Machen Sie Ihre E-Mail-Archivierung revisionssicher!
Rechtssichere E-Mail-Archivierung kann so simpel sein: keine Zusatzarbeit und vollkommen automatisiert.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung jetzt ausprobieren
Rechtssichere Archivierung von E-Mails
Mit der revisionssicheren E-Mail-Archivierung von onOffice enterprise sind Sie als Immobilienmakler für den Ernstfall gewappnet. Alle E-Mails zur Geschäftsanbahnung und -durchführung müssen revisionssicher archiviert werden. Dazu gehören z. B. Absprachen zur Kaufpreishöhe, Provision oder Rabatten. Bei uns sind Sie in guten Händen: zusammen mit unserem Kooperationspartner Benno MailArchiv speichern wir Ihre E-Mails rechtssicher, automatisiert und ganz ohne Mehraufwand.
Vorteile der revisionssicheren E-Mail-Archivierung
Erfüllen Sie die rechtlichen Vorgaben mit Leichtigkeit – verlassen Sie sich auf die rechtssichere E-Mail-Archivierung in onOffice enterprise.
Auf der sicheren Seite
Sie müssen nicht mehr jede einzelne E-Mails ausdrucken und abheften. Wir bieten Ihnen den Service von Benno MailArchiv – Ihre E-Mails werden unmittelbar und nicht manipulierbar gespeichert.
Automatisch und zuverlässig
Alle E-Mails Ihrer Domain – also Posteingänge und -ausgänge – werden inkl. aller Anhänge dauerhaft und nach den GoBD-Anforderungen gespeichert. Und das automatisiert und unmittelbar im Hintergrund.
Schnell suchen und finden
Sie suchen eine bestimmte E-Mail? Dann geben Sie einfach ein Schlüsselwort in die Suchleiste ein – schon sehen Sie eine Liste aller Ergebnisse. Das funktioniert auch für Dateiformate!
Ihre Daten sind sicher
Auch für Datensicherheit ist gesorgt: Schützen Sie Ihr Mailarchiv mit einem eigenen Passwort und geben Sie nur bestimmten Personen Zugriff – z. B. den Mitarbeitenden der Buchhaltung.
Warum revisionssichere Mailarchivierung unverzichtbar ist
Archivierungslösungen für E-Mails gibt es genügend – doch gerade als Immobilienmakler ist es umso wichtiger, dass diese auch revisions- und rechtssicher sind! Immobilienunternehmen sind verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails und Dokumente nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), rechtssicher und manipulationsgeschützt aufzubewahren. Dies betrifft zum Beispiel Exposés, Verträge, Korrespondenz mit Interessentinnen und Interessenten sowie Kundinnen und Kunden.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung schafft Vertrauen, Rechtssicherheit und Effizienz – so legen Sie das Fundament für digitale und erfolgreiche Immobiliengeschäfte.
Schulungsvideo zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung
Alles rund um die revisionssichere E-Mail-Archivierung erfahren Sie in unserem Schulungsvideo.
Das Benno Mailarchiv nutzen und verwalten
So archivieren Sie Ihre Mails step by step
Die Archivierung Ihrer E-Mails ist nahezu selbsterklärend und in wenigen Schritten eingerichtet. Die revisionssichere E-Mail-Archivierung ist ab onOffice enterprise all-in enthalten oder als Zusatzmodul bei pro zubuchbar.
Domain
Ihre Domain muss von onOffice gehostet werden, damit unser Partner BennoMailArchiv darauf zugreifen kann. Die Archivierung erfolgt pro Postfach einer Domain.
Rechte festlegen
In onOffice enterprise rufen Sie unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer den gewünschten User aus, der das Recht „Zugriff auf externes E-Mail-Archiv” bekommt.
E-Mail-Postfächer
Die archivierten E-Mails können Sie jederzeit über die Schnellsuche öffnen. Im Reiter „E-Mail“ wird Ihnen unter „Detailsuche“ und „Detailfilter“ die Option „Zugang E-Mail Archiv“ angezeigt.
Suchen
Innerhalb der Oberfläche von BennoMailArchiv können Sie diverse Suchbegriffe eingeben, um die gewünschten E-Mails einfach aufzurufen. Ihre Suchanfragen können Sie auch speichern.
Testen Sie jetzt Ihre E-Mail-Archivierung – revisionssicher!
Entdecken Sie, wie einfach es ist, mit onOffice enterprise Ihre Mails rechtssicher zu archivieren. Testen Sie jetzt 7 Tage lang alle Funktionen – kostenfrei und ohne Verpflichtungen.
Revisionssichere Archivierung Ihrer E-Mail für mehr Entspannung
Mit der rechtssicheren E-Mail-Archivierung lehnen Sie sich ganz relaxed zurück: Wenn der Kunde falsche Behauptungen aufstellt oder sich nicht an konkrete Absprachen erinnert, belegen Sie ganz eindeutig die Korrespondenz. Das komplette E-Mail-Archiv ist samt aller Anhänge durchsuchbar. Bei der revisionssicheren Archivierung von Benno MailArchiv wird bei E-Mails und Dateianhängen der Volltext indexiert – und zwar in 1.300 Formaten. Die Suche ist dadurch schnell und einfach: Alle E-Mails und jemals empfangene Dateianhänge können Sie nach der gewünschten Information durchsuchen.
Mit nur wenigen Klicks haben Sie Ihre Beweise vorliegen und sind entspannt auf der sicheren Seite!
Immer auf dem neusten Stand
Neben diesen alltäglichen Funktionen ist bei m² Immobilien auch die revisionssichere E-Mail-Archivierung im Einsatz. Die Postfächer und Domains werden zudem direkt bei onOffice gehostet, was viele Anwendungen vereinfacht. Zudem stellen wir mit onOffice sicher, bezüglich neuer Gesetze und Anforderungen, immer auf dem neuesten Stand und damit rechtlich abgesichert zu sein.
Hans Buchs, Geschäftsführer m² Immobilien GmbH
FAQ
Wir beantworten häufige Fragen rund um revisionssichere E-Mail-Archivierung.
Die E-Mail-Archivierung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über unseren Kooperationspartner Benno MailArchiv. Die Daten werden auf zwei verschiedenen Servern gespeichert – für höchste Datensicherheit. Alle E-Mails Ihrer Domäne inkl. Anhänge werden GoBD-konform und dauerhaft archiviert. Die Archivierung läuft automatisch im Hintergrund, Ihre Abläufe werden also nicht unterbrochen. Dank der lückenlosen Archivierung sind alle Vorgänge dokumentiert – bei einer juristischen Auseinandersetzung ist das sehr wichtig.
Natürlich ist auch die Datensicherheit gewährleistet. Den Zugriff auf das Mailarchiv können Sie passwortgeschützt konfigurieren und nur ausgewählten Personen gewähren.
Nein. Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schreiben vor, dass geschäftsrelevante Vorgänge sechs Jahre und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren sind. Dabei ist eine revisionssichere Datensicherung nötig: Dokumente müssen unveränderbar und manipulationssicher gespeichert werden.
Die revisionssichere E-Mail-Archivierung funktioniert nur bei E-Mail-Servern, die bei der onOffice GmbH liegen.
Weitere Funktionen
Seien Sie auf der sicheren Seite: nicht nur mit der E-Mail-Archivierung. Wir bieten Ihnen noch mehr!
E-Mail-Verwaltung
Die Basis für alles: Mit der E-Mail-Verwaltung von onOffice enterprise wird Ihr kompletter Mailverkehr erfasst und im Maklerbuch festgehalten.
Vertragsvorlagen
Nutzen Sie einfach unsere Vertragsvorlagen und haben Sie immer die passenden Dokumente zur Hand – für alle To-dos.
DSGVO-Paket
Nutzen Sie über den Prozessmanager unser fertiges DSGVO-Paket und etablieren Sie Prozesse für Ihren Datenschutz.
Alle Funktionen unserer Maklersoftware
Entdecken Sie alle Funktionen von onOffice enterprise und finden Sie heraus, wie sie Ihren Alltag als Makler erleichtern!
Haben Sie Fragen?
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Prozessmanager
Manuelles Nacharbeiten adé – Workflows digitalisieren Sie mit dem Prozessmanager.
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Interessenten erhalten innerhalb weniger Sekunden Antworten – und Sie haben alle Infos vorliegen.
onOffice App
Auch über die App haben Sie Zugriff auf all Ihre Daten und Mails – unterwegs und flexibel.