Unser Tool für Prozessmanagement setzt standardisierte Abläufe in großen und kleinen Immobilienunternehmen auf Autopilot.
Immer das Gleiche: Notartermine vorbereiten, den Grundbuchauszug anfordern oder Geburtstagsgrüße verschicken … Entlasten Sie sich und Ihr Team, indem Sie Standardaufgaben einfach automatisieren. Aber wie? Die Antwort ist simpel: Prozessmanagement-Tools gibt es wie Sand am Meer – aber nur eins ist in Ihre Immobiliensoftware integriert.
Automatisieren Sie Ihre Routineaufgaben mit dem Prozessmanager in onOffice enterprise und schalten Sie auf Autopilot!
Der digitale Assistent für automatisierte Workflows mit onOffice enterprise.
Große Entlastung bei hoher Servicequalität.
Automatisch kleine Aufmerksamkeiten versenden.
Prozesse nach Wunsch gestalten.
Von der One-Man-Show bis zum internationalen Big Player.
So wird unser Prozessmanagement-Tool von Immobilienmaklern im Alltag genutzt – vielseitig und flexibel.
Für Ihre automatisierten Workflows erstellen Sie im Prozessmanager einmalig einen Prozessablaufplan. Über unterschiedliche Prozessschritte (Entscheidungen, Aufgaben, E-Mail- und Briefversand usw.) legen Sie die Abfolge von Prozessschritten in einem Flussdiagramm komplett frei an.
Sie haben außerdem die Wahl, ob Sie Ihre Prozesse manuell starten oder ob das System die Prozesse eigenständig beginnt. Der Autostart lässt sich an vielen Kriterien festmachen, z. B. ob der Interessent der Datenspeicherung zugestimmt hat. Ihre Prozesse laufen daraufhin zuverlässig im Hintergrund ab.
Nutzen Sie den Prozessmanager beispielsweise für After-Sales-Aktivitäten, um Ihr Empfehlungsmarketing zu optimieren.
Fragen Sie etwa automatisiert beim Käufer nach, wie er sich bisher in seiner Immobilie eingelebt hat, oder versenden Sie automatisch Geburtstags-, Weihnachts- oder Ostergrüße. Diese kleinen Aufmerksamkeiten gehen im Alltag schnell unter und Sie verlieren die Chance auf Folgegeschäfte – nicht aber mit unserem Prozessmanager!
Entdecken Sie die Power unseres Prozessmanagers.
Die Prozessvorlage im Prozessmanager ist die Basis für Ihre digitalen Workflows in onOffice enterprise. Wir zeigen, wie Sie diese anlegen.
Gehen Sie links über das Icon in der Modul-Leiste zu „Prozesse“. In dieser Ansicht finden Sie alle aktiven und inaktiven Prozesse sowie Ihre Prozessvorlagen.
Klicken Sie oben links neben dem Plus-Icon auf den Pfeil und wählen Sie „Neue Prozessvorlage“. Es öffnet sich ein Pop-up mit dem Prozess-Designer.
Gehen Sie auf das Schraubenschlüssel-Icon oben rechts. Geben Sie Ihrer Vorlage in der Lightbox einen Namen, fügen Sie eine Beschreibung ein und wählen Sie berechtigte und verantwortliche Personen aus.
Suchen Sie im Dropdown „Prozessschritt wählen“ die passenden Schritte aus und konfigurieren Sie jeden einzeln in der entsprechenden Ansicht über das Stift-Icon.
Klicken Sie auf die Checkbox „Prozess aktivieren“. Danach können Sie die Vorlage nutzen. Je nach Konfiguration starten Sie den Prozess manuell oder er startet automatisch.
Entdecken Sie, wie viel leichter Ihr Alltag mit unserer Prozessmanagement-Software ist! Probieren Sie jetzt 7 Tage lang alle Funktionen von onOffice enterprise aus – kostenfrei und ohne Verpflichtungen.
Unsere Prozessmanagement-Software ist so flexibel, dass jedes Immobilienunternehmen seine Routinen abbilden kann.
Man kann nahezu alle Arbeitsschritte automatisieren, das ist für uns ein riesen Pluspunkt. Die intensive Nutzung des Prozessmanagers sorgt für eine umfangreiche Automatisierung des gesamten Workflows. Routinearbeit wird vom System erledigt. So bleibt mehr Zeit für die Beziehung zum Kunden. Eine absolute Win-Win-Situation!
Alfred Laufenberg, Laufenberg-Immobilien GmbH
Sie möchten die ersten Schritte machen? Wir zeigen Ihnen in unseren Schulungsvideos, wie es geht.
Der Prozessmanager ist Teil von folgenden Versionen oder kann bei anderen Abos separat hinzugebucht werden:
Sie möchten Ihre Routinen automatisieren, aber nicht alles manuell von Grund auf selbst erstellen? Kein Problem! Für typische Aufgabenfelder haben wir praktische Prozess-Pakete geschnürt: Akquise, Datenpflege, Interessentenmanagement oder HR-Prozesse erledigt das System.
Unsere Prozess-Pakete passen wir individuell an Ihre onOffice enterprise Version an.
onOffice bietet die Möglichkeit, auf unterschiedlichen Wegen mit den Kunden zu agieren. Die Software von onOffice verfügt über ein optimales Prozessmanagement, welches für die DKB Grund verschiedene Ver- und Betriebseinheiten in Einklang bringt. Dabei ist die Anwendungen von onOffice enterprise sowohl kunden- als auch mitarbeiterfreundlich.
Anett Haberland, Geschäftsführung DKB Grund GmbH
Prozesse steuern das Qualitätsmanagement bei maison Immobilien. Der organisatorische Ablauf ist durch fest definierte Prozesse vorgegeben; das sichert die gleichbleibende Qualität der Arbeit. Bei der Objektvorbereitung stellt der Prozess sicher, dass vor der Veröffentlichung alle Daten, Grundbuchauszüge oder das Baulastenverzeichnis vorhanden und alle baurechtlichen Fragen abgeklärt sind. Dank der Prozesse hat die Objektaufbereitung immer die gleiche Qualität.
Jan Mettenbrink, Geschäftsführer maison Immobilien
Die Zusammenarbeit mit onOffice bildet seit 2019 einen weitreichenden Mehrwert: Durch den Anfragen- und Prozessmanager arbeitet das Unternehmen effizient und kann schnell auf Anfragen reagieren. Die klare Prozessabbildung im System ermöglicht eine fokussierte Vertriebssteuerung und entlastet das Team bei der internen Administration.
Sascha Braun, Geschäftsführer Pflugfelder Immobilien Treuhand GmbH
Der Prozessmanager kann Abläufe wie Kunden-Korrespondenzen oder Aufgabenerstellung und -überwachung automatisiert abwickeln. Zudem wird er für Arbeitsabläufe eingesetzt, die immer nach dem gleichen Prinzip verlaufen, zum Beispiel Glückwünsche zu besonderen Anlässen, Objektaufnahmen oder Termin-Nachbereitungen.
Daniela Seide-Mainka, Geschäftsführerin Berliner Volksbank Immobilien GmbH
Wir beantworten häufige Fragen rund um unser Tool für das Prozessmanagement von Immobilienmaklern.
Unser Prozessmanager in onOffice enterprise ist ein Tool zur Automatisierung von Abläufen speziell für Immobilienmakler, um den manuellen Aufwand massiv zu reduzieren. Vor allem wiederkehrende Aufgaben können dadurch vollständig digital abgebildet, standardisiert und automatisiert werden. Sie erstellen eine Prozessvorlage, in der Sie festlegen, welche Schritte in welcher Reihenfolge erfolgen, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Ist der Prozess einmal gestartet, läuft alles wie von selbst.
Der Kreativität sind beinahe keine Grenzen gesetzt. Der Prozessmanager entlastet Sie vor allem durch das Übernehmen von Routineaufgaben und sorgt dafür, dass kein wichtiger Schritt vergessen wird.
Daher sind gängige Einsatzgebiete vor allem das Interessenten- und Anfragenmangement, Objektakquise und -aufbereitung sowie After-Sales und Bestandskundenpflege. Aber auch für interne Abläufe nutzen unsere Kunden das Tool. Beispiele für Prozesse:
Damit Ihre Prozesse in der Software automatisiert ablaufen, legen Sie Prozessvorlagen an, die entweder von selbst starten oder manuell gestartet werden. Eine neue Vorlage legen Sie über das Pfeil-Icon oben links neben dem Plus-Icon an. Sie haben zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Prozessvorlagen individuell zu gestalten. Wenn Sie mit der Konfiguration zufrieden sind, aktivieren Sie die Vorlage – und schon können Sie sie nutzen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie weiter oben.
Nein und ja. Das Tool für das Prozessmanagement in onOffice enterprise ist in onOffice enterprise all-in und expert enthalten oder kann bei anderen Versionen bei Bedarf separat hinzugebucht werden.
Ja, es ist möglich, externe Tools im Prozessmanager über den Prozessschritt „Webhook“ anzubinden. Dabei haben Sie die Wahl zwischen „Marketplace-Service gebunden“ und „frei konfigurierbar“. So lassen sich Ihre Prozesse noch individueller gestalten.
Ein paar einfache Standardprozesse stellen wir Ihnen bereit, wenn Sie neu in der Software sind. Orientieren Sie sich an unseren Vorlagen und legen Sie eigene an. Die Zeit ist zu knapp oder Ihnen ist der Prozessmanager zu komplex? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere Prozess-Pakete.
Diese Features ergänzen den Prozessmanager perfekt.
Anfragen zu Immobilienangeboten rund um die Uhr beantworten.
onOffice enterprise und Telefonanlage koppeln und Anruf-Vorgänge vereinfachen.
Interessenten automatisch passende Immobilienexposés senden.
Entdecken Sie alle Funktionen von onOffice enterprise und finden Sie heraus, wie sie Ihren Alltag als Makler erleichtern!
