäfts besteht und die Vertragsparteien hinreichend bestimmt sind.“
Dies stellt Immobilienmakler vor eine besondere Herausforderung: Die Identifizierung muss unter Zeitdruck erfolgen, sobald konkrete Kaufabsichten bestehen. Gleichzeitig müssen diese Prüfungen gründlich durchgeführt und dokumentiert werden, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

Die digitale Lösung: KYC-Prüfungen mit Kerberos über onOffice

Während viele Immobilienmakler noch auf analoge Dokumentationsbögen der Aufsichtsbehörden zurückgreifen und damit einen erheblichen administrativen Aufwand haben, bietet die digitale Abwicklung deutliche Vorteile:

• Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
• Höhere Rechtssicherheit durch systematische Prüfungen
• Zentrale und revisionssichere Dokumentation
• Reduziertes Risiko von Bußgeldern durch lückenlose Prüfung
• Schnellere Abwicklung für Ihre Kunden

Mit der Integration von Kerberos können Sie diese Vorteile direkt in onOffice nutzen. Die Einrichtung ist einfach und ermöglicht Ihnen, KYC-Prüfungen direkt aus Ihren Kundendatensätzen zu starten.

Fazit

Die Digitalisierung dieser Prozesse mit der Kerberos x onOffice Integration bietet eine zeitsparende und rechtssichere Alternative zu analogen Verfahren.
Die richtige Kundenidentifizierung schützt nicht nur vor Bußgeldern, sondern schützt Unternehmen vor Missbrauch durch Kriminelle, und damit Wirtschaft und Gesellschaft. Die Integration in bestehende Makler-Software wie onOffice macht diese Pflichten zu einem nahtlosen Teil Ihres Arbeitsalltags.