Maklerformulare: Dokumentenchaos adé!

Die wichtigsten Maklerformulare im Überblick

Zugegeben: Die Liste an relevanten Dokumenten für Immobilienmakler ist lang. Allein die Unterlagen, die Sie von Eigentümern benötigen, um deren Immobilie in den Verkauf zu bringen, umfassen diverse Dokumente von Grundrissen und Energieausweisen bis hin zu Vertragsformularen und Widerrufsbelehrungen. Werfen wir daher zunächst einen Blick auf die wichtigsten Formulare für Makler. Diese Dokumente sollten Sie immer zur Hand haben:

• Maklervertrag
• Widerrufsbelehrung
• Objektnachweis / Provisionsvereinbarung
• Mieter- / Käufer-Selbstauskunft
• Übergabeprotokoll

Der Maklervertrag

Der Maklervertrag ist der wohl wichtigste Grundstein für Ihre Tätigkeit als Immobilienmakler. Er wird mit dem Kunden abgeschlossen, um die Rechte, Pflichten und Bedingungen rund um die Vermittlung eines Objekts festzuhalten. Auch die Provision wird darüber geregelt. Unterschieden wird zwischen einem einfachen Maklerauftrag, einem Alleinauftrag und einem qualifizierten Alleinauftrag. Seit 2020 müssen Maklerverträge in Schriftform (digital oder auf Papier) abgeschlossen werden.

Die Widerrufsbelehrung

Als Makler sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Kunden über ihr Recht auf Widerruf aufzuklären. Damit sorgen Sie nicht nur für Transparenz und sind rechtlich auf der sicheren Seite, sondern schützen auch Ihren Provisionsanspruch. Konkret bedeutet das: Sie müssen Ihre (potenziellen) Kunden klar und in verständlicher Sprache darüber informieren, dass sie ihren Vertrag innerhalb von 14 Tagen nach Abschluss ohne Angabe von Gründen widerrufen können. Weitere Infos zum Thema Widerruf für Makler.

Der Objektnachweis / Die Provisionsvereinbarung

Ähnlich zum Maklervertrag, den Sie mit Eigentümern abschließen, ist der Objektnachweis für Ihre Interessenten, der häufig mit der Provisionsvereinbarung einhergeht. Über dieses Dokument wird belegt, dass der Interessent das Objekt erstmalig über den Makler kennengelernt hat. Dadurch sichern Sie Ihren Provisionsanspruch rechtlich ab, wenn ein Vertrag zustande kommt.

Die Mieter- / Käufer-Selbstauskunft

Dieses Formular dient Immobilienmaklern als Grundlage zur Überprüfung der Eignung des Käufers / Mieters und dessen Bonität. Daher dürfen in einer Selbstauskunft auch nur Informationen abgefragt werden, die im direkten Bezug zum zukünftigen Miet- oder Kaufverhältnis stehen. Fragen wie z. B. zu Religion, Krankheiten, Familienplanung oder Vorstrafen sind unzulässig. Berücksichtigen Sie dabei, dass es sich hierbei um personenbezogene Daten handelt, die Sie im Rahmen der DSGVO nur für klare, legitime Zwecke verwenden dürfen und nach Abschluss löschen müssen.

Das Übergabeprotokoll

Ist der Weg geschafft und das Objekt vermittelt, steht die Übergabe an. Ein unerlässliches Formular für Sie als Makler ist dabei das Übergabeprotokoll. Hier wird der Zustand der Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe detailliert festgehalten. Es dient als rechtliche Absicherung für alle beteiligten Parteien und kann als Beweismittel spätere Streitigkeiten vermeiden.

Tipps für einen Effizienz-Boost im Umgang mit Maklerformularen

Die wichtigsten Formulare für Immobilienmakler haben wir uns nun angeschaut – in der Realität bleibt es dabei aber nicht. Je nach Größe des Maklerbüros sichten, ordnen und verwalten Sie tagtäglich unzählige Dateien. Sagen Sie mit unseren Tipps und Tricks „Tschüss“ zum Papierchaos und legen Sie den Grundstein für einen effizienten Umgang mit wichtigen Dokumenten.

Die richtige Software zur Verwaltung von Immobilien-Formularen und Daten

Mit der Auswahl einer umfassenden Immobiliensoftware wie onOffice enterprise ist der erste richtige Schritt getan. Verwalten Sie darüber nicht nur Ihre Kontakte, sondern sammeln Sie gebündelt alle wichtigen Dokumente direkt im Datensatz der entsprechenden Kontakte und Immobilien. So finden Sie mit nur wenigen Klicks alle Infos und behalten einen besseren Überblick als lokal gespeichert auf dem Desktop.

Eine solche Software kann jedoch häufig noch viel mehr, als „nur“ Daten speichern:

• Routineabläufe automatisieren: Nutzen Sie Funktionen, wie den Prozessmanager in onOffice enterprise, um Ihre individuellen und zeitaufwendigen Prozesse zu automatisieren. Lassen Sie beispielsweise Mails verschicken, um fehlende Dokumente bei Ihren Kunden abzufragen oder ihnen wichtige Dateien zur Verfügung zu stellen. Die Aktivitäten und übermittelten Formulare speichert das System wiederum automatisch im entsprechenden Datensatz. Natürlich können Sie noch viele weitere Prozesse anlegen – Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Alternativ stehen Ihnen auch unsere Prozess-Pakete zur Verfügung.
• Automatische Widerrufsbelehrung: In onOffice enterprise haben Sie die Möglichkeit, den Empfänger bereits beim Exposé-Versand über sein Widerrufsrecht aufzuklären. Wird der Hinweis gelesen und akzeptiert, dokumentiert das System dies direkt im Datensatz – und Sie sind rechtlich abgesichert.
• Checklisten: Welche Dokumente hat der Kunde bereits geliefert, welche fehlen noch? Mit unseren Checklisten haben Sie das immer im Blick. Für noch mehr Effizienz automatisieren Sie den Nachfass und lassen Sie das System für sich arbeiten. Entdecken Sie die Möglichkeiten mit unserem Consulting.
• Fragebögen für unterwegs: Die onOffice App ist der ideale Begleiter im Außendienst. Erstellen Sie Fragebögen, z. B. für Selbstauskünfte oder Protokolle, die Sie unterwegs auf Ihrem mobilen Endgerät ausfüllen und signieren lassen können. Diese werden ebenfalls direkt im Datensatz Ihres Kunden gespeichert.
• Rechnungsvorlagen: Auch Rechnungen gehören zu Ihrem Alltag als Immobilienmakler. Mit Faktura in onOffice enterprise erstellen Sie Belege, Rechnungen sowie Gutschriften und erfassen alle relevanten Zahlungseingänge direkt in Ihren Datensätzen.
• Externe Tools anbinden: Sie benötigen umfassendere Funktionen? Im onOffice Marketplace finden Sie eine Vielzahl an Partnern, deren Services sich direkt in onOffice enterprise nutzen lassen. Auch über die onOffice API können Sie bei Bedarf nahtlos externe Anwendungen integrieren.

Wie Sie sehen gibt es viele verschiedene Möglichkeiten für den effizienten Umgang mit Maklerformularen. Mit der richtigen Software und sauberen Prozessen lassen sich viele Abläufe automatisieren, um Ihren Aufwand deutlich zu reduzieren.

Rechtliche Aspekte bei Formularen für Makler

Wie Sie bereits lesen konnten, dienen viele wichtige Dokumente dazu, sich selbst als Makler, aber auch Ihre (potenziellen) Kunden abzusichern. Da es dabei insbesondere bei der Formulierung einige Feinheiten zu beachten gibt, ist es wichtig, Formulare auf Rechtskonformität zu prüfen. Nutzen Sie zum Beispiel unsere juristisch geprüften Vertragsvorlagen oder lassen Sie sich von einem Rechtsanwalt beraten. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente korrekt aufgesetzt sind. Im Umgang mit personenbezogenen Daten ist außerdem die DSGVO zu beachten.

DSGVO in der Praxis

Da Sie als Immobilienmakler mit personenbezogenen Daten arbeiten, ist es für Sie erforderlich, sicherzustellen, dass Sie diese korrekt verarbeiten, speichern, löschen und die Einwilligung dafür einholen. Was bedeutet das konkret?

1. Rechtsgrundlage und Datenminimierung: Sie dürfen Daten nur erheben, wenn eine klare Rechtsgrundlage vorliegt und diese für den Zweck unbedingt erforderlich sind. Dazu zählen z. B. die Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen. Unzulässige Daten, wie Familienstand, Religion, politische Ansichten etc. dürfen nicht erhoben werden.
2. Informationspflicht und Einwilligung: Sie müssen Interessenten und Auftraggeber transparent darüber informieren, welche Daten Sie wie lange und zu welchem Zweck verarbeiten
3. und deren Einwilligung einholen.
4. Löschpflicht und Speicherbegrenzung: Sie dürfen Daten nur so lange speichern, wie sie für den ursprünglichen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Bei Interessenten, die mit Ihnen keinen Vertrag abschließen, sind dies 6-12 Monate. Im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und hinsichtlich des Steuerrechts müssen Sie bestimmte Dokumente 5-10 Jahre speichern.
5. Datensicherheit und Dokumentation: Im Zuge der Rechenschaftspflicht müssen Sie jederzeit nachweisen können, dass Sie die DSGVO einhalten, z. B. indem Sie alle Prozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, dokumentieren.

All diese Maßnahmen lassen sich über onOffice enterprise abbilden. Nutzen Sie z. B. den DSGVO-Einverständnis-Assistenten oder unser DSGVO-Prozess-Paket. Mit der lückenlosen Dokumentation aller Aktivitäten in Ihren Datensätzen sind Sie außerdem jederzeit auskunftsfähig.

Fazit

Beim Gedanken an Formulare graut es vielen Maklern – lästige Pflicht, Bürokratie, hoher Aufwand, Zeitfresser. Nach diesem Blogbeitrag wissen Sie, wie es besser geht. Mit ein paar einfachen Kniffen lassen sich viele Abläufe rund um Ihre Dokumente optimieren. Nutzen Sie zum Beispiel eine Software wie onOffice enterprise, um Prozesse zu automatisieren und Ihren manuellen Aufwand zu reduzieren. Integrieren Sie spezielle Services direkt in Ihre Maklersoftware und nutzen Sie die mobile App, um alle Daten und Dokumente zentral zu speichern. Sichern Sie sich außerdem rechtlich ab, indem Sie juristisch geprüfte Vertragsvorlagen verwenden oder Ihre Dokumente von einem Anwalt aufsetzen lassen. Wenn Sie diese wichtigsten Aspekte beachten und einige unserer Tipps umsetzen, gehört das aufwändige Dokumentenchaos der Vergangenheit an.