So arbeitet das onOffice Team mit Künstlicher Intelligenz

Product Management: Schnittstelle zwischen Markt und Software

Wie entstehen eigentlich neue Funktionen bei onOffice? Unser Product Management plant alle Entwicklungen und steht dabei immer im Austausch mit den Makler:innen.
Zunächst wird der Bedarf ermittelt: Welche Aufgaben kosten unsere Kund:innen am meisten Zeit und wo liegt das Optimierungspotenzial? Gleichzeitig wird der Markt beobachtet und neue Trends analysiert. Und auch der KI-Bereich entwickelt sich rasant weiter: Hier ist unser Product Management gefragt, wenn es darum geht, die Entwicklungen zu priorisieren und anzustoßen.

Dennis Rüben, Department Manager Product Management, beschreibt Herausforderungen, die bei der Entwicklung des onOffice AI Studios aufgetreten sind:

Eine große Hürde war anfangs sicherlich, KI-Modellen den Kontext von onOffice enterprise beizubringen. Die KI war erstmal ein Tool, um Anleitungen und YouTube-Videos zu finden. Wir haben es weiter trainiert, sodass es selbst Antworten und Empfehlungen aussprechen kann.

Michael Stoffels, Professional Product Manager, ergänzt:

Wir mussten zunächst identifizieren, welche Workflows optimiert werden sollen und an welchen Stellen Funktionen gut importiert werden können. Diese müssen für die Nutzer:innen möglichst gut auffindbar und intuitiv einsetzbar sein.

Doch neue Funktionen bieten auch intern im Product Management und der Softwareentwicklung große Vorteile, wenn sie gut geplant, konsequent umgesetzt und dokumentiert werden. Alle Anpassungen an onOffice enterprise werden über Pflichtenhefte dokumentiert. Wir „füttern“ KI-Modelle mit dem Ist-Stand der Softwarekomponenten und nutzen sie bei der Erstellung neuer Pflichtenhefte. Inzwischen laufen viele Prozesse noch schneller ab und die Developer werden hier deutlich unterstützt und gestärkt.

Der Fokus auf das onOffice Team: KI-fit werden und bleiben

Um unseren Kund:innen die enorme Bandbreite Künstlicher Intelligenz zu ermöglichen, ist es wichtig, unser Team im Umgang mit neuen Technologien zu schulen und voranzubringen. Alex Malievski, Marketing Manager Content, bringt diese Themen besonders voran: Er bietet monatliche Schulungen für unser Team an. Dabei informiert er über Prompt Engineering, Tools und Gems / GPTs und die Neuheiten der Welt. Wir haben ihm ein paar Fragen gestellt, wie er die aktuellen Entwicklungen und ständigen Neuheiten beobachtet und bewertet:

Wie entwickelt sich KI bei onOffice im Alltag?

Allgemein sind wir auf jeden Fall auf dem richtigen Weg! Mitarbeitende werden zum Thema geschult und auf dem Laufenden gehalten. Generell wird das Thema bei uns als Chance und nicht als Gefahr wahrgenommen. Das Team profitiert natürlich stark von meiner Neugier, neue Tools und Funktionen zu testen und an den passenden Stellen in unsere Arbeitsabläufe zu integrieren.

Hattest du das Gefühl, dass es am Anfang eine Skepsis gegenüber dem Thema gab?

Ja, absolut und sie besteht zum Teil auch noch immer. Je mehr die Modelle können, desto größer wird die Skepsis. Ich sehe dort zwei Ebenen: Einerseits schreckt das Unbekannte ab und dabei vor allem Personen, die sich noch gar nicht oder erst wenig mit dem Thema auseinandergesetzt haben. Andererseits gibt es Menschen, die sich schon sehr tief eingearbeitet haben und sehen, wie schnell sich diese Welt entwickelt.
Ich glaube, die Skepsis sollte auch gar nicht vollständig abgelegt werden. Wichtig ist einfach, trotzdem neugierig zu bleiben und die Entwicklungen aktiv zu verfolgen, um up-to-Date zu bleiben.

Wie bleibst du selbst auf dem neuesten Stand?

Ich habe mehrere Kanäle, über die ich mich auf dem Laufenden halte:
Google AI Studio: Über eine Automation informiere ich mich jeden Morgen über News aus der KI-Szene.
Social Media: Ich folge ausgewählten Channels und Content Creator:innen, beispielsweise bei Instagram, die täglich über Neuheiten, Tests und Meinungen diskutieren.
YouTube: Inzwischen eine wertvolle Quelle, auf der Creator:innen aufmerksam und kritisch über Themen und neue Features berichten.

Ganz wichtig: Glaube nicht alles, was berichtet wird. Gerade KI zwingt zu einer gesunden Skepsis. Wenn ich mich dann zu einem ganz bestimmten Thema weiter informieren möchte, starte ich aktiv Deep Researches über Google Gemini oder ChatGPT. So habe ich eine gute Mischung aus verschiedenen Kanäle, um neue Themen mitzubekommen und bei Interesse zu vertiefen.