Die Verhandlungsdynamik: Wenn unterschiedliche Perspektiven aufeinander treffen

Eine Preisverhandlung beim Hausverkauf unterscheidet sich grundlegend von klassischen Verkaufsgesprächen in anderen Branchen. Bei Immobilien treffen selten nur reine Zahlen aufeinander – stattdessen geraten zwei Parteien zusammen, bei denen auf beiden Seiten starke Emotionen eine Rolle spielen:

• Die Verkäuferseite: Eigentümer verbinden mit der Immobilie meist Jahre voller Erinnerungen oder ein fest eingeplantes Budget für ihren nächsten Lebensabschnitt. Ein Abweichen vom gewählten Angebotspreis wird daher oft als persönlicher oder finanzieller Verlust gewertet. Makler sollten deshalb nachvollziehbar vermitteln, wie ein realistischer Verkaufspreis zustande kommt, ohne die persönliche Sicht des Eigentümers außer Acht zu lassen.
• Die Käuferseite: Kaufinteressenten suchen meist nach dem passenden Lebensmittelpunkt. Die Motivation, die Wunschimmobilie zu finden, steht häufig im direkten Konkurrenzverhältnis zum eigenen Budgetrahmen. Einwände zum Modernisierungsbedarf oder zu Finanzierungskonditionen fungieren in der Preisverhandlung einer Immobilie häufig als Instrument zur Sicherung der eigenen Liquidität. Für Makler gilt es hier, konkrete Einwände von taktischen Preisargumenten zu unterscheiden und diese entsprechend in die weitere Verhandlung einzuordnen.

Kommen diese unterschiedlichen Interessenlagen nicht zueinander, entstehen schnell verhärtete Verhandlungsstände, die den gesamten Verkaufsprozess belasten. Die Aufgabe des Immobilienmaklers besteht nun darin, den Fokus von emotional geprägten Einzelpositionen auf eine objektive, datenbasierte Verhandlungsebene zu lenken. Eine professionell strukturierte Hausverkauf-Verhandlung löst Blockaden auf und schafft die sachliche Grundlage für eine Vereinbarung, die von beiden Seiten getragen wird.

Der Ablauf einer professionellen Hausverkauf-Verhandlung

Eine erfolgreiche Verhandlungsführung beginnt lange vor dem ersten konkreten Kaufangebot. Ohne eine saubere Vorbereitung und eine verlässliche Datenbasis verliert sie schnell an Stabilität.

Wertermittlung und Verhandlungsrahmen schaffen das Fundament

Bevor die eigentliche Preisverhandlung für eine Immobilie startet, erarbeitet der Immobilienmakler das argumentative Fundament. Dazu gehören zwei wesentliche Schritte:

1. Datenbasierte Wertermittlung: Eine fundierte Bewertung liefert die sachlichen Argumente, um unbegründeten Preisabschlägen der Käuferseite professionell entgegenzutreten. In onOffice enterprise lassen sich dafür alle relevanten Objektdaten zentral erfassen und für die weitere Vermarktung nutzen.
2. Festlegung des Verhandlungsrahmens: In Abstimmung mit dem Eigentümer werden Zielpreis, Schmerzgrenze sowie mögliche Zugeständnisse – wie Übergabetermine oder Inventarübernahmen – klar definiert.

Steht der Verhandlungsrahmen, lässt sich das Gespräch in vier Schritten einteilen:

Phase 1: Analyse des Erstgebots

Trifft ein Kaufangebot unterhalb des Angebotspreises ein, verlangt dies eine ruhige, sachliche Einordnung. Käufer steigen zu Beginn oft mit einem sehr niedrigen Gebot ein, um auszutesten, wie weit der Preis gedrückt werden kann. Für den Makler geht es in diesem Moment vor allem darum, den Eigentümer zu beruhigen, emotionale Reaktionen abzufangen und das Gebot sachlich mit dem abgesprochenen Verhandlungsrahmen abzugleichen.

Nicht bei jeder Vermarktung muss der Verkaufspreis jedoch im klassischen Einzelgespräch ausgehandelt werden. Das Bieterverfahren bietet eine alternative Verkaufsstrategie, bei der mehrere Kaufinteressenten innerhalb eines festgelegten Rahmens Gebote für eine Immobilie abgeben können.

Phase 2: Argumentation und Ausgleich

In dieser Phase entwickelt sich der eigentliche Dialog. Statt eine reine Zahlendiskussion zu führen, werden Argumente geschickt abgewägt. Preisliche Zugeständnisse werden dabei nie isoliert gewährt, sondern intelligent verzahnt – beispielsweise im Tausch gegen einen flexiblen Einzugstermin oder eine zeitnahe Abwicklung. So bleibt der Wert des Objekts gewahrt, während der Käufer Wertschätzung erfährt.

Ein Beispiel: Ein Käufer fordert wegen einer veralteten Heizung einen Preisnachlass von 15.000 Euro. Der Makler senkt den Preis jedoch nicht direkt, sondern schlägt einen früheren Übergabetermin vor. Dadurch spart der Käufer beispielsweise die Kosten für eine Zwischenmiete und erhält einen finanziellen Vorteil, während der vereinbarte Verkaufspreis bestehen bleibt.

Phase 3: Kompromissfindung und finale Einigung

Haben sich die Positionen durch nachvollziehbare Argumente und flexible Nebenabreden angenähert, wird der finale Konsens geformt. Ein erfolgreicher Abschluss zeichnet sich dadurch aus, dass sich keine Partei als Verlierer fühlt. Verkäufer wie Käufer sollten am Ende mit der Überzeugung hervorgehen, eine faire, nachhaltige Vereinbarung getroffen zu haben.

Phase 4: Verbindlichkeit schaffen

Ist die Einigung erzielt, gilt es, den gemeinsamen Erfolg abzusichern. Eine zeitnahe, schriftliche Zusammenfassung der Vereinbarung schafft absolute Klarheit, baut letzte Unsicherheiten ab und leitet den Übergang zum Notartermin fließend und stressfrei ein.

Objektbezogene Preisverhandlungen: Hauskauf vs. Wohnungskauf

Eine Preisverhandlung beim Hausverkauf unterscheidet sich nicht nur in den Zahlen, sondern vor allem in der zugrundeliegenden Käufermotivation von einer Eigentumswohnung. Wer die unterschiedlichen Beweggründe kennt, kann Verhandlungen wesentlich gezielter steuern:

Das Einfamilienhaus: der langfristige Lebensmittelpunkt

Beim Hauskauf steht fast immer die langfristige Lebensplanung im Fokus – etwa die Gründung einer Familie oder der Wunsch nach einem dauerhaften Zuhause. Käufer blicken auf das Gesamtpaket aus Grundstück, Substanz und Zukunftspotenzial. Verhandlungen drehen sich hier selten um Renditen, sondern um individuelle Modernisierungswünsche oder energetische Maßnahmen. Um unbegründeten Preisforderungen zu begegnen, hilft es, wenn Makler realistische Schätzungen zu anstehenden Gewerken oder Anpassungsmöglichkeiten griffbereit haben.

Die Eigentumswohnung: vom Eigenheim bis zur Kapitalanlage

Wer den Kaufpreis einer Wohnung verhandelt, verfolgt häufig andere Ziele. Wohnungen – insbesondere in städtischen Lagen oder Uninähe – dienen Kaufinteressenten oft als erste Zwischenstation, als Altersvorsorge oder als reine Kapitalanlage zur Vermietung. Dementsprechend nüchterner verläuft die Preisverhandlung beim Wohnungskauf:

• Im Fokus stehen Mietrenditen, die Höhe des Hausgeldes und der Zustand der Instandhaltungsrücklage.
• Einblicke in die Protokolle der Eigentümerversammlungen und eventuell anstehende Sonderumlagen schaffen Transparenz und nehmen Käufern die Unsicherheit, was die wirtschaftliche Planbarkeit betrifft.

Fazit: Vom Kaufpreis zur Gesamtkosten-Perspektive

Neben den gewohnt emotionalen Faktoren fließen heute immer mehr entscheidende Rahmenbedingungen in die Verhandlung ein. Steigende Bau- und Energiekosten machen Modernisierungen häufig unumgänglich. Käufern nützt ein scheinbar günstiger Kaufpreis wenig, wenn die monatliche Belastung durch hohe Neben- oder Sanierungskosten kaum bezahlbar wird.

Auf einem Markt mit knappem Budgetrahmen und strengen Bankauflagen stehen Immobilienmakler deshalb auf beiden Seiten in der Pflicht: Verkäufern müssen sie realistisch aufzeigen, welche Interessenten sich das Objekt leisten können. Käufern wiederum müssen sie transparent vorrechnen, welches Potenzial und welche Effizienz in der Immobilie stecken. Der klare Handlungsauftrag für die Praxis lautet daher: Makler sollten nicht mehr nur den Status quo verhandeln, sondern die Zukunft der Immobilie mitberechnen. Wer den Preis und die Gesamtkosten logisch verknüpft, schafft für beide Seiten die nötige Sicherheit für einen erfolgreichen Abschluss.

Warum ist Kundenbindung wichtig? Die Vorteile für Immobilienmakler

Neue Eigentümer, Verkäufer oder Kaufinteressenten zu gewinnen, kostet Zeit und Arbeit. Umso mehr lohnt sich ein Blick auf die Kontakte, die schon da sind.
Ein zufriedener Verkäufer kennt möglicherweise jemanden, der ebenfalls verkaufen möchte. Ein Käufer empfiehlt Ihr Maklerbüro weiter. Ein ehemaliger Kunde benötigt Jahre später erneut Ihre Expertise bei einer Immobilie.

Wer also auch nach dem Abschluss den Kontakt zu seinen Kunden pflegt, kann davon gleich mehrfach profitieren:

Mehr qualifizierte Empfehlungen erhalten

Persönliche Empfehlungen haben gerade im Immobiliengeschäft einen hohen Stellenwert. Wer eine Immobilie kaufen oder verkaufen möchte, orientiert sich häufig an den Erfahrungen von Freunden, Familie oder Bekannten.

Mehr Folgeaufträge

Auch Jahre nach dem ersten Abschluss kann für ehemalige Kunden wieder ein Immobiliengeschäft anstehen. Umso wichtiger ist es, dass Kunden Ihr Maklerbüro auch langfristig positiv in Erinnerung behalten.

Mehr positive Bewertungen

Zufriedene Kunden geben nicht automatisch eine Online-Bewertung ab. Eine persönliche und gut platzierte Anfrage kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Kunden ihre positive Erfahrung öffentlich teilen.

Eine stärkere Marktposition

Wer regelmäßig relevante Informationen liefert, etwa regionale Marktdaten oder Entwicklungen im eigenen Einzugsgebiet, zeigt Kunden auch Ihre fachliche Kompetenz.

5 Maßnahmen zur Kundenbindung für Immobilienmakler

Eine gute Kundenbindung orientiert sich an der Situation des jeweiligen Kunden. Fragen Sie sich deshalb, bevor Sie mit einem Kunden in Kontakt treten: Warum ist diese Information für genau diesen Kunden gerade relevant?
Die folgenden Maßnahmen und Instrumente zur Kundenbindung lassen sich gut in den Makleralltag integrieren und gezielt auf unterschiedliche Kundengruppen abstimmen:

1. Ein gelungenes Abschlussgespräch als Startpunkt nutzen

Ein Abschlussgespräch bietet eine gute Gelegenheit, auch nach der Schlüsselübergabe mit Ihrem Kunden in Kontakt zu bleiben. Bedanken Sie sich für das Vertrauen und nutzen Sie die Gelegenheit, ehrliches Feedback einzuholen.

Mögliche Fragen sind:

• Was hat Ihnen während der Zusammenarbeit besonders gut gefallen?
• An welcher Stelle hätten wir Sie noch besser unterstützen können?
• Welche Informationen wären für Sie künftig interessant?

Das Gespräch sollte nicht wie ein verdeckter Akquiseversuch wirken. Im Mittelpunkt stehen die Erfahrung des Kunden und ein wertschätzender Abschluss.
Dokumentieren Sie wichtiges Feedback. Wiederkehrende Hinweise zeigen, welche Abläufe gut funktionieren und wo Ihr Team Optimierungspotenzial hat.

2. Bewertungen und Empfehlungen aktiv anstoßen

Zufriedene Kunden teilen ihre guten Erfahrungen gerne – mit einer positiven Bewertung oder einer persönlichen Empfehlung. Trotzdem passiert beides nicht immer von allein.

Fragen Sie deshalb ruhig aktiv nach. Für eine Bewertung eignet sich besonders die Zeit kurz nach dem erfolgreichen Abschluss. Machen Sie es Ihren Kunden dabei so einfach wie möglich und schicken Sie beispielsweise direkt den Link zur gewünschten Bewertungsplattform mit.

Eine persönliche Nachricht könnte so aussehen:

„Liebe Frau Müller, ich freue mich, dass die Übergabe so gut geklappt hat. Wenn Sie zwei Minuten Zeit haben, würden wir uns sehr über eine Bewertung unserer Zusammenarbeit freuen. Hier finden Sie direkt den Link: [Bewertungslink]. Vielen Dank für Ihr Vertrauen!“

Auch Empfehlungen dürfen Sie offen ansprechen. Zufriedene Kunden empfehlen Sie gerne weiter, aber sie müssen wissen, dass Sie sich darüber freuen. Und wenn aus einer Empfehlung tatsächlich ein neuer Kontakt entsteht, zeigt ein persönliches Dankeschön Wertschätzung und stärkt zusätzlich die Beziehung.

3. Mit regionalem Marktwissen präsent bleiben

Was tut sich bei den Immobilienpreisen in der eigenen Nachbarschaft? Wie entwickelt sich der Mietmarkt? Solche Fragen bieten einen guten Anlass, auch nach dem Abschluss wieder ins Gespräch zu kommen. Entscheidend ist, Informationen auszuwählen, die zur Immobilie und zur Situation des ehemaligen Kunden passen.
Statt einen allgemeinen Newsletter an alle Kontakte zu versenden, können Sie beispielsweise einen Halbjahresbericht zur Entwicklung der Quadratmeterpreise in einem bestimmten Stadtteil erstellen. Darin können Sie die aktuellen Angebotspreise mit dem Vorjahreszeitraum vergleichen, Unterschiede zwischen Wohnungstypen aufzeigen oder auf Veränderungen bei Angebot und Nachfrage eingehen.

4. Den passenden Zeitpunkt für eine Werteinschätzung nutzen

„Was ist meine Immobilie heute eigentlich wert?“ Diese Frage kommt bei vielen Eigentümern früher oder später auf.

Eine aktuelle Werteinschätzung kann deshalb ein sinnvoller Anlass für eine erneute Kontaktaufnahme sein – vorausgesetzt, sie passt zur Situation des Kunden. Mögliche Anlässe sind beispielsweise deutliche Veränderungen am lokalen Immobilienmarkt, eine längere Zeit seit der letzten Bewertung oder ein konkretes Ereignis, bei dem der Immobilienwert wieder relevant wird.

Die Ansprache sollte einen Informations- und Beratungscharakter haben und keinen unnötigen Verkaufsdruck erzeugen. So können Sie beispielsweise auf eine veränderte Marktsituation hinweisen und anbieten, den aktuellen Wert der Immobilie unverbindlich neu einzuschätzen. Der Mehrwert für den Kunden steht dabei im Vordergrund – nicht ein möglicher neuer Auftrag.

5. Auch nach dem Notartermin erreichbar bleiben

Mit Notartermin und Schlüsselübergabe sind nicht immer alle Fragen erledigt. Eine kurze Nachricht mit hilfreichen Informationen zeigt, dass Ihre Betreuung nicht abrupt mit dem Abschluss endet.

Hilfreich kann beispielsweise eine kompakte „Was kommt nach der Schlüsselübergabe?“-Checkliste sein. Je nach Immobilie und Situation können Sie Kunden an folgende Punkte erinnern:

• Zählerstände dokumentieren und an die zuständigen Versorger übermitteln
• Strom, Gas, Wasser oder andere Versorgungsverträge prüfen oder anmelden
• Wichtige Unterlagen und Übergabeprotokoll sicher ablegen
• Versicherungen prüfen und gegebenenfalls anpassen
• Kontaktdaten relevanter Ansprechpartner, wie Hausverwaltung oder Hausmeister, bereithalten
• Bei Eigentum wichtige Informationen der WEG- und Hausverwaltung beachten

Welche Unterlagen werden noch benötigt? Welche Ansprechpartner sind nach dem Kauf wichtig? Welche organisatorischen Schritte folgen?

Kundenbindung verbessern: Diese Fehler sollten vermeiden

Mehr Kommunikation führt nicht automatisch zu mehr Loyalität. Einige typische Fehler können sogar den gegenteiligen Effekt haben.

Zu hohe Kontaktfrequenz

Wer jede Woche mit Newsletter, Marktbericht und Verkaufsangebot im Postfach auftaucht, bleibt zwar präsent, aber nicht immer positiv. Stimmen Sie Ihre Kontaktpunkte deshalb aufeinander ab.

Gleiche Nachricht an alle Kontakte

Der Marktbericht für Kapitalanleger landet beim frisch eingezogenen Eigenheimbesitzer? Solche Nachrichten wirken schnell beliebig. Nutzen Sie Ihre Kundendaten, um Inhalte gezielter auszuspielen.

Kontakt nur bei Verkaufsinteresse

Wer sich nur meldet, wenn gerade ein neuer Auftrag in Aussicht ist, zeigt wenig Interesse an einer langfristigen Beziehung.

Unpersönliche Automatisierung

Automatisierte Abläufe sind hilfreich, sollten aber immer geprüft werden. Unpassende Anreden oder Standardtexte können das Vertrauen negativ beeinflussen.

Fehlende Zuständigkeiten

Auch intern braucht Kundenbindung Struktur: Legen Sie fest, wer für Wiedervorlagen, Bewertungsanfragen und Follow-ups verantwortlich ist, und überprüfen Sie regelmäßig, welche Maßnahmen funktionieren.

Fazit: Gute Kundenbindung muss nicht kompliziert sein

Kundenbindung braucht weder eine lange Maßnahmenliste noch ständige Nachrichten. Oft reichen wenige gut gewählte Kontaktpunkte, um auch nach dem Abschluss positiv im Gedächtnis zu bleiben.

Dafür helfen ein paar feste Routinen im Arbeitsalltag. Planen Sie schon beim Abschluss die Bewertungsanfrage, setzen Sie eine Wiedervorlage für den nächsten persönlichen Kontakt und überlegen Sie, welche Informationen später wirklich relevant sein könnten. So wird Kundenbindung zum festen Teil Ihres Arbeitsalltags und aus einem guten Abschluss entsteht im besten Fall die nächste Empfehlung.

Veraltete Lageplan-Tools aus der Dateiverwaltung entfernt

Mit dem Geolyzer 2.0 steht Ihnen ein leistungsstarkes und kostenfreies Feature zur Erstellung von Lageplänen zur Verfügung. Im Zuge dieses Upgrades deaktivierten wir die Funktion den Buttons „Lageplan erstellen“ im Dateien-Reiter einer Immobilie.

Wichtig: Um den Geolyzer 2.0 nutzen zu können, müssen Sie ihn zunächst kostenfrei über den onOffice Marketplace aktivieren.

Der Wechsel lohnt sich: Der Geolyzer 2.0 bietet Ihnen gegenüber der bisherigen Lageplan-Funktion unter anderem:

• Automatisierte Mikrolagenanalyse: Eine Vielzahl relevanter Datenpunkte wird automatisch ausgewertet.
• Belastbare Lage-Insights auf Knopfdruck: Statt eines reinen Lageplans erhalten Sie fundierte Informationen zur Umgebung einer Immobilie.
• Visuell und verständlich aufbereitet: Komplexe Standortdaten werden übersichtlich dargestellt und lassen sich einfach vermitteln.
• Vielseitig einsetzbar: Nutzen Sie die Ergebnisse für Exposés, Kundengespräche, Einwertungen und eine professionelle Immobilienberatung.
• Kostenfrei verfügbar: Nach der Aktivierung im onOffice Marketplace können Sie den Geolyzer 2.0 direkt nutzen.

MS Graph Sync: Blacklist für Mail-Adressen

Im MS Graph Sync lässt sich eine Blacklist für E-Mail-Adressen hinterlegen. Bei der Terminsynchronisation legt das System für Adressen dieser Liste keine automatischen Adressdatensätze mehr an. Die Konfiguration befindet sich unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter „Allgemein“, Kategorie „Microsoft Outlook-Synchronisation“.

Kennzeichnung für KI-generierte Bilder

Bilder, die mit dem Image Optimizer oder dem Virtual Staging Service des onOffice AI Studios erstellt werden, erhalten im Dateititel automatisch den Zusatz „KI-generiert“.

Elektronische Widerrufsfunktion: optimierte Link-Einstellungen

Bei Nutzung des Permanent-Links (Agreementlink) der elektronischen Widerrufsfunktion muss die Option „Vertragsdaten übernehmen“ aktiviert werden, um Adress- und Immobiliendaten zu übertragen.

Elektronische Widerrufserklärung: CI-Schriftfarbe übernommen

Das Online-Formular für die elektronische Widerrufserklärung übernimmt die in den Grunddaten der Grundeinstellungen hinterlegte CI-Schriftfarbe.

Umbenennung des Reiters „Widerruf“ zu „Maklervertrag“

Der Reiter „Widerruf“ in den Grundeinstellungen wurde in „Maklervertrag“ umbenannt. Die Konfigurationen für den Agreementlink bleiben an dieser Stelle bestehen.

Keine Leerübertragungen beim Massenteilabgleich

Wenn bei einem Massenteilabgleich keine geänderten Immobilien vorliegen, übermittelt onOffice enterprise keine leeren Übertragungsdateien mehr an Portale.

API-Call: Schreibschutz für Termine

Ein neuer API-Call ermöglicht das Setzen eines Schreibschutzes für einzelne Termine. Dadurch wird der Schreibzugriff über die Datensatzrechte entzogen.

Impressum in Teilabgleichen übertragen

Wenn die Übertragung von Impressumsdaten in der Portalkonfiguration aktiviert ist, sendet das System diese Daten auch bei Teilabgleichen an die Portale.

Rechte-Export: alle Rechte im Überblick

Der Rechte-Export über die Benutzerliste gibt den vollständigen Umfang aller vergebenen Benutzerrechte statt nur der Hauptmodule aus.

Newsletter-Abmeldelink ohne Adress-Betreuer

Der Link zur Abmeldung vom Newsletter funktioniert auch dann, wenn der betreffenden Adresse kein Betreuer zugewiesen ist.

Angepasstes Layout der Benutzerliste in Templates

Unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Templates (zweiter Reiter der Detailansicht) nutzt die Liste der zugewiesenen Benutzer nun das Layout der Standard-Benutzerliste.

Versetzen individueller Kategorien in der Adress- und Objektverwaltung

Eigene Kategorien in der Adress- und Objektverwaltung sind nicht mehr fest an einen bestimmten Reiter gebunden. Individuell erstellte Kategorien lassen sich in andere Hauptreiter spiegeln oder verschieben. Bei dem Versuch, die letzte verbliebene Kategorie zu löschen, erhalten Sie eine hilfreiche Fehlermeldung, die Sie vor unbeabsichtigten Aktionen bewahrt.

Präzisere OpenImmo-Übertragung für Immobilienanlagen

Bei der Übertragung von Immobilienanlagen an OpenImmo-Portale fließen ausschließlich aktive Einheiten in die Preis- und Flächenspannen ein. Verkaufte oder vermittelte Einheiten werden ausgeschlossen.

CAD-Austauschdateien in Immobilien

In der Immobilienverwaltung können Sie für die Dateikategorie „CAD-Austausch“ ab sofort auch Dateien in den Formaten DWG und GAEB hochladen und nutzen. Diese Formate sind im Bauwesen gebräuchlich, um Baupläne und Ausschreibungsdaten auszutauschen.

Verknüpfung der Aktivität „Immobilienvervollständigung“

Sobald eine Immobilienvervollständigung ausgefüllt wird, wird die zugehörige Aktivität sowohl beim Objekt als auch in den Kontaktdaten des Eigentümers dokumentiert.

„Letzte Aktion“ beim Löschen von Aktivitäten

Beim Löschen einer Aktivität setzt das System das Datum der „Letzten Aktion“ automatisch auf den vorherigen gültigen Wert zurück.

Eindeutige Dateinamen für Exposé-Downloads bei Maklerverträgen

Ab sofort generiert das System beim Herunterladen von Exposé-Dateien als ZIP-Archiv automatisch einen eindeutigen Dateinamen. Das erleichtert Ihren Kunden die Zuordnung, besonders wenn mehrere Objekte gleichzeitig angefragt wurden. Bei Maklerverträgen mit Immobilienverknüpfung (Standard) folgt die Benennung diesem Schema: Dokumente_Expose_Immobilie_[ImmoNr].zip
Beispiel: Dokumente_Expose_Immobilie_28.zip

Kennzeichnung privater Termine für Teilnehmer des Termins

Ein Schloss-Symbol in der Kalender-Kachel zeigt an, ob ein Termin als privat oder vertraulich gekennzeichnet ist.

Formatierung der Aktivitäten bei Preisänderungen

Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Tab „Sonstiges“ lässt sich die automatische Erstellung von Aktivitäten bei Preisänderungen aktivieren. Der Beschreibungstext dieser Aktivitäten wurde überarbeitet und strukturierter formatiert.

Direkter Aufruf der Objekt-URL

Das Feld „URL zum Objekt“ im Reiter Vermarktung enthält einen direkten Link. Die verknüpfte Webseite öffnet sich per Klick auf die Feldbezeichnung.

Neue Distanzfelder in der Immobilienverwaltung

In der Immobilienverwaltung stehen neue Felder für Distanzen zur Sekundarschule, Berufsschule und zum Bachillerato bereit. Über den Marketplace-Dienst „Geolyzer 2.0“ werden diese Felder automatisch befüllt.

Neuer Portalfilter für übersichtlichere Eingabemasken

Administratoren können Eingabefelder und Schlüssel ab sofort direkt an bestimmte Portale koppeln. Ist ein Portal in Ihrem System nicht aktiv, blendet onOffice enterprise die dazugehörigen Felder für Sie automatisch aus. Das sorgt für eine aufgeräumte Benutzeroberfläche und schützt vor Fehleingaben bei Ihren Objekten und Adressen.

Vereinfachter Aufgabenstatus

Das Feld „Stand Bearbeitung“ bei Aufgaben wurde entfernt. Aufgaben enthalten nur noch die Statuswerte „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“, „Klärungsbedarf“ und „Zurückgestellt“.

Mehr Übersicht in der Aktionsleiste bei Aufgaben

Die Aktionsleiste in der Aufgabendetailansicht ist nun übersichtlicher: Die Hauptaktionen „Aufgabe erledigen / reaktivieren“ sowie „Timetracking starten / stoppen“ sind ab sofort rechtsbündig ausgerichtet und visuell hervorgehoben. Das sorgt für eine klare Trennung zu den übrigen Menüeinträgen.

Sicherheits-Update beim Passwort-Reset

Bei einem Passwort-Reset gibt das System die Ziel-E-Mail-Adresse nicht mehr in der Bestätigungsmeldung aus.

onOffice App

Neue Features in der iOS- und Android-App

Administrationshinweise zu Immobilien- und Adressdatensätzen

Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Hinweise definierte Hinweise zu Immobilien- und Adressdatensätzen werden beim Öffnen des jeweiligen Datensatzes nun auch in der onOffice App angezeigt.

Neue Features in der iOS-App

E-Mails mit KI zusammenfassen

Lassen Sie E-Mails direkt in der onOffice App per KI zusammenfassen. Tippen Sie dazu in der E-Mail-Detailansicht oben rechts auf „Zusammenfassen“. Die Verarbeitung erfolgt lokal auf Ihrem Gerät, ohne dass Ihre E-Mail-Inhalte dieses verlassen – ein echtes Plus für den Datenschutz. Voraussetzung für diese Funktion ist Apple Intelligence (verfügbar auf iPhone 15 Pro oder neuer).

E-Mails an getrennte Empfänger senden

Die Funktion „Getrennte Empfänger“ steht Ihnen nun auch in der App zur Verfügung. Damit senden Sie eine E-Mail gleichzeitig an mehrere Personen, wobei jeder Empfänger eine eigene, personalisierte Nachricht erhält und die anderen Empfänger nicht sehen kann. Die Funktion finden Sie, wenn Sie im E-Mail-Editor unten auf das Adress-Icon tippen und im Menü „Getrennte Empfänger“ auswählen.

Benutzerkürzel im Adresszuordnungsdialog

Bei der Adresszuordnung einer E-Mail wird in der Trefferliste das Benutzerkürzel des zuständigen Betreuers in Klammern neben dem Namen angezeigt.

Exposé-Versand aus dem E-Mail-Reader optimiert

Ist im E-Mail-Reader eine Immobilie zugeordnet, wählen Sie über das Antwort-Menü die Option „Exposé versenden“ aus. Anschließend öffnet sich der E-Mail-Editor, in dem die passende Kombination aus Vorlage und Exposé bereits vorausgewählt ist.

Verbesserte Offline-Nutzung

Termine, Aufgaben und Aktivitäten können offline angelegt oder bearbeitet werden. Die App speichert die Daten lokal und synchronisiert sie sowie Dateiuploads automatisch bei bestehender Internetverbindung.

onOffice WP-Websites

Favicon-Upload über das Backend

Das Favicon wird über eine Upload-Schnittstelle im WordPress-Backend verwaltet (WP-Website >> Globale Einstellungen >> Seiten: Favicon).

Flexible Layout-Option für den Block Erfolgszähler

Beim Block „Erfolgszähler“ lassen sich Überschrift und Beschreibungstext nebeneinander anordnen.

Service-Portal für WP-Websites

Konfiguration kumulierter Statistiken

Kumulierte Statistiken bei Eigentümer-Immobilien im Service-Portal können für das Frontend ausgeblendet werden (Einstellungen unter: onOffice WP-Websites >> Eigentümer Reporting >> Gestaltung Statistiken).

Verifizierung zusätzlicher URLs

Weitere URLs lassen sich verifizieren, um Service-Portale auf unterschiedlichen Websites einzubinden. Die Verwaltung erfolgt zentral über einen Mandanten.

Vereinfachter Dokumentenupload

Beim Upload von Dokumenten durch Eigentümer entfällt die manuelle Zuordnung der Dokumentart. Der Upload erfolgt über ein einziges Eingabefeld.

onPointment

Filterung nach Benutzergruppen

Bei der Terminkonfiguration lässt sich festlegen, dass nur Benutzer aus der eigenen Gruppe in der Auswahl angezeigt werden.

Nachrichtenfeld bei Buchungen

Im onPointment Frontend steht ein Formularfeld für persönliche Mitteilungen bei der Terminbuchung zur Verfügung. Diese Nachricht wird per E-Mail versendet und nicht im Termin als Notiz gespeichert.

AGB-Checkbox

Das onPointment Buchungsformular enthält eine konfigurierbare Checkbox zur Zustimmung der AGB.

Globale Datenschutzeinstellung

Ein neuer Tab ermöglicht das Hinterlegen einer globalen Datenschutz-URL, die bei neuen Konfigurationen standardmäßig übernommen wird und individuell angepasst werden kann.

Marketplace-News

Neuer Service: Lora Maklerbewertung von on-geo

Die Lora Maklerbewertung ermöglicht schnelle, fundierte Immobilienbewertungen nach Sachwert-, Ertragswert- und Vergleichswertverfahren. Relevante Markt- und Objektdaten stellt das System automatisch bereit und ergänzt sie durch Grundbuchauszüge, Kartenmaterial sowie Standort- und Wohnmarktanalysen.

Neuer Service: BauDarlehen24

BauDarlehen24 bietet Ihren Interessenten die passende Immobilienfinanzierung direkt aus onOffice enterprise heraus. Vergleichen Sie Konditionen von über 520 Banken, erstellen Sie Finanzierungsbeispiele und verfolgen Sie den Finanzierungsstatus – kostenfrei und automatisch dokumentiert.

Neuer Service: Noa Cowork

Noa Cowork ist ein telefonischer KI-Assistent für onOffice enterprise. Per Sprachanweisung lassen sich E-Mails versenden, Aufgaben und Termine verwalten sowie Aktivitäten direkt bei Kontakten und Immobilien dokumentieren. Alle Aktionen sind individuell steuerbar und in onOffice enterprise nachvollziehbar – auch unterwegs und innerhalb weniger Minuten einsatzbereit.

Update: propform.io

propform ist bereits in Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügbar. Ab dem 1. September 2026 können Sie diesen Service auch in Italien, Spanien und Kroatien nutzen. Damit verbunden sind neue Sprachoptionen: Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch stehen Ihnen nun zur Verfügung.

Warum die Immobilienbewertung längst zum Standard gehört

Für viele Maklerinnen und Makler ist die initiale Immobilienbewertung heute schon weit mehr als nur ein zusätzlicher Service. Sie bildet die Basis der zukünftigen Zusammenarbeit mit den Eigentümerinnen und Eigentümern und ermöglicht so erst den Verkaufsauftrag. Umso wichtiger ist es, die Bewertung so nachvollziehbar und fachlich belastbar wie möglich durchzuführen. So erhält man gleichzeitig eine wertvolle Argumentationsgrundlage, die dabei helfen kann, eine unrealistische Preisvorstellung seitens der Eigentümer frühzeitig einzuordnen sowie eine erfolgreiche Vermarktung voranzutreiben.

Was Effizienz mit Kundenservice gemein hat

Im Zuge der Digitalisierung lassen sich einige Arbeitsschritte heute deutlich effizienter gestalten als noch vor wenigen Jahren. Doch Digitalisierung bedeutet nicht zwangsläufig, jeden Arbeitsschritt vollständig zu automatisieren. Vielmehr geht es darum, Technologie dort anzuwenden, wo sie aufgrund sich wiederholender Abläufe ihre Wirkung entfalten und gleichzeitig einen zusätzlichen fachlichen Mehrwert bieten.

Gerade deshalb lohnt sich ein Blick auf wiederkehrende und ineffiziente Prozesse. Die professionelle Bewertung einer Immobilie etwa bringt genau solche Arbeitsschritte mit sich, die dadurch ein hohes Automatisierungspotenzial bieten. Dazu zählen etwa die Erfassung der Objektdaten, das Übertragen von Adressen, die Prüfung der Flächen und zahlreiche weitere Informationen, die wiederholt in unterschiedliche Systeme eingepflegt werden müssen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern lässt Maklerinnen und Maklern folgerichtig weniger Raum für einen herausragenden Kundenservice. Jede Minute, die in solche Routinetätigkeiten fließt, fehlt letztlich an anderer Stelle. Das ist wertvolle Zeit, die in die persönliche Beratung von Kunden oder die sorgfältige Beantwortung individueller Fragen investiert werden könnte.

Die Herausforderung: Zeitverlust durch ständige Medienbrüche

Viele Maklerinnen und Makler kennen die Situation: Die Immobilie ist bereits vollständig in ihrem CRM angelegt und sämtliche Objektinformationen, Kundendaten sowie Eckdaten zur Immobilie liegen vor. Doch um eine abschließende Wertermittlung durchführen zu können, müssen die Informationen häufig noch einmal in eine separate Anwendung übertragen werden. In Summe kostet dieser Prozess wertvolle Minuten, die in einem hektischen Makleralltag an anderer Stelle fehlen. Hinzu kommt die Gefahr von Übertragungsfehlern: Werden Informationen mehrfach von einem System in ein anderes übertragen, steigt zwangsläufig auch das Risiko kleiner Eingabefehler oder inkonsistenter Datenbestände.

Systeme sollten zusammenarbeiten statt gegeneinander

Digitale Prozesse entfalten ihren größten Nutzen, wenn unterschiedliche Anwendungen miteinander kommunizieren und zeitgleich genutzt werden können. Mehrfache Dateneingaben hingegen gehören längst nicht mehr zum zeitgemäßen Arbeiten. Der Makleralltag würde demnach maßgeblich davon profitieren, wenn vorhandene Informationen stattdessen automatisiert übernommen werden könnten. Dadurch ließe sich nicht nur der Bearbeitungsaufwand reduzieren, sondern es entsteht ebenfalls ein durchgängiger Workflow.

Gemeinsam mit on-geo by Accumin hat onOffice nun eine neue Schnittstelle geschaffen, um genau dieses Problem zu lösen. Maklerinnen und Makler haben ab sofort die Möglichkeit über die neue Schnittstelle professionelle Immobilienbewertungen mit Lora direkt aus ihrem gewohnten CRM-System heraus zu erstellen. Dabei gehört das manuelle Abtippen der Vergangenheit an: die Lora Maklerbewertung übernimmt automatisch die relevanten Objekt- und Kundendaten. Damit wird keine erneute manuelle Eingabe der Daten notwendig und der gesamte Bewertungsprozess wird maßgeblich beschleunigt.

Systemwechsel war gestern – Integration ist heute

Künftig startet eine Immobilienbewertung somit nicht mehr mit einem Wechsel in eine andere Anwendung, sondern unmittelbar aus onOffice. Dabei werden die bereits vorhandenen Objektdaten automatisch übernommen. Je nach Immobilientyp stehen alle marktüblichen Bewertungsverfahren zur Verfügung.

Dazu zählen:

• das Vergleichswertverfahren: Die Wertermittlung erfolgt anhand der Verkaufspreise vergleichbarer Immobilien, die sich in Lage, Größe und Ausstattung ähneln.
• das Sachwertverfahren: Die Wertermittlung erfolgt auf Basis des Bodenwerts sowie der Herstellungskosten des Gebäudes, wobei Alter und Zustand der Immobilie berücksichtigt werden.
• das Ertragswertverfahren: Die Wertermittlung erfolgt auf Grundlage der nachhaltig erzielbaren Mieteinnahmen sowie des Bodenwerts und wird vor allem bei vermieteten oder gewerblich genutzten Immobilien angewendet.

Auf Basis der vorhandenen Objektinformationen entsteht so innerhalb kurzer Zeit eine professionelle Markteinschätzung für Eigentümergespräche oder zur Vorbereitung der späteren Immobilienvermarktung.

Transparente Nutzung ohne langfristige Bindung

Nicht jeder Makler erstellt täglich Immobilienbewertungen. Häufig schwankt der Bedarf nach einem Bewertungstool je nach Auftragslage oder Vermarktungsphase. Der Abschluss zusätzlicher Abonnements für ein Tool, bei dem die tägliche Nutzung nicht gewährleistet ist, kann somit schnell zu einer Kostenfalle werden.

Das Pay-per-Use-Modell löst das Problem, ehe es entsteht: Die Nutzung der Lora Maklerbewertung erfolgt deshalb ohne zusätzliches Abonnement oder monatliche Grundgebühr. Nutzer zahlen ausschließlich für tatsächlich durchgeführte Bewertungen. Gerade für kleinere Maklerbüros oder Unternehmen mit wechselndem Bewertungsaufkommen schafft dieses Modell zusätzliche Flexibilität.

In wenigen Schritten zur professionellen Immobilienbewertung

Die Integration der Lora Maklerbewertung im onOffice CRM wurde bewusst so entwickelt, um einen Medienbruch zu vermeiden und einen durchgängigen Workflow zu ermöglichen. Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:

1. Immobilie in onOffice auswählen:
Über das Immobilien-Symbol in der Menüleiste öffnet sich eine Übersicht aller bereits angelegten Immobilien. Hier können Nutzer die gewünschte Immobilie direkt aus der Übersicht auswählen.

2. Lora direkt aus onOffice öffnen:
Nach Auswahl des gewünschten Objekts gelangt der Nutzer mit einem Klick auf „on-geo GmbH“ bzw. „Lora“ direkt in die Lora-Anwendung.

3. Anmelden und Daten übernehmen:
Nach der Anmeldung mit den persönlichen Lora-Zugangsdaten werden die Objekt- und Kundendaten der ausgewählten Immobilie automatisch übernommen.

4. Bewertungsauftrag anlegen:
Über „Neuen Auftrag anlegen“ und anschließend „Auftrag anlegen“ wird mit wenigen Klicks ein neuer Bewertungsauftrag erstellt. Die übernommenen Daten werden während des Prozesses stets mitgeführt. Der Auftrag wird anschließend über „Auftrag in Lora öffnen“ geöffnet.

5. Bewertung bearbeiten und Ergebnis erstellen:
Die übernommenen Informationen können vor dem Start der Bewertung geprüft und bei Bedarf ergänzt oder angepasst werden. Über den Menüpunkt „Ergebnis“ lässt sich die Marktwerteinschätzung mit einem Klick auf „PDF-Ausdruck erzeugen“ als PDF herunterladen.

6. Bewertungen jederzeit wieder abrufbar
Sobald ein Auftrag den Status „Auftrag abgeschlossen“ erreicht hat, kann die Immobilie jederzeit erneut über onOffice geöffnet werden. Von dort aus besteht die Möglichkeit, einen neuen Auftrag oder eine Folgebewertung anzulegen, den bestehenden Auftrag in Lora aufzurufen oder das Ergebnis inklusive PDF erneut abzurufen.

Fazit

Professionelle Immobilienbewertungen gehören zum festen Bestandteil moderner Maklerarbeit. Entscheidend ist heute jedoch nicht mehr nur die Qualität der Bewertung selbst, sondern auch wie effizient sie sich in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt. Dabei beginnt Automatisierung im Makleralltag nicht erst mit den großen Innovationen. Vielmehr sind es die kleinen Verbesserungen, die im Alltag den größten Unterschied machen.

Wenn Objektdaten nicht mehrfach eingepflegt werden müssen und Anwendungen nahtlos zusammenarbeiten, entstehen effizientere Prozesse, die den Arbeitsalltag vieler Maklerinnen und Makler maßgeblich erleichtern können. Die direkte Integration der Lora Maklerbewertungen im onOffice CRM ermöglicht nicht nur einen durchgängigen Workflow, sondern reduziert gleichzeitig die notwendigen Dateneingaben und manuellen Arbeitsschritte auf ein Minimum. So bleibt mehr Raum für die Aufgaben, die sich nicht automatisieren lassen: die Beratung, die Vermarktung und der direkte Austausch mit Kunden.

Hinweis: Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von on-geo.

Kundenbeziehungen aufbauen: Was macht eine gute Kundenbeziehung im Maklergeschäft aus?

Kundenbeziehungen aufzubauen bedeutet im Maklergeschäft, dass sich Kunden über den gesamten Verkaufsprozess hinweg verstanden, gut informiert und zuverlässig begleitet fühlen. Diese Beziehung entsteht durch alle Kontakte zwischen Ihrem Maklerbüro und einer Person – vom ersten Telefonat über E-Mails und Besichtigungen bis hin zu Rückfragen oder Beschwerden. Jede dieser Begegnungen prägt das Bild, das Kunden von Ihrer Arbeit gewinnen.

Eine nachhaltige Kundenbeziehung beruht vor allem auf vier Faktoren: Vertrauen, Verlässlichkeit, Transparenz und persönliche Relevanz. Ihre Kunden möchten wissen, was als Nächstes passiert. Sie erwarten realistische Aussagen und Informationen, die zu ihrer Lage passen. Ebenso wichtig ist ein Ansprechpartner, der den bisherigen Verlauf kennt.

Ob eine Kundenbeziehung als positiv wahrgenommen wird, zeigt sich häufig in kleinen Details: Werden Rückfragen zeitnah beantwortet? Sind Absprachen für alle Beteiligten nachvollziehbar? Erhalten Kunden auch dann eine Rückmeldung, wenn es keinen neuen Stand gibt? Wer hier konsequent handelt, schafft Orientierung und zeigt seinen Kunden, dass ihre Anliegen ernst genommen werden.

Warum Immobilienmakler Kundenbeziehungen aufbauen und pflegen sollten

Gute Kundenbeziehungen erleichtern Immobilienmaklern die tägliche Arbeit und können den gesamten Vermittlungsprozess effizienter machen. Je besser Makler die Ziele, Erwartungen und Rahmenbedingungen ihrer Kunden kennen, desto gezielter können Sie beraten, Angebote auswählen und weitere Schritte vorbereiten.

Für Immobilienmakler bedeutet das konkret: Eigentümer teilen Erwartungen, Bedenken oder Veränderungen eher mit. Kaufinteressenten formulieren Budget, Zeitplan und Suchkriterien genauer. Dadurch stehen relevante Informationen früher zur Verfügung und Entscheidungen lassen sich besser vorbereiten. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass fehlende Angaben oder unterschiedliche Erwartungen erst kurz vor dem Abschluss auffallen.

Auch organisatorisch zahlen sich gute Kundenbeziehungen aus. Klare Absprachen und ein kontinuierlicher Informationsaustausch reduzieren unnötige Rückfragen und Abstimmungsschleifen.

Eine gute Kundenbeziehung bringt Immobilienmaklern gleich mehrere Vorteile:

• bessere Informationen für Vermarktung und Beratung
• realistische Erwartungen auf allen Seiten
• weniger Rückfragen und Reibungsverluste
• höhere Zufriedenheit während des gesamten Auftrags
• mehr Vertrauen in Ihre Arbeitsweise

Kundenbeziehungen aufbauen: ein Leitfaden in sieben Schritten

1. Den Erstkontakt als Beratung verstehen

Schon die erste Antwort zeigt Eigentümern und Interessenten, wie die weitere Zusammenarbeit mit Ihrem Maklerbüro aussehen könnte. Reagieren Sie zeitnah und gehen Sie auf das konkrete Anliegen ein. Eine schnelle Standardantwort zeigt zwar Aktivität, schafft aber noch keine Nähe. Greifen Sie deshalb mindestens einen Punkt aus der Anfrage auf und nennen Sie den nächsten sinnvollen Schritt.

Stellen Sie offene Fragen: Was ist der Anlass für den Verkauf? Welche Frist ist wichtig? Was muss eine Immobilie für den Interessenten erfüllen? So sammeln Sie nicht nur Daten. Sie zeigen, dass Sie die Situation verstehen möchten.

2. Erwartungen früh und ehrlich klären

Ein Eigentümer rechnet mit einem Verkauf innerhalb von vier Wochen. Sie gehen von drei Monaten aus. Wird darüber im Erstgespräch nicht offen gesprochen, entsteht schnell Enttäuschung – obwohl fachlich alles richtig gemacht wurde. Besprechen Sie daher früh, welche Leistungen Sie übernehmen, welche Angaben Sie benötigen und in welchem Zeitraum realistische Ergebnisse zu erwarten sind. Das gilt auch für den Angebotspreis.

Ein hoher Wunschpreis mag im ersten Gespräch angenehm wirken. Eine gut begründete Einschätzung schafft jedoch mehr Vertrauen. Erklären Sie Ihre Empfehlung mit Marktkenntnis, Vergleichswerten und der Lage des Objekts. So bleibt Ihre Beratung nachvollziehbar.

3. Einen festen Kommunikationsrahmen vereinbaren

Nicht jeder Kunde möchte nach jedem Termin angerufen werden. Andere wünschen eine enge Begleitung. Klären Sie, welcher Kommunikationsweg passt und wie oft Rückmeldungen sinnvoll sind. Für einen vielbeschäftigten Kapitalanleger reicht beispielsweise ein kurzes wöchentliches Update per E-Mail mit den wichtigsten Kennzahlen. Eine Eigentümerin, die ihr Elternhaus verkauft, wünscht sich dagegen vielleicht nach jeder Besichtigung ein kurzes persönliches Telefonat.

Auch eine Rückmeldung ohne neues Ergebnis ist wertvoll. Ein kurzer Hinweis wie „Die Unterlagen liegen beim Notariat, der nächste Stand folgt am Donnerstag“ schafft Sicherheit. Kunden müssen dann nicht selbst nachfragen.

4. Komplexe Inhalte verständlich erklären

Grundbuchauszug, Reservierung, Finanzierungsbestätigung: Begriffe aus dem Makleralltag sind nicht für alle Kunden selbstverständlich. Erklären Sie Fachwörter kurz, sobald sie relevant werden. Zeigen Sie außerdem, welche Schritte nach einem Dokument oder einer Entscheidung folgen.

Kunden müssen nicht jedes Detail des Grundbuchs verstehen. Sie möchten wissen, welche Entscheidung sie als Nächstes treffen müssen. Genau dabei hilft eine gute Beratung. Nutzen Sie Beispiele, kurze Zusammenfassungen und klare Empfehlungen und prüfen Sie immer, ob noch Fragen offen sind.

5. Informationen persönlich und passend auswählen

Persönliche Kommunikation beginnt nicht mit dem Vornamen in einer Serienmail, sondern mit der Auswahl der richtigen Inhalte. Ein Kapitalanleger braucht andere Angaben als eine Familie, die selbst einziehen möchte. Eine Erbengemeinschaft hat andere Fragen als ein Eigentümer, der bereits mehrfach verkauft hat.

Berücksichtigen Sie die Motive, Prioritäten und bisherigen Absprachen Ihrer Kunden. So erhält jede Person genau die Informationen, die für ihre Entscheidung relevant sind. Das spart Zeit, vermeidet unnötige Rückfragen und zeigt, dass Sie die individuelle Situation Ihrer Kunden verstehen.

6. Zusagen dokumentieren und einhalten

„Ich melde mich morgen“ ist eine kleine Aussage mit großer Wirkung. Bleibt der Rückruf aus, leidet das Vertrauen. Erfassen Sie Aufgaben deshalb direkt und verbinden Sie diese mit einem Termin und einer Zuständigkeit.

Eine zentrale Dokumentation in Ihrer Maklersoftware verhindert zudem, dass Kunden ihre Geschichte bei jedem Kontakt neu erzählen müssen. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen im Büro an einem Auftrag arbeiten. So bleibt jeder im Team auf dem gleichen Stand – und Ihre Kunden können sich auf eine durchgängig professionelle Betreuung verlassen.

7. Aktiv um Rückmeldung bitten

Warten Sie nicht bis zum Abschluss, um nach Zufriedenheit zu fragen. Kurze Feedbackfragen passen an mehrere Stellen: nach dem Erstgespräch, nach einer Besichtigung oder nach einer wichtigen Vermarktungsphase. Fragen Sie konkret: „War die Vorbereitung auf den Termin für Sie vollständig?“ liefert mehr Orientierung als „War alles gut?“

Nehmen Sie Feedback ernst und greifen Sie es im weiteren Verlauf auf. So zeigen Sie Ihren Kunden, dass ihre Rückmeldung gehört wird. Das stärkt das Vertrauen und gibt Ihnen die Möglichkeit, Unzufriedenheit frühzeitig aufzufangen.

Die folgende Checkliste bietet einen schnellen Überblick über die sieben wichtigsten Schritte. Sie eignet sich auch als praktische Orientierung für Ihr Maklerbüro, damit alle Mitarbeitenden Kunden einheitlich und professionell betreuen.

Beschwerdemanagement: Kundenbeziehungen durch Customer Care erfolgreich managen

Erst wenn etwas nicht nach Plan läuft, zeigt sich, wie belastbar eine Kundenbeziehung wirklich ist. Eine Besichtigung wird verschoben, eine Rückmeldung kommt zu spät oder Erwartungen gehen auseinander. Entscheidend ist dann nicht, dass ein Problem entstanden ist, sondern wie Ihr Büro damit umgeht.

Customer Care bezeichnet die verlässliche Betreuung an allen Kontaktpunkten. Dazu gehört auch ein Beschwerdemanagement, das Kritik ernst nimmt, Ursachen klärt und gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung findet. Antworten Sie zuerst auf das Anliegen, nicht auf den Ton. Bestätigen Sie, was Sie verstanden haben, und nennen Sie einen festen Zeitpunkt für die weitere Rückmeldung.

Ein praxistauglicher Ablauf besteht aus fünf Schritten:

1. Hören Sie zu und lassen Sie den Kunden den Sachverhalt schildern.
2. Fassen Sie das Anliegen in eigenen Worten zusammen.
3. Klären Sie intern Ursache, Zuständigkeit und Spielraum.
4. Vereinbaren Sie eine Lösung mit Termin.
5. Fragen Sie nach, ob das Anliegen damit geklärt ist.

Angenommen, eine Besichtigung muss kurzfristig verschoben werden: Der Interessent ist verärgert, weil er sich dafür Urlaub genommen hat. Lassen Sie ihn zunächst erklären, was ihn stört, und zeigen Sie Verständnis: „Ich verstehe, dass die kurzfristige Änderung besonders ärgerlich ist, wenn Sie sich extra Zeit für den Termin genommen haben.“ Klären Sie anschließend intern, wann Ersatztermine möglich sind, und bieten Sie am Besten zwei konkrete Termine innerhalb der nächsten 48 Stunden an. Sobald ein neuer Termin vereinbart ist, bestätigen Sie diesen verbindlich und fragen nach der Besichtigung noch einmal nach, ob damit alles geklärt ist.

Vermeiden Sie vorschnelle Rechtfertigungen. Selbst wenn Ihr Team sachlich korrekt gehandelt hat, kann die Kommunikation unklar gewesen sein. Eine verbindliche Klärung schafft Vertrauen und zeigt Professionalität. Dokumentieren Sie wiederkehrende Ursachen zentral in Ihrem CRM und passen Sie Ihre Abläufe entsprechend an. So lassen sich ähnliche Probleme künftig vermeiden.

Fazit: Erfolgreiche Kundenbeziehungen brauchen Vertrauen und Struktur

Eine gute Kundenbeziehung entsteht meist in den kleinen Momenten: wenn Sie eine Rückfrage schnell beantworten, auch ohne Neuigkeiten ein Update geben oder sich an eine persönliche Absprache erinnern. Genau hier zeigt sich, ob Kunden sich bei Ihnen gut aufgehoben fühlen.

Damit das auch im vollen Arbeitsalltag gelingt, braucht es neben persönlichem Einsatz die passenden Strukturen. Klare Zuständigkeiten, dokumentierte Absprachen und digitale Werkzeuge helfen dabei, den Überblick zu behalten und Kunden zuverlässig zu begleiten.

Prüfen Sie also regelmäßig Ihre internen Abläufe: An welchen Stellen müssen Kunden noch selbst nachfragen? Wo gehen Informationen im Team verloren? Und welche Kontaktpunkte könnten Sie persönlicher gestalten? Oft sind es schon kleine Veränderungen, die einen großen Unterschied in der Kundenbetreuung machen.

Es lohnt sich also, Kundenbeziehungen langfristig zu denken: Zufriedene Kunden empfehlen Sie weiter und kommen bei der nächsten Immobilienentscheidung gerne wieder auf Sie zu.

Was ist die Innenprovision?

Die Innenprovision (auch: Innencourtage) ist das Honorar, das direkt zwischen Makler und Verkäufer vereinbart wird. Sie wird nicht öffentlich ausgewiesen und ist ausschließlich im Maklervertrag zwischen Makler und Verkäufer geregelt. Im Gegensatz zur Außenprovision, die der Käufer zahlt und als Teil der Erwerbsnebenkosten transparent im Exposé genannt wird, bleibt die Innenprovision für Dritte unsichtbar.

Gesetzliche Vorgaben bei Wohnimmobilien: Das müssen Makler wissen

Da der Verkauf von Wohnimmobilien den Großteil des Makelns ausmacht, gibt der Gesetzgeber (§§ 656a–656d BGB) den Rahmen für die Provision klar vor. Wer hier unsauber agiert, riskiert den Verlust des gesamten Provisionsanspruchs.

Die drei Grundregeln:

1. Das Paritätsprinzip: Werden Makler für beide Parteien tätig, gilt, dass der Käufer niemals mehr zahlen darf als der Verkäufer. Die Provision wird in der Praxis meist 50 / 50 geteilt. Eine Abweichung bei der Verteilung der Innenprovision und Außenprovision ist nur zugunsten des Käufers erlaubt (z. B. 70 % Verkäufer / 30 % Käufer) – andersherum ist es gesetzlich ausgeschlossen.
2. Die Erlassfalle (Koppelung): Wenn dem Verkäufer nachträglich ein Teil der Innencourtage erlassen wird, reduziert sich automatisch auch der Anspruch auf die Außencourtage gegenüber dem Käufer.
3. Textformerfordernis: Maklerverträge für Wohnimmobilien müssen zwingend in Textform (z. B. E-Mail, PDF) geschlossen werden. Mündliche Handschlag-Agreements sind unwirksam.

Wichtig für die Praxis: Diese Regeln gelten nur für private Käufer von Einfamilienhäusern und Eigentumswohnungen. Bei Mehrfamilienhäusern, Baugrundstücken oder Gewerbeobjekten greift das Gesetz nicht – hier herrscht weiterhin freie Vertragsvereinbarung. Das bedeutet konkret: Makler können die Honorarverteilung völlig individuell verhandeln und beispielsweise eine reine Außenprovision vereinbaren. So zahlt beim Verkauf eines Mehrfamilienhauses an einen Investor auf Wunsch der Käufer die vollen 100 % der Provision, während der Verkäufer komplett kostenfrei bleibt.

Der Vorteil der Innenprovision beim Immobilienverkauf

Im ersten Moment fragen sich viele Eigentümer beim Verkauf: „Warum soll ich die Maklerkosten übernehmen, wenn ich doch das Haus liefere?“ Wer hier als Makler sinnvoll argumentiert und den Vorteil der Innenprovision direkt aufzeigt, verändert den Blickwinkel sofort: Sie ist für den Verkäufer kein einfacher Abzug vom Erlös, sondern ein Hebel, um den Verkaufsprozess zu beschleunigen und am Ende eventuell sogar einen höheren Kaufpreis zu erzielen.

Mehr kaufkräftige Interessenten durch geringere Käufernebenkosten

Der Grund dafür liegt in der Finanzierung des Käufers. Während Banken den eigentlichen Kaufpreis meist problemlos über ein Darlehen abdecken, müssen Käufer die Erwerbsnebenkosten komplett aus dem eigenen Ersparten zahlen. Fällt die Käuferprovision gering aus oder entfällt sogar ganz, spart der Käufer auf einen Schlag mehrere Tausend Euro an flüssigem Eigenkapital. Dieses gesparte Geld steht ihm direkt für sein Kaufpreis-Angebot zur Verfügung. Das bedeutet für den Eigentümer ganz konkret: Mehr kaufkräftige Interessenten und deutlich bessere Chancen auf einen maximalen Verkaufserlös.

Bei einem Kaufpreis von 400.000 Euro verdeutlicht eine einfache Rechnung diesen Effekt:

• Mit Käuferprovision (3,57 %): Der Käufer muss 14.280 Euro zusätzlich zum Kaufpreis allein für die Außenprovision aus seinem Eigenkapital aufbringen.
• Mit reiner Innenprovision (0 % für den Käufer): Das Eigenkapital des Käufers wird um 14.280 Euro entlastet. Dieses „gesparte Geld” kann zum Beispiel für ein höheres Kaufangebot genutzt werden.

Klare Loyalität: Wer zahlt, bestimmt den Auftrag

Zudem schafft die Innenprovision von Anfang an eine klare Rollenverteilung. Wer den Makler bezahlt, bestimmt auch dessen Auftrag. Übernimmt der Verkäufer die Makler-Innenprovision, sichert er sich die exklusive Loyalität des Maklers – einen Profi an seiner Seite, der ausschließlich seine Interessen vertritt. Dadurch rückt der reine Preis der Dienstleistung in den Hintergrund. Im Mittelpunkt steht stattdessen die Qualität der Arbeit, die dem Verkäufer im Idealfall einen höheren Gewinn einbringt.

Fälligkeit und Zahlungsziel: Wann entsteht der Anspruch auf die Innenprovision für Makler?

Ein Bedenken vieler Eigentümer im Akquisetermin betrifft den Zeitpunkt der Zahlung der Provision. Häufig wird befürchtet, dass bereits während der Vermarktungsphase laufende Kosten oder Aufwandsentschädigungen anfallen könnten. An dieser Stelle schafft eine präzise Aufklärung sofortiges Vertrauen.

Rechtlich entsteht der Anspruch auf die Innenprovision erst mit dem wirksamen Zustandekommen des notariellen Kaufvertrags (§ 652 BGB). Das bedeutet für die Praxis:

• Volles Erfolgsrisiko beim Makler: Sämtliche Vorleistungen – von der professionellen Marktwertanalyse über die Beschaffung aller Unterlagen bis hin zu Marketingmaßnahmen und Besichtigungen – werden vom Makler komplett vorfinanziert.
• Kein finanzielles Risiko für den Verkäufer: Kommt es aus irgendeinem Grund nicht zu einem erfolgreichen Verkauf, entstehen dem Eigentümer keinerlei Kosten für die erbrachten Dienstleistungen.
• Klares Zahlungsziel: Die Innenprovision wird erst nach der erfolgreichen Beurkundung fällig. In der Praxis etabliert ist ein Zahlungsziel von 7 bis 14 Tagen nach dem Notartermin, sodass die Abwicklung für den Verkäufer vollkommen transparent und planbar bleibt.

Durch diese klare Regelung lässt sich im Eigentümergespräch deutlich herausstellen, dass das Honorar an einen konkreten Erfolg gekoppelt ist – ein starkes Argument, das Bedenken bezüglich verfrühter Kosten sofort entkräftet.

Fazit: durch Transparenz zum erfolgreichen Alleinauftrag

Entscheidend ist nicht, wer die Provision zahlt, sondern welchen Mehrwert sie schafft. Gelingt es, diesen Zusammenhang im Erstgespräch verständlich zu vermitteln, verändert sich die Perspektive vieler Eigentümer. Aus einer vermeintlichen Ausgabe wird eine Investition in einen schnelleren Verkaufsprozess, mehr Kaufinteressenten und eine professionelle Interessenvertretung.
Deshalb lohnt es sich, das Thema Provision nicht erst anzusprechen, wenn der Eigentümer danach fragt. Wer es aktiv, transparent und nachvollziehbar erklärt, schafft Vertrauen – und legt häufig schon im Akquisegespräch den Grundstein für einen erfolgreichen Alleinauftrag.

Was ist die Informationspflicht für Makler?

Die Informationspflicht für Makler regelt alle gesetzlichen Aufklärungs- und Nachweispflichten, die vor dem eigentlichen Geschäftsabschluss erfüllt werden müssen – von der Widerrufsbelehrung im Fernabsatz und der Textform des Maklervertrags über transparente Provisionsangaben bis hin zur Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz. Werden diese Pflichten von Anfang an korrekt umgesetzt, schützt das nicht nur das eigene Honorar, sondern legt das Fundament für einen reibungslosen Verkaufsprozess.

Die drei wichtigsten Informationspflichten für Makler im Überblick

Im Makleralltag greifen verschiedene gesetzliche Vorgaben ineinander. Wer sie kennt und sauber umsetzt, schützt nicht nur seine Provision, sondern sorgt auch für reibungslose Abläufe. Die Pflicht zur Information ist kein einzelnes Gesetz, sondern ein Zusammenspiel verschiedener Vorschriften aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und dem öffentlichen Recht. Um die Haftungsrisiken im Tagesgeschäft zu minimieren, müssen drei Kernbereiche fehlerfrei ineinandergreifen.

1. Das Widerrufsrecht im Fernabsatzgeschäft

Findet der Erstkontakt mit einem Interessenten über digitale Kanäle wie Immobilienportale, E-Mail oder die eigene Website statt, greifen die Vorschriften des Fernabsatzrechts. In diesem Fall hat der Kunde als Verbraucher grundsätzlich ein 14-tägiges Widerrufsrecht, über das er unmissverständlich und in Textform belehrt werden muss. Fehlt diese Aufklärung oder weist sie Fehler auf, verlängert sich die Frist um ein ganzes Jahr – was bei einem nachträglichen Widerruf den Provisionsanspruch gefährdet. Wie Sie diesen Schritt rechtssicher und unkompliziert abwickeln, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Widerrufsbelehrung für Makler.

2. Die Textformpflicht bei Wohnimmobilien

Mit der Reform des Maklerrechts wurde die verbindliche Textform (§ 656a BGB) für die Vermittlung von Einfamilienhäusern und Eigentumswohnungen an Verbraucher eingeführt. Mündliche Absprachen oder ein stillschweigendes Einverständnis reichen im Vermarktungsalltag nicht mehr aus – der Maklervertrag muss zwingend in Textform geschlossen werden.

Das bedeutet nicht, dass Verträge ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben werden müssen. Auch eine E-Mail oder eine Nachricht über Messenger-Dienste wie WhatsApp erfüllen rechtlich die Textform (§ 126b BGB), sofern die Nachricht lesbar auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden kann.

Ein banaler Einzeiler reicht für einen wirksamen Vertrag jedoch nicht aus. Damit die Dokumentation allen Vorgaben entspricht, muss die Nachricht oder Vereinbarung mindestens folgende Kerninhalte ausweisen:

• Vertragsparteien: Eindeutige Angaben zu Makler und Interessent
• Objektbezeichnung: Konkrete Zuordnung der betreffenden Wohnimmobilie
• Provisionshöhe & -verteilung: Transparente Angabe der Provisionshöhe sowie der gesetzlichen Verteilung
• Fälligkeit: Klare Regelung, wann der Provisionsanspruch entsteht (in der Regel mit Notarvertrag)

3. Die Identifizierungspflicht nach dem Geldwäschegesetz (GwG)

Ein weiterer, in der Praxis oft kritischer Punkt betrifft das Geldwäschegesetz. Makler sind gesetzlich verpflichtet, die Identität ihrer Kunden zu überprüfen. Damit das reibungslos funktioniert, muss der Kunde vorab aktiv über den Zweck der Datenerhebung aufgeklärt werden. Dokumente wie eine Kopie des Personalausweises müssen nach § 8 GwG mindestens fünf Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Die Aufsichtsbehörden kontrollieren diese Vorgaben streng: Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 150.000 Euro, die die Liquidität eines Maklerbüros im schlimmsten Fall stark gefährden können. Worauf Sie in der Praxis besonders achten müssen, erfahren Sie in unserem Blogartikel zum Geldwäschegesetz für Immobilienmakler.

Was passiert, wenn Makler ihre Informationspflicht verletzen?

Fehler bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben werden in der Immobilienbranche vom Gesetzgeber konsequent sanktioniert. Da die Rechtsprechung im Zweifel verbraucherfreundlich entscheidet, wiegen Versäumnisse bei der Informationspflicht für Immobilienmakler wirtschaftlich schwer.

Ein klassisches Szenario aus der Praxis verdeutlicht das finanzielle Risiko: Der Verkauf ist abgeschlossen, der Notartermin liegt hinter allen Beteiligten und eigentlich fehlt nur noch die Provisionszahlung. Dann widerruft der Käufer den Vertrag oder verweigert die Zahlung mit dem Hinweis auf eine fehlerhafte Widerrufsbelehrung. Ein kleiner Formfehler kann in diesem Moment schnell mehrere Tausend Euro kosten.

In einem solchen Fall droht nicht nur der unmittelbare Verlust des Provisionsanspruchs für das aktuelle Mandat. Die rechtlichen Formfehler ziehen oft eine Kettenreaktion nach sich, die das gesamte Unternehmen belasten kann:

• Rückforderungsansprüche: Selbst bereits gezahlte Provisionen können von Kunden nachträglich zurückgefordert werden, wenn sich herausstellt, dass die gesetzlichen Aufklärungspflichten oder Fristen nicht korrekt eingehalten wurden.
• Kostenintensive Abmahnungen: Unvollständige Angaben – beispielsweise das Versäumen von Pflichtangaben aus dem Energieausweis in Immobilienanzeigen – bieten Konkurrenten und Verbraucherschutzvereinen eine direkte Angriffsfläche für kostspielige Abmahnungen.
• Belastung der Marktpräsenz: Langwierige Rechtsstreitigkeiten binden nicht nur finanzielle Ressourcen, sondern belasten auch die Reputation im lokalen Markt. Ein Faktor, der die Akquise neuer Objekte spürbar erschweren kann.

Wie die Informationspflicht für Makler die Kundenqualifizierung beschleunigt

Transparenz schafft Vertrauen – besonders bei Immobiliengeschäften. In der Praxis zeigt sich immer wieder: Je klarer die rechtlichen Rahmenbedingungen von Anfang an kommuniziert werden, desto verbindlicher verläuft die spätere Zusammenarbeit. Die Informationspflicht für Makler ist hierbei kein bürokratischer Selbstzweck, sondern ein wichtiges Werkzeug zur Kundenqualifizierung.

Damit die Aufklärung im Alltag keine Hürde darstellt, sondern von der ersten Sekunde an für gegenseitige Klarheit und Verbindlichkeit sorgt, lässt sich dieser Ablauf in vier klare, logische Schritte strukturieren:

1. Der Erstkontakt: Ein Interessent fragt ein Objekt über ein Immobilienportal oder Ihre Website an.
2. Die automatisierte Rückmeldung: Noch vor der Freigabe sensibler Objektdaten erhält der Interessent eine strukturierte Rückmeldung mit den notwendigen Informationen zum Widerrufsrecht, AGB und der gesetzlichen Textformpflicht.
3. Die aktive Bestätigung: Der Interessent bestätigt den Erhalt der Informationen und die Bedingungen der Zusammenarbeit bequem per Klick.
4. Die automatische Freigabe: Erst nach dieser Bestätigung werden das vollständige Exposé, die genaue Anschrift sowie weitere Dokumente automatisch für den Interessenten freigeschaltet.

Wer diese notwendigen Informationen frühzeitig bereitstellt, merkt oft schnell, welche Interessenten ernsthaftes Interesse an der Immobilie haben. Das spart unnötige Besichtigungen und schafft mehr Verbindlichkeit im weiteren Verkaufsprozess.

Gleichzeitig beugt diese proaktive Information dem klassischen Konfliktpotenzial vor: Wenn der Kunde von der ersten Sekunde an schwarz auf weiß sieht, wie die Provisionsverteilung geregelt ist, gibt es beim späteren Notartermin keinen Raum für Diskussionen. Die rechtliche Aufklärung wird so zu einem festen Bestandteil eines professionellen und reibungslosen Verkaufsprozesses. Gerade weil diese Schritte bei nahezu jeder Exposé-Anfrage wiederkehren, lohnt sich eine automatisierte Lösung.

Fazit: Transparente Aufklärung als Qualitätsmerkmal

Rechtssicherheit und Effizienz schließen sich nicht aus. Die gewissenhafte Einhaltung der Informationspflichten für Immobilienmakler ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein klares Qualitätsmerkmal. Sie zeigt Kunden sofort, dass Sie transparent und nach gesetzlichen Standards arbeiten. Das schafft Vertrauen, beugt Missverständnissen vor und sichert den eigenen Provisionsanspruch ab.

Wer die Informationspflichten noch nicht automatisiert in seinen Arbeitsalltag integriert hat, verliert täglich Zeit für Aufgaben, die eine Software übernehmen kann. onOffice enterprise setzt genau da an: Die Software automatisiert Ihre Prozesse und spart Ihnen Zeit für das Wesentliche – Ihre Kunden.

Neue Features in onOffice enterprise

Kategorie „Interessenten-Scoring“ jetzt in allen Mandanten verfügbar

Die Kategorie „Interessenten-Scoring“ im Adress-Reiter „Grunddaten“ steht nun allen Nutzenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz zur Verfügung. Sie finden sie unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter „Einstellungen“ >> Modul „Adressverwaltung“ >> Karteireiter „Grunddaten“. Damit nehmen Sie eine erste Bewertung von Interessenten vor, zum Beispiel anhand einer Finanzierungsbestätigung.

Optimierte Kontakthistorie in der Adresshierarchie

Das Feld „Letztes Telefonat in Hierarchie“ berücksichtigt nun automatisch alle Telefonaktivitäten über sämtliche Adressebenen hinweg und synchronisiert die Daten überall. Durch eine neue Logik führt auch das nachträgliche Ändern oder Löschen von Einträgen sofort zu einem korrekten Update des Zeitstempels. Dadurch sehen Sie in Ihren Statistiken und Listen jederzeit auf einen Blick den tatsächlich aktuellsten Kontaktpunkt Ihres gesamten Kundennetzwerks. Die Adresshierarchie ermöglicht es Ihnen, Hauptadressen und ihnen untergeordnete Adressen, wie zum Beispiel Familienmitglieder oder Unternehmenszweige, übersichtlich zu verwalten.

Usability-Verbesserungen Prozessmanager

Mehr Übersicht im Prozessmanager

In der Prozessvorlagenansicht steht Ihnen ab sofort eine neue Filteroption zur Verfügung. Darüber filtern Sie Ihre Vorlagenliste jetzt mit nur einem Klick nach aktiven oder inaktiven Prozessen, um schneller auf die benötigten Vorlagen zuzugreifen.

Fehlerhafte Aufgaben im Prozessmanager sofort im Blick

Sie sehen nun auf einen Blick, wenn beim automatischen Erstellen einer Aufgabe im Prozessmanager ein Fehler auftritt. Der betroffene Prozessschritt wird in diesem Fall auf den Status „fehlgeschlagen“ gesetzt, sodass Sie sofort reagieren können.

Mehr Dynamik in Prozessen: „Prozessbezogenes Objekt“ für Adressfilter

Ab sofort steht Ihnen die Option „prozessbezogenes Objekt“ auch in den Adressfilter-Reitern „Angebote“ und „Manuelle Zuordnung“ zur Verfügung. Damit reagieren Ihre Filter innerhalb automatisierter Prozesse jetzt noch flexibler und beziehen sich immer dynamisch auf das aktuell relevante Objekt.

Usability-Verbesserungen Arbeitszeiterfassung

Automatischer Stopp von Arbeitszeiten bei Deaktivierung eines Nutzers

Wenn Sie ein Benutzerkonto deaktivieren, beendet das System nun alle noch laufenden Arbeitszeiten und Aufgabenerfassungen dieses Nutzers automatisch. Dadurch bleibt Ihre gesamte Zeiterfassung fehlerfrei und korrekt, auch wenn der Benutzer nicht mehr aktiv ist.

Benutzerauswahl in der Arbeitszeiterfassung

In der Arbeitszeiterfassung und an anderen Stellen (wie zum Beispiel bei Filtern) lassen sich deaktivierte Benutzer weiterhin auswählen – etwa um Arbeitszeiten ausgeschiedener Mitarbeitender nachträglich einzusehen. Damit Sie aktive und inaktive Konten auf den ersten Blick unterscheiden, werden deaktivierte Nutzer jetzt mit dem Zusatz „(deaktiviert)“ beziehungsweise „(gesperrt)“ gekennzeichnet.

Usability-Verbesserungen bei Aufgaben und Projekten

Optimierte Aufgabensuche

Wir haben die Aufgabensuche verbessert. Eine Suche nach Ticketnummern funktioniert nun mit und ohne führendes „#“-Zeichen.

Ausgabe des Firmennamens bei Adresszuordnung in Projekten

Die Adresszuordnung der Projektverwaltung gibt ab sofort den Firmennamen aus, wenn Vorname / Nachname nicht befüllt sind – analog zu weiteren Stellen in der Software.

Datensatz-Stempel für Projekte

In Ihren Projekten nutzen Sie nun vorkonfigurierte Datensatz-Stempel. Damit legen Sie Berechtigungsgruppen flexibel fest und wenden diese direkt auf einzelne Projekte an.

„Erledigt“-Logik in Projekten

Wir haben die Darstellung des „Erledigt am“-Datums in der Projektverwaltung verbessert: Leere Datenfelder stellt das System jetzt sauber dar. Entfernen Sie den Haken bei „Erledigt“, setzt sich das Datum automatisch zurück. So erscheinen reaktivierte Projekte zum Beispiel im Projektboard nicht mehr fälschlicherweise als erledigt.

Darstellung der Projektnummer

Wir haben die Darstellung der Projektnummer an die Aufgabenansicht angepasst. In der Projektverwaltung erscheint die Nummer jetzt direkt als Überschrift in der ersten Box. Das bisherige separate Feld in der Auflistung darunter entfällt. So behalten Sie Ihre Projekte noch leichter im Blick.

Anlegen von neuen Projektaufgaben

In der Projektdetailansicht rufen Sie über den zweiten Tab eine vollständige Liste aller Projektaufgaben auf. Über den „+“-Button fügen Sie dort direkt neue Aufgaben zum aktuellen Projekt hinzu.

Tag-Filter im Aufgaben-Widget

Im Aufgaben-Widget steht Ihnen zusätzlich zu den bisherigen Filtermöglichkeiten jetzt auch ein Tag-Filter zur Verfügung. So grenzen Sie Widgets anhand der vergebenen Tags gezielt auf bestimmte Gruppen einer Aufgabenliste ein.

Verbesserung des Datumsselektors „Zurückgestellt bis“

Wir haben den Datumsselektor im Feld „Zurückgestellt bis“ optimiert. Im Gegensatz zu anderen Datumsselektoren ergibt hier der Wert „Heute“ in der Regel keinen Sinn, da das Eintragen des tagesaktuellen Datums den Status nicht verändert. Stattdessen lautet diese Option nun „Morgen“, damit Aufgaben einfacher über einen kurzen, überschaubaren Zeitraum hinweg zurückgestellt werden können.

Neuer Button „Aufgabe erledigt“

Aufgaben schließen Sie ab sofort direkt über den neuen Button „Aufgabe erledigt“ in der unteren Aktionsleiste. Die Auswahl des passenden Status über das Dropdown-Menü entfällt dadurch.

Aufgabenstatus vereinfacht

Um die Arbeit mit Aufgaben weiter zu vereinfachen, haben wir die Statuswerte „Sonstiges“ und „Abgebrochen“ entfernt. Aufgaben schließen Sie künftig nur mit dem Status „Erledigt“ ab. Wenn sie nicht vollständig bearbeitet wurden, halten Sie entsprechende Infos als Kommentar oder Tag fest.

Hinweis bei erledigten Aufgaben

In erledigten Aufgaben erscheint jetzt ein grüner Hinweis im Header der Aufgabe, analog zum Header in Warnfarbe bei zurückgestellten Aufgaben. Durch die verschiedenen Farben lässt sich der Status der Aufgabe noch schneller erfassen.

Projektvorlagen: automatisches Löschen verknüpfter Aufgaben

Wenn Sie eine Projektvorlage löschen, entfernt das System ab sofort alle damit verbundenen Aufgaben automatisch. Ein manuelles und einzelnes Löschen der Aufgaben nacheinander ist nicht mehr notwendig.

Optimierte Sortierung der Aufgabenliste

Damit Sie Ihre Aufgaben noch einfacher von oben nach unten abarbeiten können, haben wir die Sortierung der Liste verbessert. Dringende Aufgaben mit einer Frist, offene Rückfragen sowie bereits erledigte To-dos zeigt das System Ihnen ab sofort ganz oben an. Alle weiteren Aufgaben folgen automatisch nach ihrer Wichtigkeit sortiert.

Hinweistext bei Folgeaufgaben

Wenn Sie nun eine Folgeaufgabe erstellen, zeigt die Aufgabenansicht automatisch Verknüpfungen zu allen Aufgaben der entsprechenden Kette an (1 | 2 | 3 | …). Per Mouseover blendet das System auf den einzelnen Verknüpfungen jetzt den Titel der jeweiligen Aufgabe ein. So finden Sie gesuchte Aufgaben noch schneller.

Projektzuordnung in Terminen

Fügen Sie in einem Termin-Pop-up eine Projektzuordnung hinzu, erscheinen jetzt auch hier automatisch die zuletzt aufgerufenen Projekte in einer Vorauswahl, so wie Sie es zum Beispiel beim Zuordnen von Projekten zu Aufgaben bereits kennen.

Optimierte Gruppenverwaltung mit Anzeige der Gruppennummer

Die Listenansicht in der Gruppenverwaltung unter Extras >> Einstellungen >> Gruppen ist jetzt übersichtlicher. Außerdem sehen Sie direkt die jeweilige Gruppennummer. Das erleichtert Admins unter anderem die Auswertung von System-Loggings.

Verbesserungen Datenexport und Schnittstellen

Terminexport: Daten auf Terminarten einschränken

Beim Datenexport von Terminen (Extras >> Datenexport) lässt sich dieser ab sofort auf eine bestimmte Terminart einschränken. Besonders hilfreich ist das für Exporte, die in der Buchhaltung weiter bearbeitet werden. Hier filtern Sie jetzt zum Beispiel einfach alle Urlaubs- oder Abwesenheitstermine.

Vollständiger Datenexport für Vermarktungszeiten

Der Export für Vermarktungszeiten berücksichtigt nun alle Immobilien, die im gewählten Zeitraum in Portalen veröffentlicht waren. So erhalten Sie auch bei Auswertungen für vergangene Monate eine lückenlose Gesamtaufstellung, da nicht mehr nur aktive Datensätze einbezogen werden.

onOffice API: Abfrage von Objektstatistiken

Mit dem neuen API-Call „Get Estate Statistics“ lassen sich alle Informationen des Statistik-Reiters einer Immobilie abrufen. Ein API-Call ist eine Abfrage an eine Schnittstelle (API), um bestimmte Daten zu erhalten oder Aktionen auszulösen. Damit erhalten Sie exakt dieselben Daten, die auch in der manuellen Auswertung angezeigt werden.

Optimierungen bei Kyero-Portalabgleichen

Wir haben die Schnittstelle zum Portal Kyero verbessert. CO2-Werte wandelt das System ab sofort automatisch in das richtige Format um. Der XML-Dateiname bleibt auch bei einem vollständigen Datenabgleich fest eingestellt. Außerdem führen Links auf dem Portal Ihre Interessenten jetzt direkt zur passenden Objektseite auf Ihrer Makler-Website.

OpenImmo-Update: neuer Energieausweis-Standard 2026

Die Schnittstelle für den OpenImmo-Export wurde an die neuen Vorgaben für den Energieausweis angepasst. Ab sofort überträgt das System die neuen Felder für den Primärenergiebedarf sowie das Jahr 2026 korrekt an die Immobilienportale. So bleiben Ihre Objektdaten automatisch auf dem neuesten Stand.

Weiteres / Detailverbesserungen

Passworteinstellungen: neue Mindestlänge

Für Passwörter gilt ab sofort eine feste Mindestlänge von 6 Zeichen. Die Einstellungen dazu finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter „Sicherheit“. Für einen optimalen Schutz Ihrer Daten empfehlen wir Ihnen, eine Mindestlänge von mindestens 10 Zeichen einzustellen.

UI-Verbesserungen in der Administration

Die Darstellung von Auswahlmenüs in der Administration ist jetzt immer alphabetisch sortiert (zum Beispiel „Datentyp“). Zusätzlich haben wir Detailverbesserungen am Layout der Ansicht zum Verwalten der Felder vorgenommen.

Benutzereinstellungen: Sortierung der Auswahlmöglichkeiten

In den Benutzereinstellungen sortiert das System jetzt alle Auswahlmöglichkeiten, wie zum Beispiel das Standardland bei neuen Immobilien, in jeder gewählten Sprache alphabetisch. So finden Sie die gewünschte Option schnell, egal in welcher Sprache Sie arbeiten.

Neuer Menüpunkt für Benutzerlizenzen

Der bisherige Menüpunkt „Shopping-Center“ heißt nun „Benutzerlizenzen“. Sie finden dort wie gewohnt die Buchung neuer Lizenzen durch Administratoren, während sonstige Punkte für eine übersichtlichere Bedienung entfernt wurden.

Neues Makro für die UUID von Hauptimmobilien

Über die eindeutige Kennzeichnung (UUID) lassen sich Adressen und Immobilien sicher identifizieren. Neben dem bisherigen Makro „_uuidEstate“ stehen Ihnen ab sofort die Makros „_Uuidestate“ und „_Uuidmainestate“ zur Verfügung. Damit lesen Sie die UUID der Hauptimmobilie verlässlich aus – unabhängig davon, welche Sprachversion Sie gerade nutzen.

Aussperrschutz bei Datensatzrechten

Wenn Sie allen Benutzern die Rechte entziehen, bleibt das Leserecht für den aktuell angemeldeten Benutzer automatisch erhalten. So sperren Sie sich nicht versehentlich selbst aus dem Datensatz aus.

onOffice App

Neue Features in der iOS- und Android-App

Ihre App im neuen Look: CI-Farbe jetzt auch mobil

Die Systemfarbe, die Sie in den Grundeinstellungen von onOffice enterprise hinterlegt haben, übernimmt ab sofort auch die onOffice App. Damit erscheint die App auf Smartphone und Tablet automatisch in Ihrer CI-Farbe – passend zur Desktop-Version.
Das Ergebnis: ein vertrauter Look für Ihr Team und ein stimmiger Markenauftritt auf allen Geräten.
Sie möchten die Systemfarbe anpassen? Die Einstellung finden Sie in onOffice enterprise unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter „Grunddaten“ >> Kategorie „Merkmale / CI“ >> „Systemfarbe“.

Vereinfachter Exposé-Versand

Exposés versenden Sie in der App jetzt mit weniger Zwischenschritten. Starten Sie direkt im Datensatz der Immobilie über das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie anschließend die gewünschte Adresse aus. Danach öffnet sich der Mail-Composer bereits mit Ihren ausgewählten Mail- und Exposé-Vorlagen. Sie prüfen nur noch die Inhalte und senden die Mail ab – fertig. Starten Sie aus der Immobiliensuche oder dem Interessentenreiter, öffnet sich der Mail-Composer direkt mit allen relevanten Verknüpfungen. So ist alles vorbereitet und Sie schließen den Versand mit einem Klick ab.

Immobilie löschen

In der App löschen Sie Immobilien nun direkt über das Drei-Punkte-Menü in der Hauptliste oder in der Detailansicht, sofern Sie die entsprechenden Rechte besitzen.

Neue Features in der iOS-App

Vorauswahl der Standard-Aktionsart beim Anlegen einer Aktivität

Beim Anlegen einer neuen Aktivität wählt die App ab sofort automatisch die konfigurierte Standard-Aktionsart aus und zeigt sie direkt an. Die manuelle Auswahl entfällt.

Datei-Uploads jetzt auch offline

Datei-Uploads für Immobilien und Adressen werden nun auch nach Verbindungsunterbrechungen oder einem Neustart der App automatisch fortgesetzt.

Neue Features in der Android-App

Business Card Scanner: Kontakte per Visitenkartenscan schnell erfassen

Das Feature „Kontakt einholen“ unterstützt jetzt den Visitenkartenscan. Gehen Sie dafür über das Plus-Icon unten rechts in der App zu „Kontakt einholen“. Tippen Sie auf das Foto-Icon oben rechts und fotografieren Sie die Visitenkarte. Die App erkennt mithilfe von KI Name, Telefonnummer und Mail-Adresse und übernimmt die Daten direkt in die Eingabemaske. Nach dem Absenden erhält die Person automatisch eine Anfrage zur Adressvervollständigung. So erfassen Sie neue Kontakte schneller und präziser – besonders bei Terminen oder unterwegs.
_{Hinweis: Dieses Feature steht nur auf neueren Geräten mit Gemini Nano-Unterstützung zur Verfügung.}

Immofeedback-Status in der App

Steuern Sie den Versand Ihrer Feedback-Mails ab sofort mobil. Über das Drei-Punkte-Menü der verknüpften Adresse im Termin bearbeiten Sie den Status jetzt direkt.

onOffice App: „Portalanfrage direkt beantworten“ optimiert

Die Funktion „Portalanfrage direkt beantworten“ hat ein neues Design. Das passende Vorlagenpaar wählt das System jetzt automatisch aus.

onOffice WP-Websites

Optimierung der Wertermittlung: dynamische und objektbezogene Detailfelder

Die Detailfelder im Wertermittlungsprozess passen sich ab sofort dynamisch an die ausgewählte Objektart an. Unpassende Angaben, etwa die Grundstücksgröße bei einer Eigentumswohnung oder die Wohnfläche bei einem unbebauten Grundstück, blendet das System gezielt aus. Das macht die Eingabe übersichtlicher und stimmt sie logisch auf den Objekttyp ab. Relevante Angaben lassen sich außerdem objektspezifisch als Pflichtfelder festlegen. So steigt die Datenqualität Ihrer Anfragen.

Service-Portal für WP-Websites

Schriftarten im Service-Portal

Für einen stimmigen Übergang von der WordPress-Website in den geschützten Service-Portal-Bereich übernimmt das System ab sofort auch Ihre festgelegten CI-Schriften. Analog zur bestehenden Farblogik liest es die Website-Fonts für Überschriften, Fließtexte, Labels und Buttons aus und wendet sie direkt im Service-Portal an.

onPointment

Automatische Benachrichtigung bei ablaufenden Terminkonfigurationen

Um Lücken im Buchungsprozess für Endkunden zu vermeiden, informiert onPointment Administratoren und verknüpfte Benutzer jetzt rechtzeitig über auslaufende Buchungsfenster. Ein täglicher Hintergrundprozess prüft die Terminkonfigurationen und versendet standardmäßig drei Tage vor Ablauf eine automatische Warnung per Mail. Das integrierte System verhindert dabei zuverlässig Mehrfachbenachrichtigungen. Wird das Enddatum einer Konfiguration verlängert, setzt sich die Logik automatisch zurück, sodass beim nächsten Erreichen der Frist erneut rechtzeitig gewarnt wird.

Marketplace-News

Neuer Service: Shadowmap – Interaktive 3D-Sonnensimulation erstellen

Shadowmap visualisiert den Sonnenverlauf und Schattenwurf für jede Immobilie – an jedem Tag im Jahr. Direkt im Exposé oder auf Ihrer Website eingebettet, verstehen Interessenten sofort die Lichtverhältnisse einer Immobilie – ein entscheidender Faktor bei Kaufentscheidungen.

Einleitung

Vor ein paar Wochen saß ich mit einem Makler zusammen, der gerade vier Besichtigungen hinter sich hatte. Ich fragte ihn, ob alle Gespräche bereits sauber in seinem CRM dokumentiert seien.

Er lachte.

„Nicht wirklich. Das mache ich heute Abend.“

Ich glaube, jeder Makler kennt diesen Moment.

Nach einer Besichtigung folgen Telefonate, Rückfragen, der nächste Termin. Irgendwann am Abend oder sogar erst am Wochenende beginnt dann die eigentliche Dokumentation: Notizen ins CRM übertragen, Aufgaben anlegen, Erinnerungen setzen, Termine nachpflegen.

Das Problem ist nicht, dass Makler diese Arbeit nicht erledigen wollen. Sie passiert einfach immer dann, wenn eigentlich schon die nächste Aufgabe wartet. Genau deshalb ist die Dokumentation heute einer der spannendsten Anwendungsfälle für Künstliche Intelligenz.

Nicht, weil KI den Makler ersetzt.
Sondern weil sie die Arbeit übernimmt, die niemand gerne macht.

Das eigentliche Problem ist nicht die Besichtigung

Viele Diskussionen über KI drehen sich um Chatbots, Exposétexte oder Marketing. Alles sinnvolle Anwendungsfälle.

In Gesprächen mit Maklern zeigt sich allerdings immer wieder ein ganz anderes Problem: Die eigentliche Vertriebsarbeit endet nicht mit der Besichtigung. Danach beginnt die Dokumentation.

Werden Gesprächsnotizen erst Stunden später nachgetragen, fehlen oft Details. Aufgaben geraten in Vergessenheit. Rückrufe verschieben sich. Und im schlimmsten Fall fehlt später genau die Information, die bei einer Rückfrage oder gegenüber dem Eigentümer wichtig gewesen wäre.

Dabei geht es nicht nur um Ordnung im CRM. Eine vollständige Dokumentation sorgt dafür, dass kein Interessent vergessen wird, Übergaben im Team funktionieren und Eigentümer jederzeit nachvollziehen können, was bereits passiert ist.

Ein kleines Beispiel mit großer Wirkung

Nehmen wir eine ganz normale Besichtigung.

Während des Gesprächs fallen mehrere To-dos an:

• Energieausweis verschicken
• Zweitbesichtigung vereinbaren
• Eigentümer informieren
• Finanzierungsbestätigung anfordern

Keine dieser Aufgaben ist kompliziert. Aber schon eine vergessene Nachfassaktion kann bedeuten, dass ein Interessent abspringt. Wer stattdessen direkt nach dem Termin eine 30-sekündige Sprachnachricht verschickt, dokumentiert automatisch alle Punkte – ohne später noch einmal darüber nachdenken zu müssen.

KI ersetzt keine Makler – sie schafft Zeit für die wichtigen Gespräche

Rund um KI gibt es viele große Versprechen. Aus unserer Sicht sind die spannendsten Anwendungen heute erstaunlich unspektakulär.

Nicht das Schreiben kompletter Exposés.
Nicht der vollautomatische Vertrieb.
Sondern das automatische Erledigen kleiner, wiederkehrender Aufgaben.

Denn genau diese summieren sich jeden Tag zu einer erheblichen Zeitbelastung. Je weniger Zeit Makler mit Nachpflege verbringen, desto mehr Zeit bleibt für Eigentümergespräche, Besichtigungen und Verhandlungen. Und genau dort entsteht am Ende der eigentliche Geschäftserfolg.

Worauf Makler bei KI-Lösungen achten sollten

Gerade bei CRM-Daten ist KI kein Tool wie jedes andere. Wer hier nachlässig ist, riskiert nicht nur Effizienz, sondern auch Vertrauen und im professionellen Maklergeschäft zunehmend auch Revisionssicherheit.

Denn Makler sind verpflichtet, nachvollziehbar dokumentieren zu können, welche Kommunikation mit Interessenten und Eigentümern stattgefunden hat und wie Entscheidungen entstanden sind. Wenn KI in diese Prozesse eingreift, muss sichergestellt sein, dass Informationen korrekt, vollständig und jederzeit überprüfbar im System landen.

Wer KI im Maklerbüro einsetzen möchte, sollte deshalb neben der Funktionalität auch einige grundlegende Punkte prüfen:

• Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU
• Vorhandener Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• Kein Training der KI mit eigenen Kundendaten
• Saubere Integration in bestehende Systeme wie onOffice
• Nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentation aller erzeugten Einträge im CRM

Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt: KI darf Prozesse beschleunigen – sie darf sie aber nicht „unsichtbar“ machen. Jede automatisch erzeugte Notiz, Aufgabe oder Termin muss im CRM so abgebildet sein, dass sie im Zweifel auch später eindeutig nachvollziehbar bleibt.

Klein anfangen statt alles auf einmal verändern

Viele Makler glauben, sie müssten ihr gesamtes Büro digitalisieren. Das Gegenteil ist meist sinnvoller.

Starten Sie mit einem einzigen Anwendungsfall. Die Dokumentation nach Besichtigungen eignet sich dafür besonders gut, weil der Nutzen sofort sichtbar wird. Nach wenigen Wochen lässt sich leicht beurteilen, wie viel Zeit tatsächlich eingespart wurde und welche Prozesse sich als Nächstes automatisieren lassen.

Fazit

Künstliche Intelligenz wird den Immobilienmakler nicht ersetzen.

Aber sie kann dafür sorgen, dass Dokumentation genau dann passiert, wenn Informationen noch frisch sind – und nicht irgendwann am Abend zwischen E-Mails und Feierabend. Mit der Integration von cleo in onOffice genügt dafür eine einfache WhatsApp-Sprachnachricht. Aus ihr entstehen automatisch strukturierte Gesprächsnotizen, Aufgaben und Termine im richtigen Datensatz.

Die eigentliche Stärke von KI liegt deshalb nicht darin, Menschen zu ersetzen. Sondern darin, ihnen jeden Tag ein Stück Verwaltungsarbeit abzunehmen, damit mehr Zeit für das bleibt, was Makler am besten können: Menschen beraten, Vertrauen aufbauen und Immobilien erfolgreich vermitteln.

Hinweis: Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Vincent Steffens, cleo.